Een B2E-portal, wat staat voor Business-to-Employee, is een bedrijfsboekingsplatform dat speciaal is gebouwd voor het eigen personeel van een bedrijf.
EenB2E-reisportaal is een online boekingsplatform dat door een bedrijf wordt ingezet en uitsluitend door zijn medewerkers wordt gebruikt. Unlike a B2C portal that serves anonymous consumers or a B2B portal that serves travel agents, a B2E portal operates within a controlled environment where every user is known, every booking is tied to a cost center or project code, and every search result is filtered through the company's travel policy before being displayed.
The portal typically connects to a Global Distribution System like Amadeus for live flight and hotel inventory, applies the company's negotiated corporate rates and preferred suppliers, enforces class of travel and fare cap restrictions by employee grade or trip type, routes bookings through the relevant approval workflow, and sends confirmed itineraries to both the employee and the relevant manager or travel manager.
Een goedgebouwdeB2E-reisportaal vervangt de meest wrijvingsgevoelige onderdelen van het zakenreismanagement:
The result is a system that gives employees the self-service speed they want while giving the company the visibility, control, and cost management it needs.
Companies that manage corporate travel without a dedicated portal consistently pay more per trip, see higher out-of-policy booking rates, and spend more on manual process management than companies with an integrated tool voor het boeken van zakelijke vluchten. Hier ziet u hoe de investeringscase doorgaans uitpakt.
Wanneer werknemers reizen boeken via consumentenplatforms of persoonlijke bedrijfskaarten zonder een gecentraliseerde tool, zijn boekingen die buiten het beleid vallen moeilijk te voorkomen en worden ze pas achteraf ontdekt tijdens de onkostencontrole. Een B2E-portaal voorkomt ze op het moment van zoeken: alleen beleidsconforme opties verschijnen in de resultaten, en voor elke uitzondering is goedkeuring vereist die een audittrail creëert.
Uit onderzoek bij zakenreisprogramma's blijkt consequent dat boekingen die buiten het beleid vallen bedrijven 15 tot 30 procent meer per reis kosten dan boekingen die binnen het beleid vallen. Een portaal dat boekingen die buiten het beleid vallen, elimineert, heeft vanaf de eerste dag een kwantificeerbaar investeringsrendement.
Grote bedrijven onderhandelen over voorkeurstarieven met luchtvaartmaatschappijen, hotelketens en autoverhuurbedrijven. Zonder een speciale zakelijke boekingstool die is gekoppeld aan de Amadeus GDS, hebben werknemers niet altijd toegang tot deze tarieven en boeken ze uiteindelijk tegen openbare tarieven. EenOntwikkeling van B2E-reisportals project dat zakelijke tariefafspraken correct laadt en toepast, geeft elke medewerker onmiddellijk toegang tot de best beschikbare onderhandelde prijzen voor elke reis.
Veel bedrijven maken gebruik van een Travel Management Company om boekingen van werknemers af te handelen, waarbij servicekosten per transactie worden betaald voor elke boeking die een TMC-agent namens hen maakt. Een selfservice B2E-portaal verwerkt standaard point-to-point-boekingen zonder tussenkomst van TMC, waardoor het aantal kostengenererende transacties aanzienlijk wordt verminderd. De TMC-relatie blijft bestaan voor complexe reisroutes, groepsboekingen en noodhulp, waarbij menselijke expertise echt waarde toevoegt.
Een B2E-portaal dat is verbonden met het Amadeus GDS en het financiële systeem van uw bedrijf geeft reismanagers en CFO's realtime inzicht in de vastgelegde reisuitgaven voordat de reizen zelfs maar plaatsvinden. Wanneer een boeking wordt bevestigd, zijn de kosten direct zichtbaar in de rapportagelaag, gekoppeld aan de betreffende kostenplaats, projectcode of afdeling. Dit is fundamenteel anders dan het vertraagde beeld dat de verwerking van onkostendeclaraties oplevert.
Wanneer er zich een veiligheidsincident of natuurramp voordoet op een locatie waar uw medewerkers op reis zijn, moet u direct weten wie daar aanwezig is en hoe u hen kunt bereiken. Een B2E-portaal dat alle reisroutes van werknemers registreert, geeft uw HR- en beveiligingsteams een realtime beeld van de locaties van reizigers, wat niet mogelijk is wanneer werknemers via verschillende consumentenplatforms boeken.
De voorraad- en prijsinfrastructuur die uwB2E-reisportaal bepaalt wat uw medewerkers kunnen boeken en hoe nauwkeurig bedrijfstarieven worden toegepast. Amadeus is om verschillende specifieke redenen de juiste keuze voor zakenreizen.
Amadeus heeft verbinding met meer dan 400 luchtvaartmaatschappijen en ondersteunt het volledige spectrum aan zakelijke tarieftypes, inclusief onderhandelde bedrijfstarieven, overheidstarieven, consortiumtarieven en particulier gepubliceerde tarieven. Wanneer uw zakenreisprogramma tarieven heeft onderhandeld met specifieke vervoerders, kunnen deze tarieven in de Amadeus-omgeving worden geladen en via het B2E-portaal exclusief aan uw medewerkers beschikbaar worden gesteld, niet aan het grote publiek.
Amadeus biedt naast de inventaris van luchtvaartmaatschappijen toegang tot een groot hotelcontentnetwerk, dat zowel openbaar beschikbare hoteltarieven als tarieven voor zakelijke hotelprogramma's omvat. Uw B2E-portaal kan voorkeurshotels bovenaan de zoekresultaten weergeven, onderhandelde nachttarieven automatisch toepassen en hotelbeleidsregels afdwingen, zoals maximale nachttarieflimieten of goedgekeurde hotellijstbeperkingen.
The Amadeus API suite covers every step of the corporate booking lifecycle: flight search, pricing, seat maps, ancillary services, PNR creation, order management, and post-booking modifications. The APIs are designed for integration into third-party systems, which is exactly what a B2E travel portal development project requires.
You can explore the complete Amadeus API catalog at Amadeus for Developers. The key APIs for a B2E implementation include:
Amadeus API | Corporate Use Case |
Flight Offers Search | Real-time flight search filtered by corporate policy and preferred carrier agreements |
Flight Offers Price | Price confirmation before booking, ensuring the fare is still valid at the corporate rate |
Flight Create Orders | PNR creation is linked to the employee's profile and the company's billing account |
Flight Order Management | Amendments, cancellations, and itinerary retrieval for active employee bookings |
Hotel Search and Offers | Zoeken naar hotelbeschikbaarheid waarbij de tarieven voor bedrijfsprogramma's automatisch worden toegepast |
Stoelkaarten | Stoelselectie binnen door het beleid toegestane klassen en stoeltypen |
Zakelijke tarieven | Toegang tot onderhandelde tarieven geladen onder de bedrijfs-ID van het bedrijf in Amadeus |
Luchtvaartmaatschappijcode opzoeken | Geef de namen van luchtvaartmaatschappijen duidelijk weer in zoekresultaten en reisdocumenten |
Amadeus ondersteunt de IATA New Distribution Capability-standaard, waardoor uw B2E-portaal toegang krijgt tot rechtstreekse inhoud van luchtvaartmaatschappijen die verder gaat dan wat traditionele GDS-kanalen bieden. Voor zakenreizigers omvat dit luchtvaartspecifieke bundels, stoelupgrades en aanvullende pakketten die mogelijk een betere waarde vertegenwoordigen dan het samenvoegen van dezelfde opties via afzonderlijke aanvullende aankopen.
Zakenreisprogramma's kunnen zich geen downtime veroorloven tijdens perioden met veel vraag. Amadeus verwerkt jaarlijks miljarden reistransacties via zijn wereldwijde infrastructuur. De betrouwbaarheid van het platform is bewezen op ondernemingsniveau, wat de basisvereiste is voor een zakelijke boekingstool waarvan werknemers afhankelijk zijn voor tijdgevoelige zakenreizen.
Een productieklareB2E-reisportaal is complexer dan een standaard boekingsportaal omdat het bedrijfslogica bovenop de GDS-integratie legt. Hier is hoe de architectuur samenkomt.
Het eerste dat een B2E-portal nodig heeft, is een betrouwbare manier om te weten wie elke gebruiker is. Dit wordt doorgaans afgehandeld via Single Sign-On-integratie met de identiteitsprovider van het bedrijf, zoals Azure Active Directory, Okta of Google Workspace. Wanneer een medewerker inlogt, weet het portaal onmiddellijk de naam, de rang van de medewerker, de kostenplaats, de afdeling, de manager en het reisprofiel. Dit alles wordt via de SSO-verbinding uit het HR-systeem van het bedrijf gehaald.
Deze identiteitslaag maakt elk ander onderdeel van de bedrijfsfunctionaliteit mogelijk. Beleidsregels, goedkeuringsroutering, kostenplaatscodering en het vooraf invullen van reizigersprofielen zijn allemaal afhankelijk van het precies weten wie er boekt.
De beleidsengine is de informatielaag die het reisbeleidsdocument van uw bedrijf vertaalt naar regels die het systeem automatisch afdwingt. Het werkt op zoekresultaatniveau, wat betekent dat niet-conforme opties worden uitgefilterd of gemarkeerd voordat de medewerker ze ooit ziet.
Een typische bedrijfsbeleidsengine verwerkt:
De beleidsengine kan door uw reismanager worden geconfigureerd zonder dat er ontwikkelingswerk voor nodig is. Wanneer het bedrijf zijn reisbeleid bijwerkt, werkt de reismanager de configuratie in de portal bij en zijn de nieuwe regels onmiddellijk van toepassing op alle toekomstige zoekopdrachten.
De Amadeus-integratielaag verzorgt de technische verbinding met de GDS: authenticatie, sessiebeheer, API-oproepen voor zoeken en boeken, responsverwerking en foutafhandeling. In een bedrijfscontext beheert deze laag ook het laden en toepassen van bedrijfstariefcodes, zodat zoekopdrachten automatisch onderhandelde tarieven opleveren als deze naast openbare tarieven bestaan, ter vergelijking.
De integratielaag is gebouwd als een gedeelde service die de boekingsengine aanroept, in plaats van de Amadeus API-logica rechtstreeks in de boekingsworkflow in te bedden. Dit maakt het gemakkelijker om te updaten wanneer Amadeus nieuwe API-versies uitbrengt en gemakkelijker om hotel- of autoverhuurcontent toe te voegen via afzonderlijke API-modules.
Voor zakenreizen is vaak goedkeuring vereist voordat een boeking wordt bevestigd. De goedkeuringsworkflowengine beheert dit proces en stuurt boekingsaanvragen door naar de juiste goedkeurder op basis van de regels die u configureert. De algemene logica voor goedkeuringsroutering omvat:
De workflow-engine verzendt goedkeuringsverzoeken per e-mail naar de relevante goedkeurder, houdt de responstijden bij, escaleert naar een secundaire goedkeurder als de primaire niet binnen een geconfigureerd tijdvenster reageert, en brengt de medewerker op de hoogte van elke statuswijziging. Na goedkeuring wordt de boeking automatisch bevestigd via de Amadeus API zonder dat de medewerker verdere actie hoeft te ondernemen.
Elke medewerker die het B2E-portaal gebruikt, heeft een reizigersprofiel waarin persoonlijke boekingsgegevens zijn opgeslagen: paspoortgegevens, frequent flyer-nummers, maaltijdvoorkeuren, stoelvoorkeuren en contactgegevens. Dit profiel wordt tijdens de onboarding vooraf ingevuld vanuit het HR-systeem en bijgewerkt door de medewerker als zijn of haar gegevens veranderen.
Wanneer een medewerker een boeking initieert, vult het portaal alle verplichte velden van zijn of haar opgeslagen profiel vooraf in. Voor een standaard binnenlandse reis hoeft de werknemer mogelijk alleen de bestemming en datums in te voeren, terwijl al het andere automatisch wordt afgehandeld. Dit vermindert dramatisch de tijd die nodig is om een boeking te voltooien en de kans op fouten bij het invoeren van gegevens.
Het portaal heeft een manier nodig om de onderhandelde tariefovereenkomsten van het bedrijf met luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven te beheren. Dit omvat het laden van bedrijfstariefcodes voor elke vervoersovereenkomst, het configureren van de rangschikking van voorkeursleveranciers voor de weergave van zoekresultaten, het instellen van de override-logica voor wanneer onderhandelde tarieven de voorkeur moeten krijgen boven lagere openbare tarieven, en het beheren van vervaldata voor overeenkomsten die moeten worden verlengd.
Elke boeking die via het B2E-portaal loopt, genereert gegevens die de rapportagelaag vastlegt en beschikbaar stelt aan reismanagers, financiële teams en leidinggevenden. Belangrijke rapportagedimensies zijn uitgaven per kostenplaats, afdeling en medewerker; nalevingspercentages van het beleid en de meest voorkomende boekingstypes die buiten het beleid vallen; voorkeursgebruik van leveranciers ten opzichte van gecontracteerde doelstellingen; trends in de doorlooptijd van vooruitboekingen; en uitsplitsing van het reisdoel naar budgetcategorie.
Deze rapportagelaag kan via API of gegevensexport verbinding maken met de bestaande business intelligence-tools of het financiële platform van het bedrijf, zodat reisgegevens naast andere operationele gegevens worden geplaatst in plaats van in een aparte silo.
Voor bedrijven die een onkostenbeheerplatform zoals Concur, Expensify of Certify gebruiken, kan het B2E-portaal bevestigde boekingsgegevens rechtstreeks naar de onkostendeclaratie van de werknemer pushen. Dit elimineert het handmatig invoeren van ontvangstbewijzen voor reisboekingen en zorgt ervoor dat de onkostendeclaratiegegevens overeenkomen met de boekingsgegevens, wat de afstemming voor het financiële team vereenvoudigt.
De boekingsstroom in een B2E-portaal moet zo efficiënt zijn dat werknemers ervoor kiezen om deze te gebruiken in plaats van ergens anders te boeken. Hier ziet u hoe een goed ontworpen bedrijfsboekingsstroom werkt.
Stap | Medewerkerservaring | Systeemactie |
Inloggen | Werknemer authenticeert via bedrijfs-SSO | Portal haalt werknemersprofiel, rang, kostenplaats en beleidsregels op |
Reisinitiatie | Werknemer selecteert reistype en voert doelcode | Het systeem hanteert relevante beleidsregels voor dat reistype |
Vlucht zoeken | Werknemer voert herkomst, bestemming en datums in | Portal vraagt Amadeus met toegepaste zakelijke tariefcodes; filtert resultaten op beleid |
Resultatenweergave | Medewerker ziet beleidsconforme opties; opties die buiten het beleid vallen, gemarkeerd of verborgen | De beleidsengine evalueert elk resultaat aan de hand van geconfigureerde regels |
Selectie | Werknemer selecteert voorkeursvlucht en aanvullende diensten binnen beleid | Systeem bevestigt prijs met Amadeus Flight Offers Price API |
Hotel zoeken | Portaal vraagt om hotelzoektocht naar de bestemmingsdata | De hotelzoekopdracht van Amadeus levert voorkeursaccommodaties op tegen bedrijfstarieven |
Beoordeling | Medewerker bekijkt het volledige reisschema met kosten en kostenplaatscodering | Systeem past opmaaklogica toe en bereidt een boekingsaanvraag voor |
Inzending | Werknemer dient boekingsaanvraag in | Systeem stuurt indien nodig naar de goedkeuringsworkflow |
Goedkeuring | Goedkeurder ontvangt e-mail en keurt goed of weigert | Systeem bevestigt boeking via Amadeus na goedkeuring; meldt de werknemer |
Bevestiging | Werknemer ontvangt reisschema per e-mail en in zijn/haar portaalaccount | PNR opgeslagen in portaal; gegevens verzonden naar onkostensysteem en rapportagelaag |
Een standaard binnenlandse boeking voor een medewerker met een opgeslagen reizigersprofiel kan in minder dan vier minuten worden voltooid, van inloggen tot bevestigen. Die snelheid is wat de adoptie drijft. Als het portaal langzamer is dan het boeken op een consumentenwebsite, zullen medewerkers boeken op de consumentenwebsite.
De kwaliteit vanHandhaving van het reisbeleid in het boekingsportal is wat bepaalt of de B2E-investering de beloofde kostenbesparingen oplevert. Slecht ontworpen beleidshandhaving creëert tijdelijke oplossingen. Goed ontworpen handhaving zorgt voor naleving zonder frustratie.
Wanneer een werknemer zoekt naar een Business Class-tarief op een korteafstandsroute en de portal alleen Economy-opties retourneert, moet het systeem duidelijk uitleggen waarom. Door de medewerker de relevante beleidsregel te laten zien, zoals ‘Business class is beschikbaar voor vluchten langer dan zes uur op basis van uw reisbeleid’, ontstaat er eerder begrip dan verwarring. Werknemers die het beleid begrijpen, zullen de beperking eerder accepteren dan werknemers die zich zonder uitleg geblokkeerd voelen.
Soms moet een medewerker echt buiten het beleid om boeken. Misschien bevindt de enige beschikbare stoel op een noodzakelijke vlucht zich in een hogere klasse, of vereist een conferentie een specifiek hotel dat boven het nachttarief ligt. Een goed ontworpen B2E-portaal biedt een gestructureerd uitzonderingsproces: de werknemer selecteert de optie die buiten het beleid valt, voert een vereiste rechtvaardiging in en de boeking wordt doorgestuurd naar een senior goedkeurder in plaats van naar de standaardgoedkeuringsketen.
Dit uitzonderingsproces creëert een audittrail voor elke boeking die buiten het beleid valt en geeft de reismanager gegevens over welke beleidsregels de meeste uitzonderingen genereren, wat erop kan wijzen dat het beleid moet worden bijgewerkt in plaats van dat werknemers zich niet aan de regels houden.
Er zijn twee benaderingen voor het afdwingen van beleidsregels in een boekingsportal. Hard blokkeren betekent dat de optie volledig verborgen is voor de medewerker en helemaal niet kan worden geselecteerd. Zachte blokkering betekent dat de optie zichtbaar is, maar wordt gemarkeerd als buiten het beleid, met een waarschuwing die het probleem uitlegt en daarnaast een compatibel alternatief biedt.
Harde blokkering werkt goed bij duidelijke beleidsschendingen waarvoor geen legitieme uitzonderingsgevallen bestaan, zoals eersteklasboekingen bij een bedrijf dat alleen economie en zaken toestaat. Zachte blokkering werkt beter voor regels met legitieme uitzonderingen, zoals tariefplafonds op routes waar zakenreizen echt fluctueren. Een combinatie van beide benaderingen, geconfigureerd per regeltype, geeft de beste balans tussen compliance en bruikbaarheid.
Basisbeleidsengines controleren regels op basis van vooraf geconfigureerde vaste drempels. Geavanceerdere zoekmachines kunnen real-time controles toepassen, zoals het verifiëren of een tarief dat buiten het beleid valt daadwerkelijk de laagst beschikbare optie op de route is voordat het wordt gemarkeerd. Als het goedkoopste beschikbare tarief op een bepaalde dag de normale limiet overschrijdt vanwege een ongebruikelijke vraag, kan het systeem dit herkennen en een contextuele uitzondering toepassen in plaats van een beleidsschending te genereren voor een boeking die de werknemer niet had kunnen vermijden.
Eén enkele goedkeuringsketen werkt niet voor elk bedrijf. Een startup met 50 werknemers heeft mogelijk alleen goedkeuring van de manager nodig voor reizen boven een bepaalde prijs. Een bedrijf met 10.000 werknemers verspreid over meerdere divisies heeft mogelijk goedkeuring van de kostenplaatsmanager nodig voor standaardreizen, goedkeuring van het afdelingshoofd voor internationale reizen en goedkeuring van de CFO voor boekingen boven een bepaalde drempel. De goedkeuringsworkflowengine moet al deze configuraties ondersteunen zonder dat voor elke variant aangepaste ontwikkeling nodig is.
Wanneer uw bedrijf een voorkeurshotelprogramma met Marriott of een voorkeursluchtvaartovereenkomst met een specifieke luchtvaartmaatschappij heeft, moeten deze leveranciers prominent in de zoekresultaten verschijnen, zelfs als ze niet de goedkoopste optie zijn. De weergavelogica moet aan de werknemer uitleggen waarom een voorkeursleverancier wordt benadrukt, waardoor de leveranciersrelaties van het bedrijf worden versterkt in plaats van willekeurig over te komen.
Een zorgplichtmodule binnen het B2E-portaal moet de reismanager op elk moment live kunnen zien waar medewerkers naartoe reizen, met contactgegevens en routegegevens. In het geval van een veiligheidsincident, natuurramp of reisverstoring moet de reismanager de getroffen werknemers kunnen identificeren, contact kunnen opnemen via het portaal en vanuit hetzelfde systeem workflows voor omboekingen of noodhulp kunnen initiëren.
Duurzaamheidsprogramma's van bedrijven vereisen steeds vaker gegevens over de CO2-impact van zakenreizen. Een B2E-portaal dat de CO2-voetafdruk van elke boeking berekent en registreert, gekoppeld aan de relevante kostenplaats en reisdoel, voorziet het duurzaamheidsteam van de gegevens die ze nodig hebben voor rapportage en voor het stellen van reisreductiedoelstellingen op afdelingsniveau.
Zakenreizigers zijn mobiel. Het portaal moet net zo goed werken op een telefoon als op een desktop en niet alleen de eerste boeking omvatten, maar ook het ophalen van het reisschema, boekingswijzigingen en communicatie met het reisteam als er tijdens een reis iets misgaat. Een responsieve webinterface is het minimum; een speciale mobiele app met offline toegang tot reisroutes en contactfuncties voor noodgevallen is de completere oplossing voor frequente reizigers.
Reismanagers hebben een live dashboard nodig met actuele boekingen, aankomende reizen, goedkeuringen die in behandeling zijn en trends die buiten het beleid vallen. Financiële teams hebben geconsolideerde uitgavenrapporten nodig per kostenplaats, leverancier en reistype, die kunnen worden geëxporteerd en afgestemd op het grootboek. Het senior leiderschap heeft behoefte aan uitgavenoverzichten op hoog niveau per divisie en vergelijkingen met de toewijzingen aan reisbudgetten. Elk van deze weergaven moet beschikbaar zijn zonder aangepaste rapportverzoeken.
Begrijpen waarOntwikkeling van B2E-reisportals past ten opzichte van andere portaltypen, zodat u vanaf het begin de juiste architectonische beslissingen kunt nemen.
Afmeting | B2E-bedrijfsportaal | B2B-agentportaal | B2C-consumentenportaal |
Gebruikers | Alleen werknemers van het bedrijf | Reisbureaus en onderagenten | Algemeen publiek |
Authenticatie | Bedrijfs-SSO en HR-integratie | Agentreferenties | E-mailregistratie |
Getoonde prijzen | Bedrijfstarieven en onderhandelde tarieven | Nettotarieven met toeslagmogelijkheid | Retailtarieven |
Beleidsregels | Volledige handhaving van het bedrijfsbeleid | Boekingsrichtlijnen voor bureaus | Geen beleidslaag |
Goedkeuringsworkflow | Ingebouwde goedkeuring op meerdere niveaus | Normaal gesproken niet vereist | Niet van toepassing |
Reizigersprofielen | Vooraf ingevuld vanuit het HR-systeem | Klantprofielen beheerd door de agent | Zelf beheerd door de reiziger |
Rapportage | Kostenplaats, compliance en zorgplicht | Commissie- en boekingsprestaties | Normaal gesproken niet beschikbaar |
Onkostenintegratie | Directe feed naar het onkostensysteem | Afrekening op factuurbasis | Niet van toepassing |
Dezelfde onderliggende Amadeus-integratie kan alle drie de portaltypen aandrijven vanuit een gedeelde inventarisservice, wat een aanzienlijk efficiëntievoordeel is voor reistechnologiebedrijven die over meerdere productlijnen heen bouwen.
Voor het bouwen van een B2E-zakenreisportaal hoeft u niet elk onderdeel helemaal opnieuw te bouwen. Flight Terminus biedt de fundamentele technologielagen waarop een B2E-portal voortbouwt, waarbij elk onderdeel zich al heeft bewezen in productieomgevingen voor het boeken van reizen.
DeB2E-vluchtboekingsportaal van Flight Terminus is een speciaal gebouwd platform voor het boeken van zakenreizen dat Amadeus GDS-inventaris combineert met handhaving van het reisbeleid, goedkeuringsworkflows, beheer van reizigersprofielen en kostenplaatsrapportage in één enkel geïntegreerd systeem. Het is ontworpen voor gebruik bij bedrijven van elke omvang en is geconfigureerd om te voldoen aan de specifieke beleidsvereisten van elk bedrijf.
Voor reistechnologiebedrijven die zowel zakelijke als consumentenboekingsproducten aanbieden, deelt het B2E-portaal zijn Amadeus-integratiekern met deB2C-vluchtboekingsportaal. Beide portalen bevragen dezelfde live Amadeus-inventaris via dezelfde integratielaag, maar elk hanteert daarbovenop zijn eigen prijslogica, weergaveregels en bedrijfsworkflow.
Bedrijven die naast zelfbedieningstools beheerde reisdiensten aanbieden aan hun zakelijke klanten, kunnen het B2E-portaal verbinden met deaangepaste B2B-vluchtboekingsoplossing. Hierdoor kan een TMC of zakenreisbureau complexe reisroutes, groepsboekingen en uitzonderingsafhandeling beheren via de B2B-agentinterface, terwijl routinematige werknemersboekingen worden afgehandeld via het selfservice B2E-portaal.
Voor zakenreisprogramma's die naast GDS-inventaris toegang vereisen tot LCC-inhoud, chartertarieven of rechtstreekse NDC-aanbiedingen van luchtvaartmaatschappijen, is deAQC vlucht API-integratieoplossing voegt een concurrerende tariefaggregatielaag toe die het B2E-portaal naast de Amadeus GDS kan opvragen. Werknemers zien de best beschikbare prijs voor alle verbonden bronnen, waarbij bedrijfstarieven worden toegepast waar deze bestaan.
DeAmadeus GDS-integratie module beheert de technische Amadeus-verbinding voor alle Flight Terminus-producten, verwerkt API-authenticatie, tokenlevenscyclus, responsnormalisatie en foutafhandeling. Het B2E-portaal noemt deze gedeelde integratielaag in plaats van zijn eigen directe Amadeus-verbinding te beheren, wat de B2E-build vereenvoudigt en consistent gedrag op alle boekingskanalen garandeert.
Bedrijven met 500 of meer werknemers die regelmatig reizen, genereren voldoende boekingsvolume om een specialetool voor het boeken van zakelijke vluchten. Op deze schaal dekken de kostenbesparingen door het afdwingen van het beleid, het gebruik van onderhandelde tarieven en de lagere TMC-servicekosten doorgaans ruimschoots de kosten voor de ontwikkeling en het onderhoud van de portal binnen twaalf tot achttien maanden.
Organisaties die in meerdere landen actief zijn, hebben complexe reisprogramma's die per markt verschillen: verschillende beleidsregels voor verschillende regio's, boekingsvereisten voor meerdere valuta's, verschillende voorkeursleveranciers in elke geografische regio en rapportagebehoeften voor meerdere entiteiten. Een gecentraliseerd B2E-portaal met marktspecifieke beleidsconfiguraties gaat veel zuiverder om met deze complexiteit dan een verzameling landspecifieke processen en hulpmiddelen.
Adviesbureaus, advocatenkantoren en andere professionele dienstverleners hebben reiscodes nodig voor specifieke klantprojecten of zaaknummers. Een B2E-portaal met projectcodebeheer en het bijhouden van uitgaven per project is voor deze bedrijven veel nuttiger dan een generieke zakelijke boekingstool die alleen kostenplaatsgegevens vastlegt. Reiskosten kunnen nauwkeurig aan klanten worden gefactureerd, omdat de boekingsgegevens vanaf het moment dat de boeking wordt gemaakt aan de juiste materie zijn gekoppeld.
Technologiebedrijven geven er vaak de voorkeur aan om hun interne tools te bouwen en te bezitten in plaats van software van derden te kopen. Een aangepasteOntwikkeling van B2E-reisportals project geeft deze bedrijven volledige controle over de werknemerservaring, de diepte van de integratie met hun HR- en financiële systemen en de beleidslogica die hun reisprogramma bepaalt. Voor bedrijven met sterke engineeringteams is het intern bouwen van een B2E-portaal een realistische optie.
TMC's worden steeds meer geconfronteerd met druk van zakelijke klanten die zelfbedieningsgemak willen voor routineboekingen zonder kosten per transactie te betalen. Een TMC die een merkmedewerker selfservice reisboekingssysteem naast hun managed service-aanbod heeft het een completer product. Het portaal verwerkt routineboekingen, terwijl het TMC-team zich richt op complexe reisroutes, noodhulp en programmabeheer, waar hun expertise daadwerkelijk de servicekosten oplevert.
EenOntwikkeling van B2E-reisportals project heeft meer integratiecontactpunten dan een standaard boekingsportal, omdat het naast de Amadeus GDS verbinding moet maken met het HR-systeem, de identiteitsprovider, het onkostenplatform en het financiële systeem van het bedrijf. Door deze integraties vanaf het begin correct te plannen, voorkom je de meest voorkomende implementatievertragingen.
Fase | Kernactiviteiten | Typische duur |
Ontdekking | Breng het bedrijfsreisbeleid, goedkeuringsworkflows, HR-systeem, onkostensysteem en rapportagevereisten in kaart | 2 tot 3 weken |
Architectuurontwerp | Systeemcomponenten, integratiepunten, gegevensstromen en beveiligingsvereisten definiëren | 1 tot 2 weken |
Amadeus-installatie | API-inloggegevens, laden van zakelijke tarieven en configuratie van de sandbox-omgeving | 1 tot 2 weken |
Kernboekingsengine | Amadeus-integratie, zoeken naar vluchten en hotels, PNR-workflow, tariefcaching | 6 tot 8 weken |
Beleidsengine | Configuratie van reisbeleidsregels, filterlogica, implementatie van zachte en harde blokken | 3 tot 4 weken |
Identiteit en SSO | SSO-integratie met de bedrijfsidentiteitsprovider, HR-gegevenssynchronisatie voor werknemersprofielen | 2 tot 3 weken |
Goedkeuringsworkflow | Goedkeuringsengine op meerdere niveaus, e-mailmeldingen, escalatielogica | 3 tot 4 weken |
Leveranciersbeheer | Bedrijfstarieven laden, weergavelogica van voorkeursleverancier en onderhandelde tariefaanvraag | 2 tot 3 weken |
Onkostenintegratie | API-verbinding met onkostenplatform, push van boekingsgegevens, afstemmingslogica | 2 tot 3 weken |
Rapportagelaag | Dashboard reismanager, financiële rapporten, zorgplichtmodule, gegevensexport | 3 tot 4 weken |
Testen en kwaliteitscontrole | End-to-end testen van de boekingsstroom, validatie van beleidshandhaving en beveiligingsaudit | 2 tot 4 weken |
Proeflancering | Gecontroleerde uitrol naar een pilot-werknemersgroep voor validatie en feedback | 2 tot 4 weken |
Volledige implementatie | Bedrijfsbrede uitrol, communicatie met medewerkers, training en ondersteuning | 2 tot 4 weken |
Een volledigeB2E-reisportaal Met SSO, beleidsengine, goedkeuringsworkflows, onkostenintegratie en volledige rapportage duurt het doorgaans zeven tot twaalf maanden vanaf de start van het project tot de implementatie binnen het hele bedrijf, afhankelijk van de complexiteit van het reisbeleid van het bedrijf en het aantal vereiste systeemintegraties. Een eenvoudiger portaal met basisboekingen en basisbeleidshandhaving kan sneller worden geïmplementeerd.
De meeste bedrijven hebben een reisbeleidsdocument in eenvoudig Engels waarin wordt beschreven wat werknemers wel en niet mogen doen. Het vertalen van dat document naar een reeks ondubbelzinnige systeemregels die programmatisch kunnen worden afgedwongen, is moeilijker dan het klinkt. Beleidstaal als "werknemers moeten economy class boeken als dat redelijk is" kan niet rechtstreeks worden geïmplementeerd. Het moet worden gedefinieerd als specifieke regels: economy class vereist voor vluchten van minder dan vier uur, business class toegestaan voor vluchten van meer dan vier uur met goedkeuring op VP-niveau of hoger.
Neem het beleidsdocument door met zowel de reismanager als een juridische of nalevingsvertegenwoordiger voordat de ontwikkelingsfase begint. Elke dubbelzinnige regel heeft een specifieke, testbare definitie nodig voordat deze in de beleidsengine kan worden ingebouwd.
SSO-integratie met de identiteitsprovider van het bedrijf is zelden eenvoudig. Verschillende identiteitssystemen gebruiken verschillende protocollen, attribuutnamen en datastructuren. De HR-gegevenssynchronisatie waarmee werknemersprofielen worden gevuld, moet nieuwe aanwervingen, wijzigingen in de rang van werknemers, wijzigingen in de kostenplaats en vertrek in realtime of bijna realtime verwerken. Plan meer tijd voor identiteitsintegratie dan de eerste schattingen suggereren en betrek het IT-team van het bedrijf er vroeg bij.
Een B2E-portaal waar werknemers omheen willen werken, is een mislukt project, hoe technisch het ook klinkt. De adoptie wordt gedreven door twee factoren: het portaal moet sneller en eenvoudiger zijn dan de alternatieven, en het moet de overgrote meerderheid van de reizen dekken die werknemers daadwerkelijk moeten maken. Als het portaal alleen bepaalde routetypen omvat of meer stappen vereist dan boeken op een consumentenwebsite, zullen medewerkers het simpelweg niet gebruiken voor routinematige reizen.
Plan naast de technische lancering een communicatie- en trainingscampagne voor medewerkers. Korte e-mailgidsen, korte video-instructies van het boekingsproces en een eenvoudig hulpkanaal voor de eerste paar weken na de lancering dragen allemaal bij aan een hogere acceptatiegraad.
Grote bedrijven kunnen tientallen luchtvaart- en hotelovereenkomsten hebben, elk met specifieke voorwaarden, boekingsperioden en regels voor de beschikbaarheid van stoelen of kamers. Het laden en onderhouden van deze overeenkomsten in de Amadeus-omgeving, het controleren of ze correct van toepassing zijn in de portal en het up-to-date houden ervan wanneer overeenkomsten worden verlengd of opnieuw onderhandeld, is een voortdurende operationele verantwoordelijkheid en geen eenmalige installatietaak.
Zakelijk reismanagement heeft te lang vertrouwd op tools die niet zijn ontworpen voor de manier waarop bedrijven vandaag de dag daadwerkelijk opereren. EenB2E-reisportaal powered by Amadeus GDS brengt daar verandering in. Het geeft werknemers de selfservice-ervaring die ze verwachten, geeft reismanagers de beleidscontrole en zichtbaarheid die ze nodig hebben, geeft financiële teams de realtime uitgavengegevens die ze altijd al wilden hebben, en geeft het bedrijf lagere kosten per reis voor het hele reisprogramma.
De technologie om dit te bouwen bestaat vandaag de dag. De Amadeus API-suite is uitgebreid en ontwikkelaarsvriendelijk. De integratiepatronen voor SSO, onkostensystemen en HR-platforms zijn goed ingeburgerd. De beleidsmotorlogica voor zelfs de meest complexe zakenreisprogramma's kan worden geïmplementeerd in een goed ontworpen boekingsplatform.
Wat nodig is, is een ontwikkelingspartner die zowel het zakenreisdomein als de technische architectuur van moderne boekingssystemen begrijpt. Het goed krijgen van de beleidsengine, de goedkeuringsworkflow en de Amadeus-integratie vanaf het begin is wat een B2E-portal onderscheidt die echte adoptie en meetbare besparingen stimuleert, van een portal die ongebruikt blijft terwijl werknemers blijven boeken op consumentenplatforms.
Veelgestelde vragen
EenB2E-reisportaalstaat voor Business to Employee en is een boekingsplatform dat speciaal is gebouwd voor het eigen personeelsbestand van een bedrijf. Het verschilt op verschillende belangrijke punten van een generieke zakelijke boekingstool. Een B2E-portal integreert rechtstreeks met het HR-systeem en de identiteitsprovider van uw bedrijf, zodat elke gebruiker bekend is vanaf het moment dat hij of zij inlogt. Het past uw specifieke reisbeleidsregels automatisch toe op het niveau van de zoekresultaten, routeert boekingen via uw goedkeuringsketens en voert bevestigde boekingsgegevens in uw onkosten- en financiële systemen in. Generieke zakelijke boekingstools zijn vaak kant-en-klare producten met beperkte aanpassingen. Een speciaal gebouwde B2E-portal is ontworpen rond het exacte beleid, de workflows en systeemintegraties van uw bedrijf.
Kant-en-klare zakelijke reistools hebben beperkingen die zichtbaarder worden naarmate het reisprogramma van een bedrijf volwassener wordt. Het is mogelijk dat ze uw specifieke goedkeuringshiërarchie niet ondersteunen, uw onderhandelde bedrijfstarieven mogelijk niet correct laden en vaak niet diep kunnen integreren met de HR-, onkosten- en financiële systemen die u al gebruikt. Je eigen bouwenB2E-reisportaal geeft u volledige controle over de beleidsengine, de goedkeuringslogica, de leveranciersconfiguraties en de werknemerservaring. Voor bedrijven met hoge reisvolumes rechtvaardigen de kostenbesparingen als gevolg van betere beleidshandhaving en onderhandeld tariefgebruik doorgaans de bouwinvestering binnen 12 tot 18 maanden.
Amadeus is een wereldwijd distributiesysteem dat verbinding maakt met meer dan 400 luchtvaartmaatschappijen en een groot wereldwijd hotelnetwerk. Wanneer uw B2E-portal is geïntegreerd met Amadeus, retourneert elke zoekopdracht naar vluchten die uw medewerkers uitvoeren live beschikbaarheid en actuele prijzen uit deze wereldwijde inventaris. Bedrijfstariefcodes waarover met specifieke luchtvaartmaatschappijen is onderhandeld, worden in de Amadeus-omgeving geladen, zodat werknemers automatisch de onderhandelde tarieven van hun bedrijf naast de openbare tarieven zien. Dezelfde Amadeus-verbinding dekt, indien van toepassing, ook hotelinventaris tegen bedrijfsprogrammatarieven. U kunt de volledige Amadeus API-suite verkennen opAmadeus voor ontwikkelaars.
Ja. Een goed gebouwde reisbeleidsmotor binnen eenB2E-reisportaal ondersteunt regelconfiguratie op meerdere niveaus. U kunt verschillende toegestane reisklassen definiëren voor verschillende werknemersklassen, verschillende tarieflimieten toepassen per afdeling of reistype, verschillende vereisten voor vooraf boeken instellen voor binnenlandse en internationale reizen, en verschillende goedkeuringsketens configureren op basis van de kosten van de boeking of de anciënniteit van de reiziger. Wanneer een medewerker inlogt via SSO, leest de portal zijn rang, afdeling en kostenplaats uit het HR-systeem en past de relevante beleidsregels automatisch toe op zijn zoeksessie.
Een goed ontworpen B2E-portaal omvat een uitzonderingsproces dat buiten het beleid valt, in plaats van eenvoudigweg alle niet-conforme boekingen te blokkeren. Wanneer een werknemer een optie selecteert die buiten het beleid valt, vereist het portaal dat hij/zij een schriftelijke rechtvaardiging invoert waarin wordt uitgelegd waarom de uitzondering nodig is. Het boekingsverzoek wordt vervolgens doorgestuurd naar een senior goedkeurder in plaats van naar de standaardgoedkeuringsketen, waardoor een gedocumenteerd audittraject voor de uitzondering ontstaat. De goedkeurder kan met een opmerking goedkeuren of afwijzen en de medewerker wordt automatisch op de hoogte gesteld van de beslissing. Deze aanpak geeft het reisprogramma de flexibiliteit om met echte uitzonderingen om te gaan, zonder een eenvoudige oplossing te creëren voor routinematige beleidsschendingen.
De tijdlijn voor eenOntwikkeling van B2E-reisportals project hangt af van de complexiteit van uw reisbeleid, het aantal benodigde systeemintegraties en of u vanaf een schone lei begint of voortbouwt op een bestaand Flight Terminus-framework. Een portal voor kernboekingen, beleidshandhaving, SSO-integratie en basisrapportage kan doorgaans binnen vier tot zes maanden live zijn. Een completer systeem met goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus, integratie van onkostenplatforms, beheer van bedrijfstarieven, zorgplichtmodules en geavanceerde rapportage duurt zeven tot twaalf maanden. Een gefaseerde aanpak, waarbij de kernboeking- en beleidslagen eerst worden gelanceerd en extra functies worden toegevoegd in daaropvolgende releases, is voor de meeste organisaties het meest praktische pad.