Un portail B2E, qui signifie Business-to-Employee, est une plateforme de réservation d'entreprise conçue spécifiquement pour le personnel d'une entreprise.
UnPortail de voyage B2E est une plateforme de réservation en ligne déployée par une entreprise à l'usage exclusif de ses salariés. Contrairement à un portail B2C destiné aux consommateurs anonymes ou à un portail B2B destiné aux agents de voyages, un portail B2E fonctionne dans un environnement contrôlé où chaque utilisateur est connu, chaque réservation est liée à un centre de coûts ou à un code de projet et chaque résultat de recherche est filtré via la politique de voyage de l'entreprise avant d'être affiché.
Le portail se connecte généralement à un système de distribution mondial comme Amadeus pour l'inventaire des vols et des hôtels en direct, applique les tarifs d'entreprise négociés par l'entreprise et les fournisseurs privilégiés, applique les restrictions de classe de voyage et de plafond tarifaire par grade d'employé ou type de voyage, achemine les réservations via le flux de travail d'approbation approprié et envoie les itinéraires confirmés à la fois à l'employé et au responsable ou au responsable des voyages concerné.
UnPortail de voyage B2E remplace les éléments les plus problématiques de la gestion des voyages d'affaires :
Le résultat est un système qui offre aux employés la vitesse de libre-service qu'ils souhaitent tout en donnant à l'entreprise la visibilité, le contrôle et la gestion des coûts dont elle a besoin.
Les entreprises qui gèrent les voyages d'affaires sans portail dédié paient systématiquement plus par voyage, constatent des taux de réservation hors politique plus élevés et dépensent plus en gestion manuelle des processus que les entreprises disposant d'unoutil de réservation de vols d'entreprise. Voici comment se déroule généralement le dossier d’investissement.
Lorsque les employés réservent des voyages sur des plateformes grand public ou des cartes d'entreprise personnelles sans outil centralisé, les réservations non conformes aux politiques sont difficiles à empêcher et ne sont découvertes qu'après coup, lors de l'examen des dépenses. Un portail B2E les empêche au moment de la recherche : seules les options conformes à la politique apparaissent dans les résultats, et toute exception nécessite une approbation qui crée une piste d'audit.
Les études portant sur les programmes de voyages d'affaires montrent systématiquement que les réservations hors politique coûtent aux entreprises 15 à 30 % de plus par voyage que les réservations conformes à la politique. Un portail qui élimine les réservations hors politique offre un retour sur investissement quantifiable dès le premier jour.
Les grandes entreprises négocient des tarifs préférentiels avec les compagnies aériennes, les chaînes hôtelières et les sociétés de location de voitures. Sans un outil de réservation d'entreprise dédié connecté au GDS Amadeus, les employés ne peuvent pas toujours accéder à ces tarifs et finissent par réserver aux tarifs publics. UnDéveloppement d'un portail de voyage B2E Un projet qui charge et applique correctement les accords tarifaires d'entreprise donne à chaque employé un accès immédiat aux meilleurs tarifs négociés disponibles pour chaque voyage.
De nombreuses entreprises font appel à une société de gestion de voyages pour gérer les réservations des employés, en payant des frais de service par transaction pour chaque réservation effectuée par un agent TMC en leur nom. Un portail B2E en libre-service gère les réservations point à point standard sans intervention de TMC, réduisant ainsi considérablement le volume des transactions génératrices de frais. La relation TMC se poursuit pour les itinéraires complexes, les réservations de groupes et l'assistance d'urgence, où l'expertise humaine apporte une véritable valeur ajoutée.
Un portail B2E connecté au GDS Amadeus et au système financier de votre entreprise offre aux gestionnaires de voyages et aux directeurs financiers une visibilité en temps réel sur les dépenses de voyage engagées avant même que les voyages n'aient lieu. Lorsqu'une réservation est confirmée, le coût est immédiatement visible dans la couche de reporting, lié au centre de coûts, au code de projet ou au service concerné. Ceci est fondamentalement différent de l’image différée que donne le traitement des notes de frais.
Lorsqu’un incident de sécurité ou une catastrophe naturelle survient dans un lieu où voyagent vos employés, vous devez savoir immédiatement qui se trouve sur place et comment les joindre. Un portail B2E qui enregistre tous les itinéraires de voyage des employés donne à vos équipes RH et de sécurité une vue en temps réel de la localisation des voyageurs, ce qui n'est pas possible lorsque les employés réservent via des plateformes grand public disparates.
L'infrastructure d'inventaire et de tarification qui alimente votrePortail de voyage B2E détermine ce que vos employés peuvent réserver et avec quelle précision les tarifs d'entreprise sont appliqués. Amadeus est le bon choix pour les voyages d'affaires pour plusieurs raisons spécifiques.
Amadeus se connecte à plus de 400 compagnies aériennes et prend en charge toute la gamme des types de tarifs d'entreprise, y compris les tarifs d'entreprise négociés, les tarifs gouvernementaux, les tarifs de consortium et les tarifs privés publiés. Lorsque votre programme de voyages d'affaires a négocié des tarifs avec des transporteurs spécifiques, ces tarifs peuvent être chargés dans l'environnement Amadeus et mis à la disposition exclusivement de vos employés via le portail B2E, et non du grand public.
Amadeus donne accès à un vaste réseau de contenu hôtelier parallèlement à son inventaire de compagnies aériennes, couvrant à la fois les tarifs hôteliers accessibles au public et les tarifs des programmes hôteliers d'entreprise. Votre portail B2E peut afficher les propriétés hôtelières préférées en haut des résultats de recherche, appliquer automatiquement les tarifs par nuit négociés et appliquer les règles de politique hôtelière telles que les plafonds maximaux des tarifs par nuit ou les restrictions approuvées sur la liste d'hôtels.
La suite API Amadeus couvre chaque étape du cycle de vie des réservations d'entreprise : recherche de vols, tarification, plans de cabine, services auxiliaires, création de PNR, gestion des commandes et modifications post-réservation. Les API sont conçues pour être intégrées à des systèmes tiers, ce qui correspond exactement à ce qu'est unDéveloppement d'un portail de voyage B2E le projet nécessite.
Vous pouvez explorer le catalogue complet des API Amadeus surAmadeus pour les développeurs. Les API clés pour une implémentation B2E incluent :
API Amadeus | Cas d'utilisation en entreprise |
Recherche d'offres de vols | Recherche de vols en temps réel filtrée par politique d'entreprise et accords avec les transporteurs préférés |
Prix des offres de vols | Confirmation du prix avant la réservation, garantissant que le tarif est toujours valable au tarif entreprise |
Vol Créer des commandes | La création du PNR est liée au profil du salarié et au compte de facturation de l'entreprise |
Gestion des commandes de vols | Modifications, annulations et récupération d'itinéraire pour les réservations actives des employés |
Recherche et offres d'hôtels | Recherche de disponibilité d'hôtel avec tarifs du programme d'entreprise appliqués automatiquement |
Plans des sièges | Sélection de sièges dans les classes et types de sièges autorisés par la politique |
Tarifs d'entreprise | Accès aux tarifs négociés chargés sous l'identifiant d'entreprise de l'entreprise dans Amadeus |
Recherche de code de compagnie aérienne | Afficher clairement les noms des compagnies aériennes dans les résultats de recherche et les documents d'itinéraire |
Amadeus prend en charge la norme IATA New Distribution Capability, donnant à votre portail B2E un accès au contenu direct des compagnies aériennes qui va au-delà de ce que proposent les canaux GDS traditionnels. Pour les voyageurs d'affaires, cela comprend des forfaits spécifiques aux compagnies aériennes, des surclassements de siège et des forfaits auxiliaires qui peuvent représenter un meilleur rapport qualité-prix que de regrouper les mêmes options via des achats auxiliaires distincts.
Les programmes de voyages d'affaires ne peuvent pas se permettre de temps d'arrêt pendant les périodes de forte demande. Amadeus traite des milliards de transactions de voyage chaque année à travers son infrastructure mondiale. La fiabilité de la plateforme a fait ses preuves à l'échelle de l'entreprise, ce qui constitue l'exigence de base pour un outil de réservation d'entreprise dont dépendent les employés pour leurs voyages d'affaires urgents.
Un produit prêt pour la productionPortail de voyage B2E est plus complexe qu'un portail de réservation standard car il superpose la logique métier de l'entreprise à l'intégration GDS. Voici comment l’architecture s’assemble.
La première chose dont un portail B2E a besoin est un moyen fiable de savoir qui est chaque utilisateur. Ceci est généralement géré via l'intégration de l'authentification unique avec le fournisseur d'identité de l'entreprise, tel qu'Azure Active Directory, Okta ou Google Workspace. Lorsqu'un employé se connecte, le portail connaît immédiatement son nom, son grade, son centre de coûts, son service, son responsable et son profil de voyage, le tout extrait du système RH de l'entreprise via la connexion SSO.
Cette couche d’identité est ce qui active toutes les autres fonctionnalités de l’entreprise. Les règles politiques, l'acheminement des approbations, le codage des centres de coûts et la pré-remplissage du profil des voyageurs dépendent tous de la connaissance exacte de qui réserve.
Le moteur de politique est la couche d'intelligence qui traduit le document de politique de voyage de votre entreprise en règles que le système applique automatiquement. Il fonctionne au niveau des résultats de recherche, ce qui signifie que les options non conformes sont filtrées ou signalées avant que l'employé ne les voie.
Un moteur de stratégie d'entreprise typique gère :
Le moteur de politique est configurable par votre travel manager sans nécessiter de travail de développement. Lorsque l'entreprise met à jour sa politique de voyages, le travel manager met à jour la configuration dans le portail et les nouvelles règles s'appliquent immédiatement à toutes les recherches futures.
La couche d'intégration d'Amadeus gère la connexion technique au GDS : authentification, gestion des sessions, appels API pour la recherche et la réservation, traitement des réponses et gestion des erreurs. Dans un contexte d'entreprise, cette couche gère également le chargement et l'application des codes tarifaires d'entreprise, de sorte que les recherches renvoient automatiquement les tarifs négociés là où ils existent aux côtés des tarifs publics à des fins de comparaison.
La couche d'intégration est construite comme un service partagé appelé par le moteur de réservation, plutôt que d'intégrer la logique de l'API Amadeus directement dans le flux de réservation. Cela facilite la mise à jour lorsqu'Amadeus publie de nouvelles versions d'API et facilite l'ajout de contenu d'hôtel ou de location de voiture via des modules API séparés.
Les voyages d'affaires nécessitent souvent une approbation avant qu'une réservation soit confirmée. Le moteur de workflow d'approbation gère ce processus, en acheminant les demandes de réservation vers l'approbateur approprié en fonction des règles que vous configurez. La logique courante de routage des approbations comprend :
Le moteur de workflow envoie les demandes d'approbation par e-mail à l'approbateur concerné, suit les temps de réponse, les transmet à un approbateur secondaire si l'approbateur principal ne répond pas dans un intervalle de temps configuré et informe l'employé de chaque changement de statut. Une fois approuvée, la réservation est automatiquement confirmée via l'API Amadeus sans que l'employé n'ait besoin de prendre d'autres mesures.
Chaque employé qui utilise le portail B2E dispose d'un profil de voyageur qui stocke ses informations de réservation personnelles : détails du passeport, numéros de fidélisation, préférences de repas, préférences de siège et informations de contact. Ce profil est pré-rempli à partir du système RH lors de l'intégration et mis à jour par l'employé au fur et à mesure que ses coordonnées changent.
Lorsqu'un employé lance une réservation, le portail pré-remplit tous les champs obligatoires de son profil stocké. Pour un voyage intérieur standard, l’employé devra peut-être saisir uniquement la destination et les dates, tout le reste étant géré automatiquement. Cela réduit considérablement le temps nécessaire pour effectuer une réservation et la probabilité d'erreurs de saisie de données.
Le portail a besoin d'un moyen de gérer les accords tarifaires négociés par l'entreprise avec les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures. Cela comprend le chargement des codes tarifaires d'entreprise pour chaque accord de transporteur, la configuration du classement des fournisseurs préférés pour l'affichage des résultats de recherche, la définition de la logique de remplacement pour le moment où les tarifs négociés doivent être préférés aux tarifs publics inférieurs et la gestion des dates d'expiration des accords qui doivent être renouvelés.
Chaque réservation transitant via le portail B2E génère des données que la couche de reporting capture et met à la disposition des gestionnaires de voyages, des équipes financières et des dirigeants. Les principales dimensions du reporting incluent les dépenses par centre de coûts, département et employé ; les taux de conformité à la politique et les types de réservations hors politique les plus courants ; utilisation privilégiée des fournisseurs par rapport aux objectifs contractuels ; les tendances en matière de délais de réservation à l'avance ; et répartition des motifs du voyage par catégorie budgétaire.
Cette couche de reporting peut se connecter aux outils de business intelligence ou à la plateforme financière existants de l'entreprise via une API ou l'exportation de données, de sorte que les données de voyage se trouvent aux côtés d'autres données opérationnelles plutôt que dans un silo séparé.
Pour les entreprises qui utilisent une plateforme de gestion des dépenses comme Concur, Expensify ou Certify, le portail B2E peut transmettre les données de réservation confirmées directement dans la note de frais de l'employé. Cela élimine la saisie manuelle des reçus pour les réservations de voyage et garantit que les données des notes de frais correspondent aux données de réservation, ce qui simplifie le rapprochement pour l'équipe financière.
Le flux de réservation dans un portail B2E doit être suffisamment efficace pour que les employés choisissent de l'utiliser plutôt que de réserver ailleurs. Voici comment fonctionne un flux de réservation d’entreprise bien conçu.
Étape | Expérience employé | Action système |
Connexion | L'employé s'authentifie via le SSO de l'entreprise | Le portail récupère le profil de l'employé, le grade, le centre de coûts et les règles politiques |
Initiation au voyage | L'employé sélectionne le type de déplacement et saisit le code objet | Le système applique les règles de politique pertinentes pour ce type de voyage |
Recherche de vols | L'employé saisit l'origine, la destination et les dates | Le portail interroge Amadeus avec les codes tarifaires d'entreprise appliqués ; filtre les résultats par politique |
Affichage des résultats | L'employé voit des options conformes à la politique ; options hors politique signalées ou masquées | Le moteur de stratégie évalue chaque résultat par rapport aux règles configurées |
Sélection | L'employé sélectionne le vol préféré et les accessoires dans le cadre de la politique | Le système confirme le prix avec l'API Amadeus Flight Offers Price |
Recherche d'hôtel | Le portail demande une recherche d'hôtel pour les dates de destination | La recherche d'hôtels Amadeus renvoie les propriétés préférées aux tarifs d'entreprise |
Revue | L'employé examine l'itinéraire complet avec les coûts et le codage du centre de coûts | Le système applique une logique de balisage et prépare une demande de réservation |
Soumission | L'employé soumet une demande de réservation | Le système achemine vers le workflow d'approbation si nécessaire |
Approbation | L'approbateur reçoit un e-mail et approuve ou refuse | Le système confirme la réservation via Amadeus après approbation ; informe l'employé |
Confirmation | L'employé reçoit l'itinéraire par e-mail et dans son compte portail | PNR stocké dans le portail ; données envoyées au système de dépenses et à la couche de reporting |
Une réservation nationale standard pour un employé avec un profil de voyageur enregistré peut être effectuée en moins de quatre minutes entre la connexion et la confirmation. Cette vitesse est ce qui stimule l’adoption. Si le portail est plus lent que la réservation sur un site Web grand public, les employés réserveront sur le site Web grand public.
La qualité deapplication de la politique de voyage dans le portail de réservation C'est ce qui détermine si l'investissement B2E permet de réaliser les économies promises. Une application des politiques mal conçue crée des solutions de contournement. Une application bien conçue crée une conformité sans frustration.
Lorsqu'un employé recherche un tarif en classe affaires sur un itinéraire court-courrier et que le portail renvoie uniquement les options économiques, le système doit clairement expliquer pourquoi. Montrer à l'employé la règle politique pertinente, telle que « La classe affaires est disponible pour les vols de plus de six heures en fonction de votre politique de voyage », crée de la compréhension plutôt que de la confusion. Les employés qui comprennent la politique sont plus susceptibles d’accepter la restriction que ceux qui se sentent bloqués sans explication.
Parfois, un employé a réellement besoin de réserver en dehors de la politique. Peut-être que le seul siège disponible sur un vol nécessaire est dans une classe supérieure, ou qu'une conférence nécessite un hôtel spécifique dont le prix est supérieur au plafond tarifaire par nuit. Un portail B2E bien conçu fournit un processus d'exception structuré : l'employé sélectionne l'option hors politique, saisit la justification requise et la réservation est acheminée vers un approbateur senior plutôt que vers la chaîne d'approbation standard.
Ce processus d'exception crée une piste d'audit pour chaque réservation non conforme à la politique et fournit au responsable des voyages des données sur les règles de politique qui génèrent le plus d'exceptions, ce qui peut indiquer que la politique doit être mise à jour plutôt que que les employés ne s'y conforment pas.
Il existe deux approches pour appliquer les règles de politique dans un portail de réservation. Le blocage définitif signifie que l'option est complètement cachée à l'employé et ne peut pas être sélectionnée du tout. Le blocage logiciel signifie que l'option est visible mais signalée comme non conforme à la politique, avec un avertissement expliquant le problème et proposant une alternative conforme.
Le blocage strict fonctionne bien pour les violations claires des politiques qui ne comportent pas d'exceptions légitimes, telles que les réservations en première classe sur une entreprise qui autorise uniquement l'économie et les affaires. Le blocage progressif fonctionne mieux pour les règles qui comportent des exceptions légitimes, telles que les plafonds tarifaires sur les itinéraires où les voyages d'affaires fluctuent réellement. Une combinaison des deux approches, configurées par type de règle, offre le meilleur équilibre entre conformité et convivialité.
Les moteurs de stratégie de base vérifient les règles par rapport à des seuils fixes configurés à l'avance. Des moteurs plus sophistiqués peuvent effectuer des contrôles en temps réel, par exemple vérifier si un tarif hors politique est réellement l'option la plus basse disponible sur l'itinéraire avant de le signaler. Si le tarif disponible le moins cher un jour donné dépasse le plafond normal en raison d'une demande inhabituelle, le système peut le reconnaître et appliquer une exception contextuelle plutôt que de générer une violation des politiques pour une réservation que l'employé n'aurait pas pu éviter.
Une chaîne d’approbation unique ne fonctionne pas pour toutes les entreprises. Une startup de 50 employés peut n'avoir besoin que de l'approbation du responsable pour les voyages dépassant un certain coût. Une entreprise comptant 10 000 employés répartis dans plusieurs divisions peut avoir besoin de l’approbation du responsable du centre de coûts pour les voyages standard, de l’approbation du chef de service pour les voyages internationaux et de l’approbation du directeur financier pour les réservations dépassant un certain seuil. Le moteur de workflow d'approbation doit prendre en charge toutes ces configurations sans nécessiter de développement personnalisé pour chaque variante.
Lorsque votre entreprise a un programme hôtelier privilégié avec Marriott ou un accord de compagnie aérienne privilégiée avec un transporteur spécifique, ces fournisseurs doivent apparaître en bonne place dans les résultats de recherche, même s'ils ne constituent pas l'option la moins chère. La logique d'affichage doit expliquer à l'employé pourquoi un fournisseur préféré est mis en avant, renforçant ainsi les relations fournisseurs de l'entreprise plutôt que de paraître arbitraire.
Un module de devoir de diligence au sein du portail B2E devrait donner au gestionnaire de voyages une vue en direct de l'endroit où les employés voyagent à tout moment, avec les coordonnées et les détails de l'itinéraire. En cas d'incident de sécurité, de catastrophe naturelle ou d'interruption de voyage, le responsable des voyages doit être en mesure d'identifier les employés concernés, de les contacter via le portail et de lancer des flux de travail de modification de réservation ou d'assistance d'urgence à partir du même système.
Les programmes de développement durable des entreprises nécessitent de plus en plus de données sur l'impact carbone des voyages d'affaires. Un portail B2E qui calcule et enregistre l'empreinte carbone de chaque réservation, liée au centre de coûts et au motif du voyage concernés, fournit à l'équipe de développement durable les données dont elle a besoin pour établir des rapports et fixer des objectifs de réduction des déplacements au niveau du département.
Les voyageurs d'affaires sont mobiles. Le portail doit fonctionner aussi bien sur un téléphone que sur un ordinateur de bureau, couvrant non seulement la réservation initiale, mais également la récupération de l'itinéraire, les modifications de réservation et la communication avec l'équipe de voyage en cas de problème pendant un voyage. Une interface Web réactive est le minimum ; une application mobile dédiée avec accès hors ligne aux itinéraires et aux fonctionnalités de contact d'urgence est la solution la plus complète pour les voyageurs fréquents.
Les gestionnaires de voyages ont besoin d'un tableau de bord en direct affichant les réservations en cours, les voyages à venir, les approbations en attente et les tendances non conformes aux politiques. Les équipes financières ont besoin de rapports de dépenses consolidés par centre de coûts, fournisseur et type de déplacement, qui peuvent être exportés et rapprochés avec le grand livre général. La haute direction a besoin de résumés de dépenses de haut niveau par division et de comparaisons avec les allocations budgétaires de voyage. Chacune de ces vues doit être disponible sans demandes de rapport personnalisé.
Comprendre oùDéveloppement d'un portail de voyage B2E s'adapte aux autres types de portails et vous aide à prendre les bonnes décisions architecturales dès le départ.
Dimensions | Portail d'entreprise B2E | Portail des agents B2B | Portail consommateur B2C |
Utilisateurs | Salariés de l'entreprise uniquement | Agents de voyages et sous-agents | Grand public |
Authentification | SSO d'entreprise et intégration RH | Identifiants de l'agent | Inscription par courrier électronique |
Prix affichés | Tarifs entreprise et tarifs négociés | Tarifs nets avec possibilité de majoration | Tarifs de détail |
Règles de politique | Application complète de la politique de l'entreprise | Directives de réservation de l'agence | Aucune couche de politique |
Flux de travail d'approbation | Approbation multi-niveaux intégrée | Généralement non requis | Sans objet |
Profils de voyageurs | Pré-rempli depuis le système RH | Profils clients gérés par l'agent | Autogéré par le voyageur |
Rapports | Centre de coûts, conformité et devoir de diligence | Performance des commissions et des réservations | Généralement non fourni |
Intégration des dépenses | Alimentation directe vers le système de dépenses | Règlement sur facture | Sans objet |
La même intégration sous-jacente d'Amadeus peut alimenter les trois types de portails à partir d'un service d'inventaire partagé, ce qui constitue un avantage d'efficacité significatif pour les entreprises de technologie du voyage qui s'appuient sur plusieurs gammes de produits.
Les entreprises de 500 salariés ou plus qui voyagent régulièrement génèrent un volume de réservations suffisant pour justifier unoutil de réservation de vols d'entreprise. À cette échelle, les économies réalisées grâce à l'application des politiques, à l'utilisation des tarifs négociés et à la réduction des frais de service TMC font généralement plus que couvrir les coûts de développement et de maintenance du portail dans un délai de 12 à 18 mois.
Les organisations opérant dans plusieurs pays ont des programmes de voyages complexes qui varient selon le marché : des règles politiques différentes pour différentes régions, des exigences de réservation multidevises, des fournisseurs privilégiés différents dans chaque zone géographique et des besoins de reporting dans plusieurs entités. Un portail B2E centralisé avec des configurations politiques spécifiques au marché gère cette complexité de manière beaucoup plus claire qu'un ensemble de processus et d'outils spécifiques à un pays.
Les cabinets de conseil, les cabinets d’avocats et autres entreprises de services professionnels ont besoin de déplacements codés sur des projets clients ou des numéros de dossier spécifiques. Un portail B2E avec gestion des codes de projet et suivi des dépenses par projet est bien plus utile pour ces entreprises qu'un outil de réservation d'entreprise générique qui capture uniquement les données des centres de coûts. Les clients peuvent être facturés avec précision pour les frais de voyage, car les données de réservation sont liées au bon sujet dès le moment où la réservation est effectuée.
Les entreprises technologiques préfèrent souvent créer et posséder leurs outils internes plutôt que d’acheter des logiciels tiers. Une coutumeDéveloppement d'un portail de voyage B2E Le projet donne à ces entreprises un contrôle total sur l'expérience des employés, la profondeur de l'intégration avec leurs systèmes RH et financiers et la logique politique qui régit leur programme de voyages. Pour les entreprises disposant de solides équipes d’ingénierie, la création d’un portail B2E en interne est une option réaliste.
Les TMC subissent de plus en plus la pression de la part des entreprises clientes qui souhaitent bénéficier d'un libre-service pour les réservations de routine sans payer de frais par transaction. Une TMC capable de proposer une offresystème de réservation de voyages en libre-service pour les employés parallèlement à leur offre de services gérés, ils proposent un produit plus complet. Le portail gère les réservations de routine, tandis que l'équipe TMC se concentre sur les itinéraires complexes, l'assistance d'urgence et la gestion de programmes, où leur expertise rapporte véritablement des frais de service.
UnDéveloppement d'un portail de voyage B2E Le projet comporte plus de points de contact d'intégration qu'un portail de réservation standard, car il doit se connecter au système RH, au fournisseur d'identité, à la plateforme de dépenses et au système financier de l'entreprise aux côtés du GDS Amadeus. Planifier correctement ces intégrations dès le départ évite les retards de mise en œuvre les plus courants.
Phases | Activités clés | Durée typique |
Découverte | Cartographier la politique de voyage de l'entreprise, les flux de travail d'approbation, le système RH, le système de dépenses et les exigences en matière de reporting | 2 à 3 semaines |
Conception architecturale | Définir les composants du système, les points d'intégration, les flux de données et les exigences de sécurité | 1 à 2 semaines |
Configuration d'Amadeus | Informations d'identification API, chargement des tarifs d'entreprise et configuration de l'environnement sandbox | 1 à 2 semaines |
Moteur de réservation de base | Intégration Amadeus, recherche de vols et d'hôtels, workflow PNR, mise en cache des tarifs | 6 à 8 semaines |
Moteur de politique | Configuration des règles de politique de voyage, logique de filtrage, mise en œuvre des blocages souples et matériels | 3 à 4 semaines |
Identité et SSO | Intégration SSO avec le fournisseur d'identité de l'entreprise, synchronisation des données RH pour les profils des employés | 2 à 3 semaines |
Flux de travail d'approbation | Moteur d'approbation multi-niveaux, notifications par e-mail, logique d'escalade | 3 à 4 semaines |
Gestion des fournisseurs | Chargement des tarifs d'entreprise, logique d'affichage du fournisseur préféré et application de tarifs négociés | 2 à 3 semaines |
Intégration des dépenses | Connexion API à la plateforme de dépenses, push des données de réservation, logique de rapprochement | 2 à 3 semaines |
Couche de reporting | Tableau de bord du gestionnaire de voyages, rapports financiers, module de devoir de diligence, exportation de données | 3 à 4 semaines |
Tests et assurance qualité | Tests de flux de réservation de bout en bout, validation de l'application des politiques et audit de sécurité | 2 à 4 semaines |
Lancement pilote | Déploiement contrôlé auprès d'un groupe pilote d'employés pour validation et commentaires | 2 à 4 semaines |
Déploiement complet | Déploiement à l'échelle de l'entreprise, communication avec les employés, formation et configuration du support | 2 à 4 semaines |
UnPortail de voyage B2E avec SSO, moteur de politique, workflows d'approbation, intégration des dépenses et reporting complet, cela prend généralement sept à douze mois entre le début du projet et le déploiement à l'échelle de l'entreprise, en fonction de la complexité de la politique de voyage de l'entreprise et du nombre d'intégrations de systèmes requises. Un portail plus simple couvrant la réservation principale et l’application des politiques de base peut être déployé plus rapidement.
La plupart des entreprises disposent d'un document de politique de voyage rédigé dans un anglais simple qui décrit ce que les employés doivent et ne doivent pas faire. Traduire ce document en un ensemble de règles système sans ambiguïté pouvant être appliquées par programme est plus difficile qu’il n’y paraît. Un langage politique tel que « les employés devraient réserver en classe économique lorsque cela est raisonnable » ne peut pas être mis en œuvre directement. Cela doit être défini par des règles spécifiques : classe économique requise pour les vols de moins de quatre heures, classe affaires autorisée pour les vols de plus de quatre heures avec approbation de niveau VP ou supérieur.
Travaillez sur le document de politique avec le responsable des voyages et un représentant juridique ou de conformité avant le début de la phase de développement. Chaque règle ambiguë nécessite une définition spécifique et testable avant de pouvoir être intégrée au moteur de politique.
L'intégration du SSO avec le fournisseur d'identité de l'entreprise est rarement simple. Différents systèmes d'identité utilisent différents protocoles, noms d'attributs et structures de données. La synchronisation des données RH qui alimente les profils des employés doit gérer les nouvelles embauches, les changements de grade des employés, les changements de centres de coûts et les départs en temps réel ou quasi-réel. Prévoyez plus de temps pour l'intégration des identités que ne le suggèrent les estimations initiales et impliquez l'équipe informatique de l'entreprise le plus tôt possible.
Un portail B2E que les employés choisissent de contourner est un projet raté, quelle que soit sa solidité technique. Son adoption est motivée par deux facteurs : le portail doit être plus rapide et plus simple que les alternatives, et il doit couvrir la grande majorité des déplacements que les employés doivent réellement effectuer. Si le portail ne couvre que certains types d'itinéraires ou nécessite plus d'étapes que la réservation sur un site Web grand public, les employés ne l'utiliseront tout simplement pas pour les déplacements de routine.
Planifiez une campagne de communication et de formation des employés parallèlement au lancement technique. De brefs guides par courrier électronique, de courtes présentations vidéo du flux de réservation et un canal d'aide simple pendant les premières semaines après le lancement contribuent tous à des taux d'adoption plus élevés.
Les grandes entreprises peuvent avoir des dizaines d'accords avec des compagnies aériennes et des hôtels, chacun avec des conditions, des fenêtres de réservation et des règles de disponibilité des sièges ou des chambres spécifiques. Charger et maintenir ces accords dans l'environnement Amadeus, vérifier qu'ils s'appliquent correctement dans le portail et les maintenir à jour lorsque les accords sont renouvelés ou renégociés est une responsabilité opérationnelle continue et non une tâche de configuration ponctuelle.
La gestion des voyages d’affaires a passé trop de temps à s’appuyer sur des outils qui n’étaient pas conçus pour le fonctionnement réel des entreprises aujourd’hui. UnPortail de voyage B2E propulsé par Amadeus GDS change cela. Il offre aux employés l'expérience en libre-service qu'ils attendent, donne aux responsables des voyages le contrôle des politiques et la visibilité dont ils ont besoin, donne aux équipes financières les données de dépenses en temps réel dont elles ont toujours rêvé et permet à l'entreprise de réduire le coût par voyage sur l'ensemble du programme de voyages.
La technologie pour construire cela existe aujourd’hui. La suite API Amadeus est complète et conviviale pour les développeurs. Les modèles d'intégration pour le SSO, les systèmes de gestion des dépenses et les plateformes RH sont bien établis. La logique du moteur de politique, même pour les programmes de voyages d'affaires les plus complexes, peut être mise en œuvre dans une plateforme de réservation correctement conçue.
Ce qu'il faut, c'est un partenaire de développement qui comprend à la fois le domaine des voyages d'affaires et l'architecture technique des systèmes de réservation modernes. Avoir le bon moteur de politique, le bon workflow d'approbation et l'intégration d'Amadeus dès le départ est ce qui différencie un portail B2E qui favorise une réelle adoption et des économies mesurables d'un portail qui reste inutilisé pendant que les employés continuent de réserver sur des plateformes grand public.
Foire aux questions
UnPortail de voyage B2Esignifie Business to Employee et est une plateforme de réservation spécialement conçue pour le personnel d'une entreprise. Il diffère d’un outil de réservation d’entreprise générique sur plusieurs points importants. Un portail B2E s'intègre directement au système RH et au fournisseur d'identité de votre entreprise, de sorte que chaque utilisateur est connu dès sa connexion. Il applique automatiquement vos règles spécifiques de politique de voyage au niveau des résultats de recherche, achemine les réservations via vos chaînes d'approbation et alimente les données de réservation confirmées dans vos systèmes de dépenses et de finances. Les outils génériques de réservation d'entreprise ont tendance à être des produits disponibles dans le commerce avec une personnalisation limitée. Un portail B2E spécialement conçu est conçu autour de la politique, des flux de travail et des intégrations système exactes de votre entreprise.
Les outils de voyages d'affaires disponibles dans le commerce présentent des limites qui deviennent plus visibles à mesure que le programme de voyages d'une entreprise évolue. Ils peuvent ne pas prendre en charge votre hiérarchie d'approbation spécifique, ne pas charger correctement vos tarifs d'entreprise négociés et ne peuvent souvent pas s'intégrer en profondeur aux systèmes RH, de dépenses et financiers que vous utilisez déjà. Construire le vôtrePortail de voyage B2E vous donne un contrôle complet sur le moteur de politique, la logique d'approbation, les configurations des fournisseurs et l'expérience des employés. Pour les entreprises ayant des volumes de voyages élevés, les économies réalisées grâce à une meilleure application des politiques et à une utilisation négociée des tarifs justifient généralement l’investissement dans la construction dans un délai de 12 à 18 mois.
Amadeus est un système de distribution mondial qui se connecte à plus de 400 compagnies aériennes et à un vaste réseau hôtelier mondial. Lorsque votre portail B2E est intégré à Amadeus, chaque recherche de vol effectuée par vos employés renvoie la disponibilité en direct et les prix actuels tirés de cet inventaire mondial. Les codes tarifaires d'entreprise négociés avec des compagnies aériennes spécifiques sont chargés dans l'environnement Amadeus afin que les employés voient automatiquement les tarifs négociés de leur entreprise aux côtés des tarifs publics. La même connexion Amadeus couvre également l'inventaire des hôtels aux tarifs du programme d'entreprise, le cas échéant. Vous pouvez explorer la suite API Amadeus complète surAmadeus pour les développeurs.
Oui. Un moteur de politique de voyage bien construit au sein d'unPortail de voyage B2E prend en charge la configuration des règles à plusieurs niveaux. Vous pouvez définir différentes allocations de classe de cabine pour différents niveaux d'employés, appliquer différents plafonds tarifaires par département ou type de voyage, définir différentes exigences de réservation à l'avance pour les voyages nationaux et internationaux et configurer différentes chaînes d'approbation en fonction du coût de la réservation ou de l'ancienneté du voyageur. Lorsqu'un employé se connecte via SSO, le portail lit son grade, son service et son centre de coûts à partir du système RH et applique automatiquement les règles de politique pertinentes à sa session de recherche.
Un portail B2E correctement conçu inclut un processus d'exception hors politique plutôt que de simplement bloquer toutes les réservations non conformes. Lorsqu'un employé sélectionne une option non conforme à la politique, le portail lui demande de saisir une justification écrite expliquant pourquoi l'exception est nécessaire. La demande de réservation est ensuite acheminée vers un approbateur senior plutôt que vers la chaîne d'approbation standard, créant ainsi une piste d'audit documentée pour l'exception. L'approbateur peut approuver ou refuser avec un commentaire, et l'employé est automatiquement informé de la décision. Cette approche donne au programme de voyages la flexibilité nécessaire pour gérer de véritables exceptions sans créer de solution de contournement simple pour les violations courantes des politiques.
Le calendrier d’unDéveloppement d'un portail de voyage B2E Le projet dépend de la complexité de votre politique de voyage, du nombre d'intégrations de systèmes requises et du fait que vous partiez d'une table rase ou que vous vous appuyiez sur un cadre Flight Terminus existant. Un portail couvrant la réservation principale, l'application des politiques, l'intégration SSO et les rapports de base peut généralement être opérationnel en quatre à six mois. Un système plus complet avec des flux de travail d'approbation à plusieurs niveaux, l'intégration d'une plateforme de dépenses, la gestion des tarifs d'entreprise, des modules de devoir de diligence et des rapports avancés prend sept à douze mois. Une approche progressive, dans laquelle les couches principales de réservation et de politique sont lancées en premier et des fonctionnalités supplémentaires sont ajoutées dans les versions ultérieures, constitue la voie la plus pratique pour la plupart des organisations.
Comment le portail B2E se connecte à la plateforme Flight Terminus
Construire un portail de voyages d'affaires B2E ne nécessite pas de créer chaque composant à partir de zéro. Flight Terminus fournit les couches technologiques fondamentales sur lesquelles s'appuie un portail B2E, chaque composant ayant déjà fait ses preuves dans des environnements de réservation de voyages en production.
LePortail de réservation de vols B2E from Flight Terminus est une plateforme de réservation de voyages d'affaires spécialement conçue qui combine l'inventaire Amadeus GDS avec l'application des politiques de voyage, les flux de travail d'approbation, la gestion des profils des voyageurs et le reporting des centres de coûts dans un seul système intégré. Il est conçu pour être déployé pour des entreprises de toute taille et configuré pour répondre aux exigences politiques spécifiques de chaque entreprise.
Pour les entreprises de technologie du voyage qui proposent des produits de réservation aux entreprises et aux particuliers, le portail B2E partage son noyau d'intégration Amadeus avec lePortail de réservation de vols B2C. Les deux portails interrogent le même inventaire Amadeus en direct via la même couche d'intégration, mais chacun applique sa propre logique de tarification, ses règles d'affichage et son flux de travail commercial.
Les entreprises qui proposent des services de voyages gérés à leurs entreprises clientes ainsi que des outils en libre-service peuvent connecter le portail B2E ausolution de réservation de vols B2B personnalisée. Cela permet à une TMC ou à une agence de voyages d'entreprise de gérer des itinéraires complexes, des réservations de groupe et la gestion des exceptions via l'interface d'agent B2B, tandis que les réservations de routine des employés sont traitées via le portail B2E en libre-service.
Pour les programmes de voyages d'affaires qui nécessitent un accès au contenu LCC, aux tarifs charters ou aux offres NDC directes des compagnies aériennes parallèlement à l'inventaire GDS, leSolution d'intégration d'API de vol AQC ajoute une couche d'agrégation tarifaire compétitive que le portail B2E peut interroger parallèlement au GDS Amadeus. Les employés bénéficient du meilleur prix disponible sur toutes les sources connectées, les tarifs d'entreprise étant appliqués là où ils existent.
LeIntégration Amadeus GDS Le module gère la connexion technique Amadeus pour tous les produits Flight Terminus, gérant l'authentification API, le cycle de vie des jetons, la normalisation des réponses et la gestion des erreurs. Le portail B2E appelle cette couche d'intégration partagée plutôt que de gérer sa propre connexion Amadeus directe, ce qui simplifie la construction B2E et garantit un comportement cohérent sur tous les canaux de réservation.