Um portal B2E, que significa Business-to-Employee, é uma plataforma de reservas corporativas construída especificamente para a força de trabalho de uma empresa.
UmPortal de viagens B2E é uma plataforma de reservas online implantada por uma empresa para uso exclusivo de seus funcionários. Ao contrário de um portal B2C que atende consumidores anônimos ou de um portal B2B que atende agentes de viagens, um portal B2E opera em um ambiente controlado onde cada usuário é conhecido, cada reserva está vinculada a um centro de custo ou código de projeto e cada resultado de pesquisa é filtrado pela política de viagens da empresa antes de ser exibido.
O portal normalmente se conecta a um sistema de distribuição global como o Amadeus para inventário de voos e hotéis em tempo real, aplica as tarifas corporativas negociadas da empresa e fornecedores preferenciais, impõe restrições de classe de viagem e limite de tarifa por nível de funcionário ou tipo de viagem, encaminha reservas por meio do fluxo de trabalho de aprovação relevante e envia itinerários confirmados ao funcionário e ao gerente ou gerente de viagens relevante.
Um bem construídoPortal de viagens B2E substitui as partes mais difíceis da gestão de viagens corporativas:
O resultado é um sistema que dá aos funcionários a velocidade de autoatendimento que desejam, ao mesmo tempo que dá à empresa a visibilidade, o controle e o gerenciamento de custos necessários.
As empresas que gerenciam viagens corporativas sem um portal dedicado pagam consistentemente mais por viagem, observam taxas de reservas fora da política mais altas e gastam mais no gerenciamento manual de processos do que as empresas com um portal integradoferramenta de reserva de voos corporativos. Aqui está como o caso de investimento normalmente se desenvolve.
Quando os funcionários reservam viagens em plataformas de consumo ou cartões corporativos pessoais sem uma ferramenta centralizada, as reservas fora da política são difíceis de evitar e só são descobertas após o fato, durante a revisão de despesas. Um portal B2E evita-os no ponto de pesquisa: apenas opções compatíveis com a política aparecem nos resultados e qualquer exceção requer uma aprovação que crie uma pista de auditoria.
Estudos realizados em programas de viagens corporativas mostram consistentemente que as reservas fora da apólice custam às empresas de 15 a 30 por cento mais por viagem do que as reservas dentro da apólice. Um portal que elimina reservas fora da política tem um retorno do investimento quantificável desde o primeiro dia.
Grandes empresas negociam tarifas preferenciais com companhias aéreas, redes de hotéis e locadoras de veículos. Sem uma ferramenta dedicada de reservas corporativas conectada ao GDS Amadeus, os funcionários nem sempre conseguem acessar essas tarifas e acabam fazendo reservas com tarifas públicas. UmDesenvolvimento de portal de viagens B2E Um projeto que carrega e aplica corretamente acordos de tarifas corporativas dá a cada funcionário acesso imediato ao melhor preço negociado disponível para cada viagem.
Muitas empresas usam uma Travel Management Company para lidar com as reservas dos funcionários, pagando uma taxa de serviço por transação para cada reserva que um agente da TMC fizer em seu nome. Um portal B2E de autoatendimento lida com reservas ponto a ponto padrão sem intervenção da TMC, reduzindo significativamente o volume de transações geradoras de taxas. O relacionamento da TMC continua para itinerários complexos, reservas de grupos e suporte de emergência, onde a experiência humana realmente agrega valor.
Um portal B2E conectado ao GDS Amadeus e ao sistema financeiro da sua empresa oferece aos gerentes de viagens e CFOs visibilidade em tempo real dos gastos com viagens comprometidos antes mesmo de as viagens acontecerem. Quando uma reserva é confirmada, o custo fica imediatamente visível na camada de relatórios, vinculado ao centro de custo, código do projeto ou departamento relevante. Isto é fundamentalmente diferente da imagem atrasada que o processamento de relatórios de despesas fornece.
Quando ocorre um incidente de segurança ou desastre natural em um local para onde seus funcionários estão viajando, você precisa saber imediatamente quem está lá e como contatá-los. Um portal B2E que registra todos os itinerários de viagem dos funcionários oferece às equipes de RH e de segurança uma visão em tempo real da localização dos viajantes, o que não é possível quando os funcionários fazem reservas por meio de plataformas de consumidores diferentes.
A infraestrutura de estoque e preços que alimenta seuPortal de viagens B2E determina o que seus funcionários podem reservar e com que precisão as taxas corporativas são aplicadas. Amadeus é a escolha certa para viagens corporativas por vários motivos específicos.
A Amadeus se conecta a mais de 400 companhias aéreas e oferece suporte a todo o espectro de tipos de tarifas corporativas, incluindo tarifas corporativas negociadas, tarifas governamentais, tarifas de consórcio e tarifas privadas publicadas. Quando o seu programa de viagens corporativas tiver tarifas negociadas com operadoras específicas, essas tarifas poderão ser carregadas no ambiente Amadeus e disponibilizadas exclusivamente aos seus funcionários através do portal B2E, e não ao público em geral.
A Amadeus fornece acesso a uma grande rede de conteúdo hoteleiro juntamente com seu inventário de companhias aéreas, cobrindo tanto tarifas de hotéis publicamente disponíveis quanto tarifas de programas de hotéis corporativos. Seu portal B2E pode exibir propriedades hoteleiras preferidas no topo dos resultados de pesquisa, aplicar tarifas noturnas negociadas automaticamente e aplicar regras de política hoteleira, como limites máximos de tarifas noturnas ou restrições de listas de hotéis aprovadas.
O pacote Amadeus API cobre todas as etapas do ciclo de vida de reservas corporativas: pesquisa de voos, preços, mapas de assentos, serviços auxiliares, criação de PNR, gerenciamento de pedidos e modificações pós-reserva. As APIs são projetadas para integração em sistemas de terceiros, que é exatamente o queDesenvolvimento de portal de viagens B2E projeto exige.
Você pode explorar o catálogo completo da API Amadeus emAmadeus para desenvolvedores. As principais APIs para uma implementação B2E incluem:
API Amadeus | Caso de uso corporativo |
Pesquisa de ofertas de voos | Pesquisa de voos em tempo real filtrada por política corporativa e acordos de transportadoras preferenciais |
Preço das ofertas de voos | Confirmação do preço antes da reserva, garantindo que a tarifa ainda é válida na tarifa corporativa |
Voo Criar Pedidos | A criação do PNR está vinculada ao perfil do funcionário e à conta de faturamento da empresa |
Gestão de pedidos de voo | Alterações, cancelamentos e recuperação de itinerários para reservas de funcionários ativos |
Pesquisa e ofertas de hotéis | Pesquisa de disponibilidade de hotéis com tarifas de programas corporativos aplicadas automaticamente |
Mapas de assentos | Seleção de lugares dentro das classes e tipos de lugares permitidos pela apólice |
Tarifas Corporativas | Acesso a tarifas negociadas carregadas sob o ID corporativo da empresa no Amadeus |
Pesquisa de código de companhia aérea | Exibir claramente os nomes das companhias aéreas nos resultados da pesquisa e nos documentos de itinerário |
A Amadeus suporta o padrão IATA New Distribution Capability, dando ao seu portal B2E acesso a conteúdo direto das companhias aéreas que vai além do que os canais GDS tradicionais oferecem. Para viajantes corporativos, isso inclui pacotes específicos de companhias aéreas, upgrades de assentos e pacotes auxiliares que podem representar um valor melhor do que reunir as mesmas opções por meio de compras complementares separadas.
Os programas de viagens corporativas não podem permitir períodos de inatividade durante períodos de alta demanda. A Amadeus processa anualmente milhares de milhões de transações de viagens em toda a sua infraestrutura global. O histórico de confiabilidade da plataforma é comprovado em escala empresarial, que é o requisito básico para uma ferramenta de reservas corporativas da qual os funcionários dependem para viagens de negócios urgentes.
Pronto para produçãoPortal de viagens B2E é mais complexo do que um portal de reservas padrão porque sobrepõe a lógica de negócios corporativa à integração GDS. É assim que a arquitetura se junta.
A primeira coisa que um portal B2E precisa é de uma forma confiável de saber quem é cada usuário. Isso normalmente é feito por meio da integração do Single Sign-On com o provedor de identidade da empresa, como Azure Active Directory, Okta ou Google Workspace. Quando um funcionário faz login, o portal sabe imediatamente seu nome, categoria do funcionário, centro de custo, departamento, gerente e perfil de viagem, tudo extraído do sistema de RH da empresa por meio da conexão SSO.
Essa camada de identidade é o que permite todas as outras funcionalidades corporativas. As regras da política, o roteamento de aprovação, a codificação do centro de custo e o pré-preenchimento do perfil do viajante dependem de saber exatamente quem está fazendo a reserva.
O mecanismo de política é a camada de inteligência que traduz o documento de política de viagens da sua empresa em regras que o sistema aplica automaticamente. Ele opera no nível do resultado da pesquisa, o que significa que as opções não conformes são filtradas ou sinalizadas antes que o funcionário as veja.
Um típico mecanismo de política corporativa lida com:
O mecanismo de política pode ser configurado pelo seu gerente de viagens sem exigir trabalho de desenvolvimento. Quando a empresa atualiza sua política de viagens, o gestor de viagens atualiza a configuração no portal, e as novas regras se aplicam imediatamente a todas as pesquisas futuras.
A camada de integração do Amadeus cuida da conexão técnica ao GDS: autenticação, gerenciamento de sessões, chamadas de API para pesquisa e reserva, processamento de respostas e tratamento de erros. Num contexto corporativo, esta camada também gere o carregamento e a aplicação de códigos tarifários corporativos, para que as pesquisas retornem automaticamente as tarifas negociadas onde existirem juntamente com as tarifas públicas para comparação.
A camada de integração é construída como um serviço compartilhado que o mecanismo de reserva chama, em vez de incorporar a lógica da API Amadeus diretamente no fluxo de trabalho de reserva. Isso facilita a atualização quando a Amadeus lança novas versões de API e mais fácil a adição de conteúdo de hotel ou aluguel de automóveis por meio de módulos de API separados.
As viagens corporativas geralmente exigem aprovação antes da confirmação da reserva. O mecanismo de fluxo de trabalho de aprovação gerencia esse processo, encaminhando solicitações de reserva para o aprovador correto com base nas regras que você configurar. A lógica comum de roteamento de aprovação inclui:
O mecanismo de fluxo de trabalho envia solicitações de aprovação por e-mail ao aprovador relevante, rastreia os tempos de resposta, escala para um aprovador secundário se o primário não responder dentro de um intervalo de tempo configurado e notifica o funcionário sobre cada alteração de status. Uma vez aprovada, a reserva é automaticamente confirmada através da API Amadeus sem que o funcionário precise realizar qualquer ação adicional.
Cada funcionário que utiliza o portal B2E possui um perfil de viajante que armazena suas informações pessoais de reserva: detalhes do passaporte, números de passageiro frequente, preferências de refeições, preferências de assento e informações de contato. Este perfil é pré-preenchido no sistema de RH durante a integração e atualizado pelo funcionário à medida que seus detalhes mudam.
Quando um funcionário inicia uma reserva, o portal preenche previamente todos os campos obrigatórios do perfil armazenado. Para uma viagem doméstica padrão, o funcionário pode precisar inserir apenas o destino e as datas, com todo o resto tratado automaticamente. Isto reduz drasticamente o tempo necessário para concluir uma reserva e a probabilidade de erros de entrada de dados.
O portal precisa de uma forma de gerenciar os acordos de tarifas negociados pela empresa com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos. Isso inclui o carregamento de códigos de tarifas corporativas para cada contrato de transportadora, a configuração de classificações de fornecedores preferenciais para exibição de resultados de pesquisa, a definição da lógica de substituição para quando as tarifas negociadas devem ser preferidas a tarifas públicas mais baixas e o gerenciamento de datas de vencimento para contratos que precisam ser renovados.
Cada reserva que passa pelo portal B2E gera dados que a camada de relatórios captura e disponibiliza para gerentes de viagens, equipes financeiras e executivos. As principais dimensões dos relatórios incluem gastos por centro de custo, departamento e funcionário; taxas de conformidade com a política e os tipos de reservas fora da política mais comuns; utilização de fornecedores preferenciais em relação às metas contratadas; tendências de lead time de reserva antecipada; e detalhamento do objetivo da viagem por categoria de orçamento.
Essa camada de relatórios pode se conectar às ferramentas de business intelligence ou à plataforma financeira existentes da empresa por meio de API ou exportação de dados, para que os dados de viagens fiquem ao lado de outros dados operacionais, em vez de em um silo separado.
Para empresas que usam uma plataforma de gerenciamento de despesas como Concur, Expensify ou Certify, o portal B2E pode enviar dados de reservas confirmadas diretamente para o relatório de despesas do funcionário. Isso elimina a entrada manual de recibos para reservas de viagens e garante que os dados do relatório de despesas correspondam aos dados da reserva, o que simplifica a reconciliação para a equipe financeira.
O fluxo de reservas em um portal B2E precisa ser eficiente o suficiente para que os funcionários optem por utilizá-lo em vez de fazer reservas em outro lugar. Veja como funciona um fluxo de reservas corporativas bem projetado.
Passo | Experiência do funcionário | Ação do sistema |
Entrar | Funcionário autentica via SSO da empresa | Portal recupera perfil do funcionário, nota, centro de custo e regras da política |
Iniciação de viagem | O funcionário seleciona o tipo de viagem e insere o código da finalidade | O sistema aplica regras de política relevantes para esse tipo de viagem |
Pesquisa de voo | Funcionário insere origem, destino e datas | Portal consulta Amadeus sobre códigos de tarifas corporativas aplicados; filtra resultados por política |
Visualização de resultados | O funcionário vê opções compatíveis com a política; opções fora da política sinalizadas ou ocultadas | O mecanismo de política avalia cada resultado em relação às regras configuradas |
Seleção | O funcionário seleciona o voo preferido e os acessórios dentro da política | Sistema confirma preço com Amadeus Flight Offers Price API |
Pesquisa de hotéis | Portal solicita busca de hotéis pelas datas de destino | A pesquisa de hotéis Amadeus retorna propriedades preferenciais com tarifas corporativas |
Revisão | Funcionário analisa o itinerário completo com custos e codificação de centro de custo | Sistema aplica lógica de marcação e prepara solicitação de reserva |
Envio | Funcionário envia pedido de reserva | O sistema encaminha para o fluxo de trabalho de aprovação, se necessário |
Aprovação | O aprovador recebe e-mail e aprova ou recusa | O sistema confirma a reserva através do Amadeus mediante aprovação; avisa o funcionário |
Confirmação | Colaborador recebe itinerário por e-mail e na conta do portal | PNR armazenado no portal; dados enviados para o sistema de despesas e camada de relatórios |
Uma reserva doméstica padrão para um funcionário com perfil de viajante armazenado pode ser concluída em menos de quatro minutos, desde o login até a confirmação. Essa velocidade é o que impulsiona a adoção. Se o portal for mais lento do que a reserva no site do consumidor, os funcionários farão a reserva no site do consumidor.
A qualidade deAplicação da política de viagens no portal de reservas é o que determina se o investimento B2E cumpre as poupanças de custos prometidas. A aplicação de políticas mal concebidas cria soluções alternativas. Uma aplicação bem projetada cria conformidade sem frustração.
Quando um funcionário pesquisa uma tarifa de classe executiva em uma rota de curta distância e o portal retorna apenas opções econômicas, o sistema deve explicar claramente o porquê. Mostrar ao funcionário a regra da política relevante, como “A classe executiva está disponível para voos superiores a seis horas com base na sua política de viagens”, cria compreensão em vez de confusão. Os funcionários que entendem a política têm maior probabilidade de aceitar a restrição do que os funcionários que se sentem bloqueados sem explicação.
Às vezes, um funcionário realmente precisa fazer uma reserva fora da política. Talvez o único assento disponível em um voo necessário seja em uma classe superior, ou uma conferência exija um hotel específico que esteja acima do limite de tarifa noturna. Um portal B2E bem projetado fornece um processo de exceção estruturado: o funcionário seleciona a opção fora da política, insere a justificativa necessária e a reserva é encaminhada para um aprovador sênior, em vez da cadeia de aprovação padrão.
Este processo de exceção cria uma trilha de auditoria para cada reserva fora da política e fornece ao gestor de viagens dados sobre quais regras da política estão gerando mais exceções, o que pode indicar que a política precisa ser atualizada, em vez de que os funcionários não estão em conformidade.
Existem duas abordagens para fazer cumprir as regras da política num portal de reservas. O bloqueio rígido significa que a opção está completamente oculta do funcionário e não pode ser selecionada. O bloqueio suave significa que a opção está visível, mas sinalizada como fora da política, com um aviso que explica o problema e oferece uma alternativa compatível junto com ele.
O bloqueio rígido funciona bem para violações claras de políticas que não têm casos legítimos de exceção, como reservas de primeira classe em uma empresa que só permite economia e negócios. O bloqueio suave funciona melhor para regras que têm exceções legítimas, como limites tarifários em rotas onde as viagens de negócios realmente flutuam. Uma combinação de ambas as abordagens, configuradas por tipo de regra, proporciona o melhor equilíbrio entre conformidade e usabilidade.
Os mecanismos de política básicos verificam as regras em relação aos limites fixos configurados antecipadamente. Motores mais sofisticados podem aplicar verificações em tempo real, como verificar se uma tarifa fora da política é realmente a opção mais baixa disponível na rota antes de sinalizá-la. Se a tarifa mais barata disponível em um determinado dia exceder o limite normal devido a uma demanda incomum, o sistema poderá reconhecer isso e aplicar uma exceção contextual em vez de gerar uma violação da política para uma reserva que o funcionário não poderia ter evitado.
Uma única cadeia de aprovação não funciona para todas as empresas. Uma startup com 50 funcionários pode precisar apenas da aprovação do gestor para viagens acima de um determinado custo. Uma empresa com 10.000 funcionários em diversas divisões pode precisar de aprovação do gerente do centro de custo para viagens padrão, aprovação do chefe de departamento para viagens internacionais e aprovação do CFO para reservas acima de um determinado limite. O mecanismo de fluxo de trabalho de aprovação precisa dar suporte a todas essas configurações sem exigir desenvolvimento personalizado para cada variante.
Quando sua empresa tem um programa de hotel preferencial com a Marriott ou um acordo de companhia aérea preferencial com uma transportadora específica, esses fornecedores devem aparecer em destaque nos resultados de pesquisa, mesmo quando não forem a opção mais barata. A lógica de exibição deve explicar ao funcionário por que um fornecedor preferencial está sendo destacado, reforçando o relacionamento com os fornecedores da empresa em vez de parecer arbitrário.
Um módulo de dever de cuidado no portal B2E deve fornecer ao gestor de viagens uma visão ao vivo de onde os funcionários estão viajando a qualquer momento, com informações de contato e detalhes do itinerário. No caso de um incidente de segurança, desastre natural ou interrupção de viagens, o gestor de viagens deve ser capaz de identificar os funcionários afetados, contactar através do portal e iniciar fluxos de trabalho de remarcação ou assistência de emergência a partir do mesmo sistema.
Os programas de sustentabilidade empresarial exigem cada vez mais dados sobre o impacto das emissões de carbono das viagens de negócios. Um portal B2E que calcula e regista a pegada de carbono de cada reserva, vinculada ao centro de custos relevante e ao propósito da viagem, fornece à equipa de sustentabilidade os dados necessários para a elaboração de relatórios e para a definição de metas de redução de viagens a nível departamental.
Os viajantes de negócios são móveis. O portal precisa funcionar tão bem em um telefone quanto em um desktop, abrangendo não apenas a reserva inicial, mas também a recuperação de itinerário, alterações de reserva e comunicação com a equipe de viagem quando algo dá errado durante uma viagem. Uma interface web responsiva é o mínimo; um aplicativo móvel dedicado com acesso offline a itinerários e recursos de contato de emergência é a solução mais completa para viajantes frequentes.
Os gerentes de viagens precisam de um painel ao vivo que mostre as reservas atuais, as próximas viagens, as aprovações pendentes e as tendências fora da política. As equipes financeiras precisam de relatórios de gastos consolidados por centro de custo, fornecedor e tipo de viagem que possam ser exportados e reconciliados com o razão geral. A liderança sênior precisa de resumos de gastos de alto nível por divisão e comparações com as alocações orçamentárias de viagens. Cada uma dessas visualizações precisa estar disponível sem solicitações de relatórios personalizados.
Entendendo ondeDesenvolvimento de portal de viagens B2E o ajuste em relação a outros tipos de portal ajuda você a tomar as decisões arquitetônicas corretas desde o início.
Dimensão | Portal Corporativo B2E | Portal do Agente B2B | Portal do Consumidor B2C |
Usuários | Somente funcionários da empresa | Agentes e subagentes de viagens | Público em geral |
Autenticação | Integração de SSO e RH da empresa | Credenciais do agente | Cadastro por e-mail |
Preço mostrado | Tarifas corporativas e tarifas negociadas | Tarifas líquidas com capacidade de markup | Tarifas de varejo |
Regras políticas | Aplicação integral da política empresarial | Diretrizes para reservas de agências | Nenhuma camada política |
Fluxo de trabalho de aprovação | Aprovação multinível integrada | Normalmente não é necessário | Não aplicável |
Perfis de viajantes | Pré-preenchido a partir do sistema de RH | Perfis de clientes gerenciados pelo agente | Autogerenciado pelo viajante |
Relatórios | Centro de custos, compliance e dever de diligência | Desempenho de comissões e reservas | Normalmente não fornecido |
Integração de despesas | Alimentação direta no sistema de despesas | Liquidação baseada em faturas | Não aplicável |
A mesma integração subjacente do Amadeus pode alimentar todos os três tipos de portais a partir de um serviço de inventário compartilhado, o que é uma vantagem significativa de eficiência para empresas de tecnologia de viagens que desenvolvem múltiplas linhas de produtos.
Construir um portal de viagens corporativas B2E não requer construir todos os componentes do zero. O Flight Terminus fornece as camadas tecnológicas básicas nas quais um portal B2E se baseia, com cada componente já comprovado em ambientes de reserva de viagens de produção.
OPortal de reservas de voos B2E da Flight Terminus é uma plataforma de reservas de viagens corporativas especialmente desenvolvida que combina o inventário Amadeus GDS com aplicação de políticas de viagens, fluxos de trabalho de aprovação, gerenciamento de perfis de viajantes e relatórios de centros de custo em um único sistema integrado. Ele foi projetado para ser implantado em empresas de qualquer tamanho e configurado para atender aos requisitos políticos específicos de cada empresa.
Para empresas de tecnologia de viagens que oferecem produtos de reservas corporativas e de consumo, o portal B2E compartilha seu núcleo de integração Amadeus com oPortal de reservas de voos B2C. Ambos os portais consultam o mesmo inventário ativo do Amadeus por meio da mesma camada de integração, mas cada um aplica sua própria lógica de preços, regras de exibição e fluxo de trabalho de negócios.
As empresas que oferecem serviços gerenciados de viagens a seus clientes corporativos juntamente com ferramentas de autoatendimento podem conectar o portal B2E aosolução personalizada de reserva de voos B2B. Isso permite que uma TMC ou agência de viagens corporativas gerencie itinerários complexos, reservas de grupos e tratamento de exceções por meio da interface do agente B2B, enquanto as reservas de rotina dos funcionários são tratadas por meio do portal B2E de autoatendimento.
Para programas de viagens corporativas que exigem acesso ao conteúdo LCC, tarifas charter ou ofertas NDC diretas da companhia aérea juntamente com o inventário GDS, oSolução de integração de API de voo AQC adiciona uma camada de agregação de tarifas competitivas que o portal B2E pode consultar juntamente com o GDS Amadeus. Os funcionários veem o melhor preço disponível em todas as fontes conectadas, com taxas corporativas aplicadas onde existirem.
OIntegração Amadeus GDS O módulo gerencia a conexão técnica Amadeus para todos os produtos Flight Terminus, lidando com autenticação de API, ciclo de vida de token, normalização de resposta e tratamento de erros. O portal B2E chama esta camada de integração partilhada em vez de gerir a sua própria ligação direta Amadeus, o que simplifica a construção B2E e garante um comportamento consistente em todos os canais de reserva.
Empresas com 500 ou mais funcionários que viajam regularmente geram um volume de reservas suficiente para justificar um serviço dedicadoferramenta de reserva de voos corporativos. Nessa escala, as economias de custos decorrentes da aplicação de políticas, da utilização de taxas negociadas e da redução das taxas de serviço de TMC normalmente cobrem mais do que o custo de desenvolvimento e manutenção do portal dentro de 12 a 18 meses.
As organizações que operam em vários países têm programas de viagens complexos que variam de acordo com o mercado: diferentes regras políticas para diferentes regiões, requisitos de reserva em várias moedas, diferentes fornecedores preferenciais em cada região geográfica e necessidades de relatórios entre várias entidades. Um portal B2E centralizado com configurações de políticas específicas do mercado lida com esta complexidade de forma muito mais limpa do que uma coleção de processos e ferramentas específicas de cada país.
Escritórios de consultoria, escritórios de advocacia e outras empresas de serviços profissionais precisam de viagens codificadas para projetos de clientes específicos ou números de assuntos. Um portal B2E com gerenciamento de código de projeto e rastreamento de gastos por projeto é muito mais útil para essas empresas do que uma ferramenta genérica de reservas corporativas que captura apenas dados de centros de custo. Os clientes podem ser cobrados com precisão pelos custos de viagem porque os dados da reserva estão vinculados ao assunto certo a partir do momento em que a reserva é feita.
As empresas de tecnologia muitas vezes preferem construir e possuir suas ferramentas internas em vez de comprar software de terceiros. Um costumeDesenvolvimento de portal de viagens B2E O projeto dá a essas empresas controle total sobre a experiência dos funcionários, a profundidade de integração com seus sistemas de RH e financeiros e a lógica política que rege seu programa de viagens. Para empresas com equipes de engenharia fortes, construir internamente um portal B2E é uma opção realista.
As TMCs enfrentam cada vez mais pressão de clientes corporativos que desejam conveniência de autoatendimento para reservas de rotina sem pagar taxas por transação. Um TMC que pode oferecer uma marcasistema de reserva de viagens self-service para funcionários juntamente com sua oferta de serviços gerenciados possui um produto mais completo. O portal lida com reservas de rotina, enquanto a equipe da TMC se concentra em itinerários complexos, suporte de emergência e gerenciamento de programas, onde sua experiência realmente ganha a taxa de serviço.
UmDesenvolvimento de portal de viagens B2E O projeto tem mais pontos de contato de integração do que um portal de reservas padrão porque precisa se conectar ao sistema de RH da empresa, ao provedor de identidade, à plataforma de despesas e ao sistema financeiro junto com o Amadeus GDS. Planejar essas integrações corretamente desde o início evita os atrasos de implementação mais comuns.
Fase | Principais atividades | Duração típica |
Descoberta | Mapear a política de viagens da empresa, fluxos de trabalho de aprovação, sistema de RH, sistema de despesas e requisitos de relatórios | 2 a 3 semanas |
Projeto de Arquitetura | Definir componentes do sistema, pontos de integração, fluxos de dados e requisitos de segurança | 1 a 2 semanas |
Configuração do Amadeus | Credenciais de API, carregamento de tarifas corporativas e configuração de ambiente sandbox | 1 a 2 semanas |
Motor de reservas principal | Integração Amadeus, pesquisa de voos e hotéis, fluxo de trabalho PNR, cache de tarifas | 6 a 8 semanas |
Mecanismo de Política | Configuração de regras de política de viagens, lógica de filtro, implementação de soft e hard block | 3 a 4 semanas |
Identidade e SSO | Integração SSO com o provedor de identidade da empresa, sincronização de dados de RH para perfis de funcionários | 2 a 3 semanas |
Fluxo de trabalho de aprovação | Mecanismo de aprovação multinível, notificações por e-mail, lógica de escalonamento | 3 a 4 semanas |
Gestão de Fornecedores | Carregamento de tarifas corporativas, lógica de exibição de fornecedor preferencial e aplicação de tarifa negociada | 2 a 3 semanas |
Integração de despesas | Conexão API à plataforma de despesas, envio de dados de reserva, lógica de reconciliação | 2 a 3 semanas |
Camada de Relatório | Painel do gerenciador de viagens, relatórios financeiros, módulo de dever de cuidado, exportação de dados | 3 a 4 semanas |
Teste e controle de qualidade | Testes completos do fluxo de reservas, validação da aplicação de políticas e auditoria de segurança | 2 a 4 semanas |
Lançamento piloto | Implementação controlada para um grupo piloto de funcionários para validação e feedback | 2 a 4 semanas |
Implantação completa | Implementação em toda a empresa, comunicação com funcionários, treinamento e configuração de suporte | 2 a 4 semanas |
Um completoPortal de viagens B2E com SSO, mecanismo de política, fluxos de trabalho de aprovação, integração de despesas e relatórios completos normalmente leva de sete a doze meses desde o início do projeto até a implantação em toda a empresa, dependendo da complexidade da política de viagens da empresa e do número de integrações de sistema necessárias. Um portal mais simples que abrange reservas básicas e aplicação de políticas básicas pode ser implantado mais rapidamente.
A maioria das empresas possui um documento de política de viagens escrito em inglês simples que descreve o que os funcionários devem ou não fazer. Traduzir esse documento em um conjunto de regras de sistema inequívocas que possam ser aplicadas programaticamente é mais difícil do que parece. A linguagem política como “os funcionários devem reservar a classe económica sempre que for razoável” não pode ser implementada directamente. Precisa ser definido como regras específicas: classe econômica exigida para voos inferiores a quatro horas, classe executiva permitida para voos superiores a quatro horas com aprovação de nível VP ou superior.
Trabalhe no documento da política com o gerente de viagens e um representante jurídico ou de conformidade antes do início da fase de desenvolvimento. Toda regra ambígua precisa de uma definição específica e testável antes de poder ser incorporada ao mecanismo de política.
A integração do SSO com o provedor de identidade da empresa raramente é simples. Diferentes sistemas de identidade usam diferentes protocolos, nomes de atributos e estruturas de dados. A sincronização de dados de RH que preenche os perfis dos funcionários precisa lidar com novas contratações, alterações de classificação de funcionários, alterações no centro de custo e saídas em tempo real ou quase em tempo real. Planeje mais tempo para integração de identidade do que as estimativas iniciais sugerem e envolva a equipe de TI da empresa desde o início.
Um portal B2E que os funcionários optam por contornar é um projeto fracassado, independentemente de quão tecnicamente sólido seja. A adoção é impulsionada por dois fatores: o portal precisa ser mais rápido e fácil do que as alternativas e precisa cobrir a grande maioria das viagens que os funcionários realmente precisam fazer. Se o portal cobrir apenas determinados tipos de rotas ou exigir mais etapas do que a reserva em um site do consumidor, os funcionários simplesmente não o utilizarão para viagens de rotina.
Planeje uma campanha de comunicação e treinamento para os funcionários junto com o lançamento técnico. Breves guias por e-mail, breves vídeos passo a passo do fluxo de reserva e um canal de ajuda simples para as primeiras semanas após o lançamento contribuem para taxas de adoção mais altas.
As grandes empresas podem ter dezenas de acordos com companhias aéreas e hotéis, cada um com condições específicas, janelas de reserva e regras de disponibilidade de assentos ou quartos. Carregar e manter esses contratos no ambiente Amadeus, verificar se eles se aplicam corretamente no portal e mantê-los atualizados quando os contratos são renovados ou renegociados é uma responsabilidade operacional contínua e não uma tarefa única de configuração.
A gestão de viagens corporativas passou muito tempo confiando em ferramentas que não foram projetadas para a forma como as empresas realmente operam hoje. UmPortal de viagens B2E alimentado pelo Amadeus GDS muda isso. Ele proporciona aos funcionários a experiência de autoatendimento que eles esperam, dá aos gerentes de viagens o controle de políticas e a visibilidade de que precisam, dá às equipes financeiras os dados de gastos em tempo real que sempre desejaram e dá à empresa um custo por viagem mais baixo em todo o programa de viagens.
A tecnologia para construir isso existe hoje. O conjunto de APIs da Amadeus é abrangente e fácil de usar para desenvolvedores. Os padrões de integração para SSO, sistemas de despesas e plataformas de RH estão bem estabelecidos. A lógica do mecanismo de política até mesmo para os programas de viagens corporativas mais complexos pode ser implementada em uma plataforma de reservas adequadamente projetada.
O que é necessário é um parceiro de desenvolvimento que compreenda tanto o domínio das viagens corporativas como a arquitetura técnica dos sistemas de reservas modernos. Acertar o mecanismo de política, o fluxo de trabalho de aprovação e a integração Amadeus desde o início é o que separa um portal B2E que impulsiona a adoção real e economias mensuráveis de um que permanece sem uso enquanto os funcionários continuam a fazer reservas nas plataformas do consumidor.
Perguntas Frequentes
UmPortal de viagens B2Esignifica Business to Employee e é uma plataforma de reservas construída especificamente para a força de trabalho da própria empresa. Ela difere de uma ferramenta genérica de reservas corporativas em vários aspectos importantes. Um portal B2E se integra diretamente ao sistema de RH e ao provedor de identidade da sua empresa, para que cada usuário seja conhecido desde o momento em que faz login. Ele aplica suas regras específicas de política de viagens automaticamente no nível dos resultados de pesquisa, encaminha as reservas através de suas cadeias de aprovação e alimenta dados de reservas confirmadas em seus sistemas financeiros e de despesas. Ferramentas genéricas de reserva corporativa tendem a ser produtos prontos para uso com personalização limitada. Um portal B2E desenvolvido especificamente é projetado em torno da política, dos fluxos de trabalho e das integrações de sistemas exatos da sua empresa.
As ferramentas de viagens corporativas prontas para uso apresentam limitações que se tornam mais visíveis à medida que o programa de viagens de uma empresa amadurece. Eles podem não suportar sua hierarquia de aprovação específica, podem não carregar corretamente suas taxas corporativas negociadas e muitas vezes não conseguem se integrar profundamente aos sistemas de RH, despesas e finanças que você já usa. Construindo o seu próprioPortal de viagens B2E oferece controle total sobre o mecanismo de política, a lógica de aprovação, as configurações do fornecedor e a experiência do funcionário. Para empresas com elevados volumes de viagens, as poupanças de custos decorrentes de uma melhor aplicação das políticas e da utilização de tarifas negociadas normalmente justificam o investimento na construção dentro de 12 a 18 meses.
Amadeus é um sistema de distribuição global que se conecta a mais de 400 companhias aéreas e a uma grande rede hoteleira global. Quando o seu portal B2E está integrado ao Amadeus, cada pesquisa de voo realizada pelos seus funcionários retorna a disponibilidade em tempo real e os preços atuais extraídos desse inventário global. Os códigos de tarifas corporativas negociados com companhias aéreas específicas são carregados no ambiente Amadeus para que os funcionários vejam automaticamente as tarifas negociadas da sua empresa juntamente com as tarifas públicas. A mesma conexão Amadeus também cobre o inventário do hotel com tarifas de programas corporativos, quando aplicável. Você pode explorar o conjunto completo de APIs Amadeus emAmadeus para desenvolvedores.
Sim. Um mecanismo de política de viagens bem construído dentro de umPortal de viagens B2E oferece suporte à configuração de regras em vários níveis. Você pode definir diferentes franquias de classe de cabine para diferentes níveis de funcionários, aplicar diferentes limites de tarifas por departamento ou tipo de viagem, definir diferentes requisitos de reserva antecipada para viagens domésticas e internacionais e configurar diferentes cadeias de aprovação com base no custo da reserva ou na antiguidade do viajante. Quando um funcionário faz login por meio de SSO, o portal lê sua nota, departamento e centro de custo no sistema de RH e aplica automaticamente as regras de política relevantes à sua sessão de pesquisa.
Um portal B2E adequadamente projetado inclui um processo de exceção fora da política, em vez de simplesmente bloquear todas as reservas não conformes. Quando um funcionário seleciona uma opção fora da política, o portal exige que ele insira uma justificativa por escrito explicando por que a exceção é necessária. A solicitação de reserva é então encaminhada para um aprovador sênior, em vez da cadeia de aprovação padrão, criando uma trilha de auditoria documentada para a exceção. O aprovador pode aprovar ou recusar com um comentário, e o funcionário é notificado automaticamente da decisão. Esta abordagem dá ao programa de viagens a flexibilidade para lidar com exceções genuínas sem criar uma solução alternativa fácil para violações rotineiras da política.
A linha do tempo para umDesenvolvimento de portal de viagens B2E O projeto depende da complexidade da sua política de viagens, do número de integrações de sistema necessárias e se você está começando do zero ou desenvolvendo uma estrutura existente do Flight Terminus. Um portal que abrange reservas básicas, aplicação de políticas, integração de SSO e relatórios básicos normalmente pode estar ativo em quatro a seis meses. Um sistema mais completo com fluxos de trabalho de aprovação em vários níveis, integração de plataforma de despesas, gerenciamento de taxas corporativas, módulos de dever de cuidado e relatórios avançados leva de sete a doze meses. Uma abordagem em fases, em que as camadas principais de reservas e políticas são lançadas primeiro e recursos adicionais são adicionados em versões subsequentes, é o caminho mais prático para a maioria das organizações.