APortale di viaggi B2E è una piattaforma di prenotazione online sviluppata da un'azienda per essere utilizzata esclusivamente dai suoi dipendenti. A differenza di un portale B2C che serve consumatori anonimi o di un portale B2B che serve agenti di viaggio, un portale B2E opera all'interno di un ambiente controllato in cui ogni utente è conosciuto, ogni prenotazione è legata a un centro di costo o codice progetto e ogni risultato di ricerca viene filtrato attraverso la travel policy dell'azienda prima di essere visualizzato.

Il portale in genere si collega a un sistema di distribuzione globale come Amadeus per l'inventario in tempo reale di voli e hotel, applica le tariffe aziendali negoziate dall'azienda e i fornitori preferiti, applica le restrizioni sulle classi di viaggio e sui limiti tariffari in base al grado del dipendente o al tipo di viaggio, indirizza le prenotazioni attraverso il flusso di lavoro di approvazione pertinente e invia itinerari confermati sia al dipendente che al relativo manager o travel manager.

UnPortale di viaggi B2E sostituisce le parti più impegnative della gestione dei viaggi aziendali:

• I dipendenti non hanno più bisogno di inviare un'e-mail al team di viaggio o chiamare un TMC per le prenotazioni standard
• I travel manager non controllano più manualmente se ogni prenotazione è conforme alla politica
• I team finanziari non ricostruiscono più i costi di viaggio da un mix di ricevute e thread di posta elettronica
• I team delle risorse umane e della conformità non gestiscono più le approvazioni dei viaggi attraverso sistemi separati
• Il reporting sulle spese di viaggio, sull'impronta di carbonio e sulle prestazioni dei fornitori avviene automaticamente

Il risultato è un sistema che offre ai dipendenti la velocità self-service che desiderano, offrendo allo stesso tempo all'azienda la visibilità, il controllo e la gestione dei costi di cui ha bisogno.

Le aziende che gestiscono i viaggi aziendali senza un portale dedicato pagano costantemente di più per viaggio, registrano tassi di prenotazione fuori policy più elevati e spendono di più nella gestione dei processi manuali rispetto alle aziende con unstrumento di prenotazione di voli aziendali. Ecco come si sviluppa tipicamente il caso di investimento.

Eliminazione delle prenotazioni fuori policy

Quando i dipendenti prenotano viaggi su piattaforme consumer o carte aziendali personali senza uno strumento centralizzato, le prenotazioni fuori policy sono difficili da prevenire e vengono scoperte solo a posteriori durante la revisione delle spese. Un portale B2E li previene nel momento della ricerca: nei risultati vengono visualizzate solo le opzioni conformi alle policy e qualsiasi eccezione richiede un'approvazione che crea una traccia di controllo.

Gli studi condotti sui programmi di viaggio aziendali mostrano costantemente che le prenotazioni fuori policy costano alle aziende dal 15 al 30% in più per viaggio rispetto alle prenotazioni conformi alla policy. Un portale che elimina le prenotazioni fuori policy ha un ritorno sull'investimento quantificabile fin dal primo giorno.

Accesso alle tariffe aziendali negoziate

Le grandi aziende negoziano tariffe preferenziali con compagnie aeree, catene alberghiere e società di autonoleggio. Senza uno strumento di prenotazione aziendale dedicato collegato al GDS Amadeus, i dipendenti non possono sempre accedere a queste tariffe e finiscono per prenotare a tariffe pubbliche. ASviluppo portale viaggi B2E progetto che carica e applica correttamente gli accordi tariffari aziendali offre a ogni dipendente l'accesso immediato ai migliori prezzi negoziati disponibili per ogni viaggio.

Riduzione della dipendenza da TMC e delle tariffe di servizio

Molte aziende utilizzano una società di gestione dei viaggi per gestire le prenotazioni dei dipendenti, pagando una commissione di servizio per transazione per ogni prenotazione effettuata da un agente TMC per loro conto. Un portale B2E self-service gestisce le prenotazioni standard punto a punto senza l'intervento di TMC, riducendo significativamente il volume delle transazioni che generano commissioni. Il rapporto TMC continua per itinerari complessi, prenotazioni di gruppo e supporto di emergenza, dove la competenza umana aggiunge davvero valore.

Visibilità in tempo reale sulle spese di viaggio

Un portale B2E collegato al GDS Amadeus e al sistema finanziario della tua azienda offre ai travel manager e ai CFO visibilità in tempo reale sulle spese di viaggio impegnate prima ancora che i viaggi avvengano. Quando una prenotazione viene confermata, il costo è immediatamente visibile nel livello di reporting, legato al relativo centro di costo, codice progetto o dipartimento. Ciò è fondamentalmente diverso dal quadro ritardato fornito dall'elaborazione delle note spese.

Obbligo di diligenza e sicurezza dei viaggiatori

Quando si verifica un incidente di sicurezza o un disastro naturale nel luogo in cui viaggiano i tuoi dipendenti, devi sapere immediatamente chi si trova lì e come raggiungerli. Un portale B2E che registra tutti gli itinerari di viaggio dei dipendenti offre ai team delle risorse umane e della sicurezza una visione in tempo reale delle posizioni dei viaggiatori che non è possibile quando i dipendenti prenotano attraverso diverse piattaforme di consumo.

L'infrastruttura di inventario e prezzi che alimenta il tuoPortale di viaggi B2E determina cosa possono prenotare i tuoi dipendenti e con quale precisione vengono applicate le tariffe aziendali. Amadeus è la scelta giusta per i viaggi aziendali per diversi motivi specifici.

Copertura aerea completa, comprese le classi tariffarie aziendali

Amadeus si collega a oltre 400 compagnie aeree e supporta l'intero spettro di tipologie di tariffe aziendali, comprese le tariffe aziendali negoziate, le tariffe governative, le tariffe consorziali e le tariffe pubblicate private. Quando il tuo programma di viaggio aziendale ha negoziato tariffe con vettori specifici, tali tariffe possono essere caricate nell'ambiente Amadeus e rese disponibili esclusivamente ai tuoi dipendenti attraverso il portale B2E, non al pubblico in generale.

Tariffe hotel aziendali e programmi Hotel Preferred

Amadeus fornisce l'accesso a un'ampia rete di contenuti alberghieri insieme all'inventario delle compagnie aeree, coprendo sia le tariffe alberghiere disponibili al pubblico che le tariffe dei programmi alberghieri aziendali. Il tuo portale B2E può visualizzare le proprietà alberghiere preferite nella parte superiore dei risultati di ricerca, applicare automaticamente le tariffe notturne negoziate e applicare le regole della politica alberghiera come i limiti massimi della tariffa notturna o le restrizioni sull'elenco degli hotel approvati.

Ricca suite API per flussi di lavoro di prenotazione aziendale

La suite API Amadeus copre ogni fase del ciclo di vita della prenotazione aziendale: ricerca dei voli, determinazione dei prezzi, mappatura dei posti, servizi accessori, creazione del PNR, gestione degli ordini e modifiche post-prenotazione. Le API sono progettate per l'integrazione in sistemi di terze parti, che è esattamente ciò cheSviluppo portale viaggi B2E il progetto richiede.

È possibile esplorare il catalogo API Amadeus completo all'indirizzoAmadeus per gli sviluppatori. Le API chiave per un'implementazione B2E includono:

Contenuto NDC per offerte dirette da compagnie aeree

Amadeus supporta lo standard IATA New Distribution Capability, offrendo al tuo portale B2E l'accesso a contenuti diretti alle compagnie aeree che vanno oltre ciò che forniscono i tradizionali canali GDS. Per i viaggiatori aziendali, ciò include pacchetti specifici della compagnia aerea, upgrade di posto e pacchetti accessori che possono rappresentare un valore migliore rispetto a mettere insieme le stesse opzioni attraverso acquisti accessori separati.

Affidabilità comprovata di livello aziendale

I programmi di viaggio aziendali non possono permettersi tempi di inattività durante i periodi di alta domanda. Amadeus elabora miliardi di transazioni di viaggio ogni anno attraverso la sua infrastruttura globale. L'affidabilità della piattaforma è dimostrata su scala aziendale, che è il requisito di base per uno strumento di prenotazione aziendale da cui dipendono i dipendenti per i viaggi d'affari urgenti.

UnPortale di viaggi B2E è più complesso di un portale di prenotazione standard perché sovrappone la logica aziendale aziendale all'integrazione GDS. Ecco come si riunisce l'architettura.

Identità del dipendente e livello di autenticazione

La prima cosa di cui un portale B2E ha bisogno è un modo affidabile per sapere chi è ciascun utente. Questa operazione viene in genere gestita tramite l'integrazione Single Sign-On con il provider di identità dell'azienda, ad esempio Azure Active Directory, Okta o Google Workspace. Quando un dipendente accede, il portale riconosce immediatamente il suo nome, grado del dipendente, centro di costo, dipartimento, manager e profilo di viaggio, tutti estratti dal sistema HR dell'azienda tramite la connessione SSO.

Questo livello di identità è ciò che abilita ogni altra funzionalità aziendale. Le regole politiche, il percorso di approvazione, la codifica dei centri di costo e la precompilazione del profilo del viaggiatore dipendono tutti dalla conoscenza esatta di chi sta prenotando.

Motore delle politiche di viaggio

Il motore delle politiche è il livello di intelligence che traduce il documento della politica di viaggio della tua azienda in regole che il sistema applica automaticamente. Funziona a livello dei risultati di ricerca, il che significa che le opzioni non conformi vengono filtrate o contrassegnate prima che il dipendente le veda.

A typical corporate policy engine handles:

• Restrizioni sulla classe di cabina in base alla durata del volo e al grado del dipendente
• Maximum fare caps by route and trip type
• Requisiti di prenotazione anticipata, ad esempio almeno sette o quattordici giorni prima della partenza
• Requisiti del vettore preferito per rotte o mercati specifici
• Hotel nightly rate caps by city
• Restrizioni approvate per l'elenco degli hotel per destinazioni specifiche
• Classificazione dello scopo del viaggio e regole applicabili a ciascuno scopo
• Livelli di autorizzazione alla prenotazione fuori policy e giustificazione richiesta

Il motore delle policy è configurabile dal tuo travel manager senza richiedere lavoro di sviluppo. Quando l'azienda aggiorna la propria travel policy, il travel manager aggiorna la configurazione nel portale, e le nuove regole si applicano immediatamente a tutte le ricerche future.

Amadeus GDS Integration Layer

Il livello di integrazione di Amadeus gestisce la connessione tecnica al GDS: autenticazione, gestione delle sessioni, chiamate API per la ricerca e la prenotazione, elaborazione delle risposte e gestione degli errori. In un contesto aziendale, questo livello gestisce anche il caricamento e l'applicazione dei codici tariffari aziendali, in modo che le ricerche restituiscano automaticamente le tariffe negoziate laddove esistono insieme alle tariffe pubbliche per il confronto.

Il livello di integrazione è costruito come un servizio condiviso chiamato dal motore di prenotazione, anziché incorporare la logica API Amadeus direttamente nel flusso di lavoro di prenotazione. Ciò semplifica l'aggiornamento quando Amadeus rilascia nuove versioni API e semplifica l'aggiunta di contenuti per hotel o noleggio auto tramite moduli API separati.

Approval Workflow Engine

I viaggi aziendali spesso richiedono l'approvazione prima che la prenotazione venga confermata. Il motore del flusso di lavoro di approvazione gestisce questo processo, instradando le richieste di prenotazione all'approvatore corretto in base alle regole configurate. Common approval routing logic includes:

• Tutte le prenotazioni superiori a un determinato costo richiedono l'approvazione del gestore
• I viaggi internazionali richiedono l'approvazione del capo dipartimento
• Le prenotazioni fuori policy richiedono l'approvazione del travel manager e una giustificazione scritta
• Le prenotazioni entro un determinato periodo di anticipo o al di sotto di una soglia di costo vengono approvate automaticamente

Il motore del flusso di lavoro invia richieste di approvazione tramite e-mail all'approvatore pertinente, tiene traccia dei tempi di risposta, passa a un approvatore secondario se quello primario non risponde entro un intervallo di tempo configurato e avvisa il dipendente di ogni modifica di stato. Una volta approvata, la prenotazione viene confermata automaticamente tramite l'API Amadeus senza che il dipendente debba intraprendere alcuna ulteriore azione.

Gestione del profilo del viaggiatore

Ogni dipendente che utilizza il portale B2E ha un profilo viaggiatore che memorizza le informazioni personali della prenotazione: dettagli del passaporto, numeri dei frequent flyer, preferenze dei pasti, preferenze dei posti e informazioni di contatto. Questo profilo viene precompilato dal sistema HR durante l'onboarding e aggiornato dal dipendente man mano che i suoi dettagli cambiano.

Quando un dipendente avvia una prenotazione, il portale precompila tutti i campi richiesti dal suo profilo memorizzato. Per un viaggio domestico standard, il dipendente potrebbe dover inserire solo la destinazione e le date, mentre tutto il resto verrà gestito automaticamente. Ciò riduce drasticamente il tempo necessario per completare una prenotazione e la probabilità di errori di inserimento dei dati.

Gestione tariffe aziendali e contratti con i fornitori

Il portale necessita di un modo per gestire gli accordi tariffari negoziati dall'azienda con compagnie aeree, hotel e società di autonoleggio. Ciò include il caricamento dei codici tariffari aziendali per ciascun contratto con il vettore, la configurazione delle classifiche dei fornitori preferiti per la visualizzazione dei risultati di ricerca, l'impostazione della logica di sostituzione per quando le tariffe negoziate dovrebbero essere preferite rispetto alle tariffe pubbliche più basse e la gestione delle date di scadenza per i contratti che devono essere rinnovati.

Livello di reporting e analisi

Ogni prenotazione che passa attraverso il portale B2E genera dati che il livello di reporting acquisisce e mette a disposizione di travel manager, team finanziari e dirigenti. Le dimensioni chiave del reporting includono la spesa per centro di costo, dipartimento e dipendente; tassi di conformità alle politiche e tipi di prenotazione fuori politica più comuni; utilizzo preferenziale dei fornitori rispetto agli obiettivi contrattuali; andamento dei tempi di prenotazione anticipata; e suddivisione dello scopo del viaggio per categoria di budget.

Questo livello di reporting può connettersi agli strumenti di business intelligence esistenti dell'azienda o alla piattaforma finanziaria tramite API o esportazione di dati, in modo che i dati di viaggio si trovino accanto ad altri dati operativi anziché in un silo separato.

Integrazione del sistema di spesa

Per le aziende che utilizzano una piattaforma di gestione delle spese come Concur, Expensify o Certify, il portale B2E può inserire i dati delle prenotazioni confermate direttamente nella nota spese del dipendente. Ciò elimina l'inserimento manuale delle ricevute per le prenotazioni di viaggio e garantisce che i dati della nota spese corrispondano ai dati della prenotazione, semplificando la riconciliazione per il team finanziario.

Il flusso di prenotazione in un portale B2E deve essere sufficientemente efficiente da indurre i dipendenti a scegliere di utilizzarlo anziché prenotare altrove. Ecco come funziona un flusso di prenotazione aziendale ben progettato.

Una prenotazione nazionale standard per un dipendente con un profilo viaggiatore memorizzato può essere completata in meno di quattro minuti dal login alla conferma. Questa velocità è ciò che guida l’adozione. Se il portale è più lento della prenotazione su un sito web per consumatori, i dipendenti prenoteranno sul sito web per consumatori.

La qualità diapplicazione della politica di viaggio nel portale di prenotazione è ciò che determina se l’investimento B2E garantisce il risparmio sui costi promesso. L’applicazione di policy mal progettate crea soluzioni alternative. Un'applicazione ben progettata crea conformità senza frustrazione.

Mostra la politica, non solo la restrizione

Quando un dipendente cerca una tariffa di classe business su una tratta a corto raggio e il portale restituisce solo opzioni economiche, il sistema dovrebbe spiegare chiaramente il motivo. Mostrare al dipendente la regola politica pertinente, ad esempio "La classe Business è disponibile per voli superiori a sei ore in base alla tua politica di viaggio", crea comprensione piuttosto che confusione. I dipendenti che comprendono la politica sono più propensi ad accettare la restrizione rispetto ai dipendenti che si sentono bloccati senza spiegazioni.

Prenotazione fuori policy come eccezione, non come soluzione alternativa

A volte un dipendente ha davvero bisogno di prenotare al di fuori della politica. Forse l'unico posto disponibile su un volo necessario è in una classe superiore, oppure una conferenza richiede un hotel specifico che sia al di sopra del limite tariffario notturno. Un portale B2E ben progettato fornisce un processo di eccezione strutturato: il dipendente seleziona l'opzione fuori policy, inserisce la giustificazione richiesta e la prenotazione viene instradata a un approvatore senior anziché alla catena di approvazione standard.

Questo processo di eccezione crea una traccia di controllo per ogni prenotazione non conforme alla policy e fornisce al travel manager i dati su quali regole della policy stanno generando il maggior numero di eccezioni, il che potrebbe indicare che la policy necessita di aggiornamento piuttosto che che i dipendenti non sono conformi.

Blocco morbido vs blocco duro

Esistono due approcci per applicare le regole della politica in un portale di prenotazione. Il blocco rigido significa che l'opzione è completamente nascosta al dipendente e non può essere selezionata affatto. Il blocco soft significa che l'opzione è visibile ma contrassegnata come fuori policy, con un avviso che spiega il problema e offre accanto ad essa un'alternativa conforme.

Il blocco rigido funziona bene per chiare violazioni delle politiche che non hanno casi di eccezione legittimi, come le prenotazioni di prima classe su una società che consente solo economy e business. Il soft blocking funziona meglio per le regole che prevedono eccezioni legittime, come i limiti tariffari sulle rotte in cui i viaggi d’affari oscillano effettivamente. Una combinazione di entrambi gli approcci, configurati per tipo di regola, offre il miglior equilibrio tra conformità e usabilità.

Controllo delle policy in tempo reale o basato su regole

I motori delle policy di base controllano le regole rispetto alle soglie fisse configurate in anticipo. Motori più sofisticati possono applicare controlli in tempo reale, ad esempio verificare se una tariffa fuori policy sia effettivamente l’opzione più bassa disponibile sulla rotta prima di segnalarla. Se la tariffa più economica disponibile in un dato giorno supera il limite normale a causa di una domanda insolita, il sistema può riconoscerlo e applicare un'eccezione contestuale anziché generare una violazione della policy per una prenotazione che il dipendente non avrebbe potuto evitare.

Flussi di lavoro di approvazione multilivello

Un’unica catena di approvazione non funziona per tutte le aziende. Una startup con 50 dipendenti potrebbe aver bisogno solo dell’approvazione del manager per viaggi superiori a un certo costo. Una società con 10.000 dipendenti in più divisioni potrebbe aver bisogno dell'approvazione del responsabile del centro di costo per i viaggi standard, dell'approvazione del capo dipartimento per i viaggi internazionali e dell'approvazione del CFO per le prenotazioni superiori a una determinata soglia. Il motore del flusso di lavoro di approvazione deve supportare tutte queste configurazioni senza richiedere lo sviluppo personalizzato per ciascuna variante.

Logica di visualizzazione del fornitore preferito

Quando la tua azienda ha un programma di hotel preferito con Marriott o un accordo di compagnia aerea preferita con un vettore specifico, tali fornitori dovrebbero apparire in primo piano nei risultati di ricerca anche quando non sono l'opzione più economica. La logica di visualizzazione dovrebbe spiegare al dipendente perché viene evidenziato un fornitore preferito, rafforzando le relazioni con i fornitori dell'azienda anziché apparire arbitraria.

Monitoraggio integrato dei viaggiatori

Un modulo duty of care all'interno del portale B2E dovrebbe fornire al travel manager una visione in tempo reale di dove viaggiano i dipendenti in qualsiasi momento, con informazioni di contatto e dettagli dell'itinerario. In caso di incidente di sicurezza, disastro naturale o interruzione del viaggio, il travel manager dovrebbe essere in grado di identificare i dipendenti interessati, contattarli tramite il portale e avviare flussi di lavoro di nuova prenotazione o assistenza di emergenza dallo stesso sistema.

Monitoraggio dell'impronta di carbonio

I programmi di sostenibilità aziendale richiedono sempre più dati sull’impatto delle emissioni di carbonio dei viaggi d’affari. Un portale B2E che calcola e registra l'impronta di carbonio di ogni prenotazione, legata al relativo centro di costo e allo scopo del viaggio, fornisce al team di sostenibilità i dati necessari per il reporting e per stabilire obiettivi di riduzione dei viaggi a livello di dipartimento.

Accesso mobile

I viaggiatori d'affari sono mobili. Il portale deve funzionare sia su un telefono che su un desktop, coprendo non solo la prenotazione iniziale ma anche il recupero dell'itinerario, le modifiche alla prenotazione e la comunicazione con il team di viaggio quando qualcosa va storto durante un viaggio. Un'interfaccia web reattiva è il minimo; un'app mobile dedicata con accesso offline agli itinerari e funzionalità di contatto di emergenza è la soluzione più completa per i viaggiatori abituali.

Dashboard di reporting per travel manager e finanza

I travel manager necessitano di una dashboard in tempo reale che mostri le prenotazioni attuali, i viaggi imminenti, le approvazioni in sospeso e le tendenze fuori policy. I team finanziari necessitano di report di spesa consolidati per centro di costo, fornitore e tipo di viaggio che possano essere esportati e riconciliati con la contabilità generale. La leadership senior necessita di riepiloghi di spesa di alto livello per divisione e di confronti con le allocazioni del budget per i viaggi. Ognuna di queste visualizzazioni deve essere disponibile senza richieste di report personalizzati.

Capire doveSviluppo portale viaggi B2E si adatta rispetto ad altri tipi di portali ti aiuta a prendere le giuste decisioni sull'architettura fin dall'inizio.

La stessa integrazione Amadeus sottostante può alimentare tutti e tre i tipi di portale da un servizio di inventario condiviso, il che rappresenta un vantaggio significativo in termini di efficienza per le aziende di tecnologia di viaggio che costruiscono su più linee di prodotti.

Per costruire un portale di viaggi aziendali B2E non è necessario costruire ogni componente da zero. Flight Terminus fornisce gli strati tecnologici fondamentali su cui si basa un portale B2E, con ogni componente già collaudato negli ambienti di prenotazione di viaggi di produzione.

IlPortale di prenotazione voli B2E di Flight Terminus è una piattaforma di prenotazione di viaggi aziendali appositamente creata che combina l'inventario Amadeus GDS con l'applicazione delle policy di viaggio, i flussi di lavoro di approvazione, la gestione dei profili dei viaggiatori e il reporting dei centri di costo in un unico sistema integrato. È progettato per essere distribuito ad aziende di qualsiasi dimensione e configurato per soddisfare i requisiti politici specifici di ciascuna azienda.

Per le aziende di tecnologia di viaggio che offrono prodotti di prenotazione sia aziendali che consumer, il portale B2E condivide il nucleo di integrazione Amadeus conPortale di prenotazione voli B2C. Entrambi i portali interrogano lo stesso inventario Amadeus in tempo reale attraverso lo stesso livello di integrazione, ma ciascuno applica la propria logica di prezzo, regole di visualizzazione e flusso di lavoro aziendale.

Le aziende che offrono servizi di viaggio gestiti ai propri clienti aziendali insieme a strumenti self-service possono collegare il portale B2E alsoluzione personalizzata per la prenotazione di voli B2B. Ciò consente a una TMC o un'agenzia di viaggi aziendale di gestire itinerari complessi, prenotazioni di gruppo e gestione delle eccezioni attraverso l'interfaccia dell'agente B2B mentre le prenotazioni di routine dei dipendenti vengono gestite attraverso il portale B2E self-service.

Per i programmi di viaggio aziendali che richiedono l'accesso a contenuti LCC, tariffe charter o offerte NDC dirette dalle compagnie aeree insieme all'inventario GDS,Soluzione di integrazione API di volo AQC aggiunge un livello di aggregazione delle tariffe competitive che il portale B2E può interrogare insieme al GDS Amadeus. I dipendenti vedono il miglior prezzo disponibile su tutte le fonti connesse, con le tariffe aziendali applicate dove esistono.

IlIntegrazione Amadeus GDS il modulo gestisce la connessione tecnica Amadeus per tutti i prodotti Flight Terminus, gestendo l'autenticazione API, il ciclo di vita del token, la normalizzazione della risposta e la gestione degli errori. Il portale B2E chiama questo livello di integrazione condivisa anziché gestire la propria connessione diretta Amadeus, il che semplifica la creazione B2E e garantisce un comportamento coerente su tutti i canali di prenotazione.

Imprese medio-grandi con elevati volumi di viaggi

Le aziende con 500 o più dipendenti che viaggiano regolarmente generano un volume di prenotazioni sufficiente a giustificare unstrumento di prenotazione di voli aziendali. Su questa scala, i risparmi sui costi derivanti dall'applicazione delle policy, dall'utilizzo delle tariffe negoziate e dalla riduzione dei costi di servizio TMC in genere sono più che sufficienti a coprire i costi di sviluppo e manutenzione del portale entro 12-18 mesi.

Aziende con più sedi e mercati

Le organizzazioni che operano in più paesi hanno programmi di viaggio complessi che variano in base al mercato: regole politiche diverse per regioni diverse, requisiti di prenotazione multivaluta, diversi fornitori preferiti in ogni area geografica ed esigenze di reporting tra più entità. Un portale B2E centralizzato con configurazioni politiche specifiche del mercato gestisce questa complessità in modo molto più pulito rispetto a un insieme di processi e strumenti specifici per paese.

Aziende di servizi professionali con viaggi basati su progetti

Società di consulenza, studi legali e altre società di servizi professionali necessitano di viaggi codificati in base a progetti specifici del cliente o numeri importanti. Un portale B2E con gestione del codice di progetto e monitoraggio della spesa per progetto è molto più utile per queste aziende rispetto a uno strumento di prenotazione aziendale generico che acquisisce solo i dati del centro di costo. I costi di viaggio possono essere fatturati in modo accurato ai clienti perché i dati di prenotazione sono collegati alla questione giusta dal momento in cui viene effettuata la prenotazione.

Aziende tecnologiche che creano strumenti interni

Le aziende tecnologiche spesso preferiscono creare e possedere i propri strumenti interni piuttosto che acquistare software di terze parti. Una consuetudineSviluppo portale viaggi B2E Il progetto offre a queste aziende il controllo completo sull'esperienza dei dipendenti, sulla profondità di integrazione con i loro sistemi HR e finanziari e sulla logica politica che governa il loro programma di viaggio. Per le aziende con forti team di ingegneri, costruire internamente un portale B2E è un'opzione realistica.

Società di gestione dei viaggi che offrono servizi self-service gestiti

Le TMC subiscono sempre più la pressione dei clienti aziendali che desiderano la comodità del self-service per le prenotazioni di routine senza pagare commissioni per transazione. Una TMC in grado di offrire un brandsistema di prenotazione viaggi self-service per i dipendenti accanto all'offerta di servizi gestiti ha un prodotto più completo. Il portale gestisce le prenotazioni di routine, mentre il team TMC si concentra su itinerari complessi, supporto di emergenza e gestione del programma, ed è qui che la loro esperienza guadagna davvero il compenso del servizio.

ASviluppo portale viaggi B2E Il progetto ha più punti di contatto di integrazione rispetto a un portale di prenotazione standard perché deve connettersi al sistema HR, al fornitore di identità, alla piattaforma di spesa e al sistema finanziario dell'azienda insieme ad Amadeus GDS. Pianificare correttamente queste integrazioni fin dall'inizio previene i ritardi di implementazione più comuni.

UnPortale di viaggi B2E con SSO, motore di policy, flussi di lavoro di approvazione, integrazione delle spese e reporting completo, in genere occorrono dai sette ai dodici mesi dall'inizio del progetto all'implementazione a livello aziendale, a seconda della complessità della travel policy aziendale e del numero di integrazioni di sistema richieste. Un portale più semplice che copre le prenotazioni principali e l'applicazione delle policy di base può essere implementato più rapidamente.

Tradurre i documenti della Travel Policy in regole di sistema

La maggior parte delle aziende dispone di un documento relativo alla politica di viaggio scritto in un inglese semplice che descrive ciò che i dipendenti dovrebbero e non dovrebbero fare. Tradurre quel documento in un insieme di regole di sistema inequivocabili che possono essere applicate a livello di programmazione è più difficile di quanto sembri. Il linguaggio politico come "i dipendenti dovrebbero prenotare la classe economica ove ragionevole" non può essere implementato direttamente. È necessario definire regole specifiche: classe economica richiesta per voli inferiori a quattro ore, classe business consentita per voli superiori a quattro ore con approvazione di livello VP o superiore.

Elaborare il documento politico sia con il travel manager che con un rappresentante legale o di conformità prima che inizi la fase di sviluppo. Ogni regola ambigua necessita di una definizione specifica e verificabile prima di poter essere incorporata nel motore delle politiche.

Complessità dell'integrazione SSO

L'integrazione SSO con il provider di identità dell'azienda è raramente semplice. Diversi sistemi di identità utilizzano protocolli, nomi di attributi e strutture dati diversi. La sincronizzazione dei dati HR che popola i profili dei dipendenti deve gestire le nuove assunzioni, i cambiamenti di livello dei dipendenti, i cambiamenti dei centri di costo e le partenze in tempo reale o quasi. Pianificare più tempo per l'integrazione delle identità rispetto a quanto suggeriscono le stime iniziali e coinvolgere tempestivamente il team IT dell'azienda.

Adozione da parte dei dipendenti

Un portale B2E su cui i dipendenti scelgono di aggirare è un progetto fallito, indipendentemente da quanto sia tecnicamente valido. L’adozione è guidata da due fattori: il portale deve essere più veloce e più semplice delle alternative e deve coprire la stragrande maggioranza dei viaggi che i dipendenti effettivamente devono effettuare. Se il portale copre solo determinati tipi di percorso o richiede più passaggi rispetto alla prenotazione su un sito Web di consumo, i dipendenti semplicemente non lo utilizzeranno per i viaggi di routine.

Pianificare una campagna di comunicazione e formazione dei dipendenti insieme al lancio tecnico. Brevi guide via e-mail, brevi video tutorial del flusso di prenotazione e un semplice canale di aiuto per le prime settimane dopo il lancio contribuiscono a tassi di adozione più elevati.

Gestione di più contratti tariffari aziendali

Le grandi aziende possono avere decine di accordi con compagnie aeree e hotel, ciascuno con condizioni specifiche, finestre di prenotazione e regole sulla disponibilità del posto o della camera. Caricare e mantenere questi accordi nell'ambiente Amadeus, verificare che si applichino correttamente nel portale e mantenerli aggiornati quando gli accordi vengono rinnovati o rinegoziati è una responsabilità operativa continua, non un'attività di configurazione una tantum.

La gestione dei viaggi aziendali si è affidata per troppo tempo a strumenti che non erano progettati per il modo in cui le aziende effettivamente operano oggi. APortale di viaggi B2E powered by Amadeus GDS cambia la situazione. Offre ai dipendenti l'esperienza self-service che si aspettano, ai travel manager il controllo delle policy e la visibilità di cui hanno bisogno, ai team finanziari i dati di spesa in tempo reale che hanno sempre desiderato e all'azienda un costo per viaggio inferiore nell'intero programma di viaggio.

La tecnologia per costruirlo esiste oggi. La suite API Amadeus è completa e intuitiva per gli sviluppatori. I modelli di integrazione per SSO, sistemi di spesa e piattaforme HR sono ben consolidati. La logica del motore politico anche per i programmi di viaggio aziendali più complessi può essere implementata in una piattaforma di prenotazione adeguatamente progettata.

Ciò che serve è un partner di sviluppo che comprenda sia il settore dei viaggi aziendali che l'architettura tecnica dei moderni sistemi di prenotazione. Ottenere il giusto motore di policy, il giusto flusso di lavoro di approvazione e l'integrazione di Amadeus fin dall'inizio è ciò che distingue un portale B2E che promuove un'adozione reale e risparmi misurabili da uno che rimane inutilizzato mentre i dipendenti continuano a prenotare su piattaforme consumer.