Un portal B2E, que significa Business-to-Employee, es una plataforma de reservas corporativas creada específicamente para la fuerza laboral de una empresa.
UnPortal de viajes B2E es una plataforma de reservas online implementada por una empresa para uso exclusivo de sus empleados. A diferencia de un portal B2C que atiende a consumidores anónimos o un portal B2B que atiende a agentes de viajes, un portal B2E opera dentro de un entorno controlado donde se conoce a cada usuario, cada reserva está vinculada a un centro de costos o código de proyecto y cada resultado de búsqueda se filtra a través de la política de viajes de la empresa antes de mostrarse.
El portal generalmente se conecta a un sistema de distribución global como Amadeus para el inventario de vuelos y hoteles en vivo, aplica las tarifas corporativas negociadas por la compañía y los proveedores preferidos, hace cumplir las restricciones de clase de viaje y límite de tarifa por grado de empleado o tipo de viaje, dirige las reservas a través del flujo de trabajo de aprobación relevante y envía itinerarios confirmados tanto al empleado como al gerente o gerente de viajes correspondiente.
Un bien construidoPortal de viajes B2E reemplaza las partes más conflictivas de la gestión de viajes corporativos:
El resultado es un sistema que brinda a los empleados la velocidad de autoservicio que desean y al mismo tiempo brinda a la empresa la visibilidad, el control y la gestión de costos que necesita.
Las empresas que gestionan viajes corporativos sin un portal dedicado pagan constantemente más por viaje, ven tasas de reserva fuera de política más altas y gastan más en gestión de procesos manuales que las empresas con un portal integradoherramienta de reserva de vuelos corporativos. Así es como suele desarrollarse el argumento de inversión.
Cuando los empleados reservan viajes en plataformas de consumo o tarjetas corporativas personales sin una herramienta centralizada, las reservas fuera de la política son difíciles de prevenir y solo se descubren después del hecho durante la revisión de gastos. Un portal B2E los previene en el momento de la búsqueda: en los resultados solo aparecen opciones que cumplen con las políticas y cualquier excepción requiere una aprobación que crea un registro de auditoría.
Los estudios de programas de viajes corporativos muestran consistentemente que las reservas fuera de la política cuestan a las empresas entre un 15 y un 30 por ciento más por viaje que las reservas dentro de la política. Un portal que elimina las reservas fuera de política tiene un retorno de la inversión cuantificable desde el primer día.
Las grandes empresas negocian tarifas preferenciales con aerolíneas, cadenas hoteleras y empresas de alquiler de coches. Sin una herramienta de reservas corporativas dedicada y conectada al GDS de Amadeus, los empleados no siempre pueden acceder a estas tarifas y terminan reservando con tarifas públicas. UnDesarrollo de portal de viajes B2E El proyecto que carga y aplica correctamente los acuerdos de tarifas corporativas brinda a cada empleado acceso inmediato a los mejores precios negociados disponibles para cada viaje.
Muchas empresas utilizan una empresa de gestión de viajes para gestionar las reservas de los empleados y pagan una tarifa de servicio por transacción por cada reserva que un agente de TMC realiza en su nombre. Un portal B2E de autoservicio maneja reservas punto a punto estándar sin intervención de TMC, lo que reduce significativamente el volumen de transacciones que generan tarifas. La relación con TMC continúa para itinerarios complejos, reservas de grupos y asistencia de emergencia, donde la experiencia humana realmente agrega valor.
Un portal B2E conectado al GDS de Amadeus y al sistema financiero de su empresa ofrece a los gestores de viajes y directores financieros visibilidad en tiempo real del gasto en viajes comprometido incluso antes de que se realicen los viajes. Cuando se confirma una reserva, el costo es visible inmediatamente en la capa de informes, vinculado al centro de costos, código de proyecto o departamento correspondiente. Esto es fundamentalmente diferente del panorama retrasado que proporciona el procesamiento de informes de gastos.
Cuando ocurre un incidente de seguridad o un desastre natural en un lugar donde viajan sus empleados, necesita saber de inmediato quién está allí y cómo comunicarse con ellos. Un portal B2E que registra todos los itinerarios de viaje de los empleados brinda a sus equipos de recursos humanos y seguridad una vista en tiempo real de las ubicaciones de los viajeros que no es posible cuando los empleados reservan a través de distintas plataformas de consumo.
La infraestructura de inventario y precios que impulsa suPortal de viajes B2E determina qué pueden reservar sus empleados y con qué precisión se aplican las tarifas corporativas. Amadeus es la elección adecuada para viajes de empresa por varios motivos específicos.
Amadeus conecta con más de 400 aerolíneas y admite todo el espectro de tipos de tarifas corporativas, incluidas tarifas corporativas negociadas, tarifas gubernamentales, tarifas de consorcio y tarifas publicadas privadas. Cuando su programa de viajes corporativos haya negociado tarifas con aerolíneas específicas, dichas tarifas se pueden cargar en el entorno de Amadeus y ponerse a disposición exclusivamente de sus empleados a través del portal B2E, no del público en general.
Amadeus proporciona acceso a una gran red de contenidos hoteleros junto con su inventario de aerolíneas, que cubre tanto tarifas de hoteles disponibles públicamente como tarifas de programas de hoteles corporativos. Su portal B2E puede mostrar propiedades hoteleras preferidas en la parte superior de los resultados de búsqueda, aplicar tarifas nocturnas negociadas automáticamente y hacer cumplir las reglas de la política hotelera, como límites máximos de tarifas nocturnas o restricciones de listas de hoteles aprobadas.
La suite API de Amadeus cubre cada paso del ciclo de vida de las reservas corporativas: búsqueda de vuelos, fijación de precios, mapas de asientos, servicios auxiliares, creación de PNR, gestión de pedidos y modificaciones posteriores a la reserva. Las API están diseñadas para la integración en sistemas de terceros, que es exactamente lo queDesarrollo de portal de viajes B2E el proyecto requiere.
Puedes explorar el catálogo completo de API de Amadeus enAmadeus para desarrolladores. Las API clave para una implementación B2E incluyen:
API de Amadeus | Caso de uso corporativo |
Búsqueda de ofertas de vuelos | Búsqueda de vuelos en tiempo real filtrada por política corporativa y acuerdos de aerolíneas preferidas |
Precio de ofertas de vuelos | Confirmación del precio antes de reservar, asegurando que la tarifa sigue siendo válida con la tarifa corporativa |
Órdenes de creación de vuelos | La creación del PNR está vinculada al perfil del empleado y a la cuenta de facturación de la empresa |
Gestión de órdenes de vuelo | Modificaciones, cancelaciones y recuperación de itinerarios para reservas de empleados activos |
Búsqueda de Hoteles y Ofertas | Búsqueda de disponibilidad de hoteles con tarifas de programas corporativos aplicadas automáticamente |
Mapas de asientos | Selección de asientos dentro de las clases y tipos de asientos permitidos por la política |
Tarifas corporativas | Acceso a tarifas negociadas cargadas con el ID corporativo de la empresa en Amadeus |
Búsqueda de código de aerolínea | Mostrar claramente los nombres de las aerolíneas en los resultados de búsqueda y en los documentos de itinerario |
Amadeus respalda el estándar IATA New Distribution Capability, lo que le brinda a su portal B2E acceso a contenido directo de la aerolínea que va más allá de lo que ofrecen los canales GDS tradicionales. Para los viajeros corporativos, esto incluye paquetes específicos de aerolíneas, mejoras de asiento y paquetes complementarios que pueden representar un mejor valor que juntar las mismas opciones a través de compras complementarias por separado.
Los programas de viajes corporativos no pueden permitirse tiempos de inactividad durante períodos de alta demanda. Amadeus procesa miles de millones de transacciones de viajes anualmente en toda su infraestructura global. El historial de confiabilidad de la plataforma está probado a escala empresarial, que es el requisito básico para una herramienta de reserva corporativa de la que dependen los empleados para viajes de negocios urgentes.
Un listo para producciónPortal de viajes B2E es más complejo que un portal de reservas estándar porque superpone la lógica empresarial corporativa a la integración del GDS. Así es como se une la arquitectura.
Lo primero que necesita un portal B2E es una forma fiable de saber quién es cada usuario. Normalmente, esto se gestiona mediante la integración del inicio de sesión único con el proveedor de identidad de la empresa, como Azure Active Directory, Okta o Google Workspace. Cuando un empleado inicia sesión, el portal sabe inmediatamente su nombre, categoría del empleado, centro de costos, departamento, gerente y perfil de viaje, todo ello extraído del sistema de recursos humanos de la empresa a través de la conexión SSO.
Esta capa de identidad es la que permite todas las demás funciones corporativas. Las reglas de política, la ruta de aprobación, la codificación del centro de costos y el llenado previo del perfil del viajero dependen de saber exactamente quién está reservando.
El motor de políticas es la capa de inteligencia que traduce el documento de política de viajes de su empresa en reglas que el sistema aplica automáticamente. Opera a nivel de resultados de búsqueda, lo que significa que las opciones que no cumplen con las normas se filtran o marcan antes de que el empleado las vea.
Un motor de políticas corporativas típico maneja:
Su gestor de viajes puede configurar el motor de políticas sin necesidad de trabajo de desarrollo. Cuando la empresa actualiza su política de viajes, el administrador de viajes actualiza la configuración en el portal y las nuevas reglas se aplican inmediatamente a todas las búsquedas futuras.
La capa de integración de Amadeus gestiona la conexión técnica con el GDS: autenticación, gestión de sesiones, llamadas API para búsqueda y reserva, procesamiento de respuestas y gestión de errores. En un contexto corporativo, esta capa también gestiona la carga y aplicación de códigos de tarifas corporativas, de modo que las búsquedas devuelvan automáticamente tarifas negociadas cuando existan junto con tarifas públicas para comparar.
La capa de integración se construye como un servicio compartido al que llama el motor de reservas, en lugar de integrar la lógica API de Amadeus directamente en el flujo de trabajo de reservas. Esto hace que sea más fácil actualizar cuando Amadeus lanza nuevas versiones de API y agregar contenido de hoteles o alquiler de automóviles a través de módulos API separados.
Los viajes corporativos a menudo requieren aprobación antes de confirmar una reserva. El motor de flujo de trabajo de aprobación gestiona este proceso y dirige las solicitudes de reserva al aprobador correcto según las reglas que usted configure. La lógica de enrutamiento de aprobación común incluye:
El motor de flujo de trabajo envía solicitudes de aprobación por correo electrónico al aprobador correspondiente, realiza un seguimiento de los tiempos de respuesta, escala a un aprobador secundario si el principal no responde dentro de un período de tiempo configurado y notifica al empleado de cada cambio de estado. Una vez aprobada, la reserva se confirma automáticamente a través de la API de Amadeus sin que el empleado tenga que realizar ninguna otra acción.
Cada empleado que utiliza el portal B2E tiene un perfil de viajero que almacena su información personal de reserva: detalles del pasaporte, números de viajero frecuente, preferencias de comidas, preferencias de asientos e información de contacto. Este perfil se completa previamente desde el sistema de recursos humanos durante la incorporación y el empleado lo actualiza a medida que cambian sus detalles.
Cuando un empleado inicia una reserva, el portal completa previamente todos los campos obligatorios de su perfil almacenado. Para un viaje nacional estándar, es posible que el empleado necesite ingresar solo el destino y las fechas, y todo lo demás se maneja automáticamente. Esto reduce drásticamente el tiempo necesario para completar una reserva y la probabilidad de errores en la entrada de datos.
El portal necesita una forma de gestionar los acuerdos de tarifas negociados por la empresa con aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de coches. Esto incluye cargar códigos de tarifa corporativa para cada acuerdo de operador, configurar clasificaciones de proveedores preferidos para mostrar los resultados de búsqueda, establecer la lógica de anulación para determinar cuándo se deben preferir las tarifas negociadas a las tarifas públicas más bajas y administrar las fechas de vencimiento de los acuerdos que deben renovarse.
Cada reserva que fluye a través del portal B2E genera datos que la capa de informes captura y pone a disposición de los gestores de viajes, los equipos financieros y los ejecutivos. Las dimensiones clave de los informes incluyen el gasto por centro de costos, departamento y empleado; tasas de cumplimiento de políticas y los tipos de reservas fuera de política más comunes; utilización de proveedores preferidos frente a objetivos contratados; tendencias de plazos de entrega de reservas anticipadas; y desglose del propósito del viaje por categoría de presupuesto.
Esta capa de informes puede conectarse a las herramientas de inteligencia empresarial o plataforma financiera existentes de la empresa a través de API o exportación de datos, de modo que los datos de viajes se encuentren junto con otros datos operativos en lugar de en un silo separado.
Para las empresas que utilizan una plataforma de gestión de gastos como Concur, Expensify o Certify, el portal B2E puede enviar datos de reserva confirmados directamente al informe de gastos del empleado. Esto elimina el ingreso manual de recibos para reservas de viajes y garantiza que los datos del informe de gastos coincidan con los datos de la reserva, lo que simplifica la conciliación para el equipo de finanzas.
El flujo de reservas en un portal B2E debe ser lo suficientemente eficiente como para que los empleados opten por utilizarlo en lugar de reservar en otro lugar. Así es como funciona un flujo de reservas corporativo bien diseñado.
Paso | Experiencia del empleado | Acción del sistema |
Iniciar sesión | El empleado se autentica a través del SSO de la empresa | El portal recupera el perfil del empleado, la categoría, el centro de costos y las reglas de políticas |
Inicio del viaje | El empleado selecciona el tipo de viaje e ingresa el código de propósito | El sistema aplica reglas de política relevantes para ese tipo de viaje |
Búsqueda de vuelos | El empleado ingresa origen, destino y fechas | El portal consulta a Amadeus sobre los códigos de tarifas corporativas aplicados; filtra resultados por política |
Ver resultados | El empleado ve opciones que cumplen con las políticas; opciones fuera de política marcadas u ocultas | El motor de políticas evalúa cada resultado comparándolo con las reglas configuradas |
Selección | El empleado selecciona el vuelo preferido y los servicios complementarios dentro de la póliza | El sistema confirma el precio con la API de precios de ofertas de vuelos de Amadeus |
Búsqueda de hoteles | El portal solicita la búsqueda de hoteles para las fechas de destino | La búsqueda de hoteles de Amadeus arroja propiedades preferidas con tarifas corporativas |
Revisión | El empleado revisa el itinerario completo con costos y codificación del centro de costos | El sistema aplica lógica de marcado y prepara una solicitud de reserva |
Presentación | El empleado envía una solicitud de reserva | El sistema dirige al flujo de trabajo de aprobación si es necesario |
Aprobación | El aprobador recibe un correo electrónico y aprueba o rechaza | El sistema confirma la reserva a través de Amadeus tras su aprobación; notifica al empleado |
Confirmación | El empleado recibe el itinerario por correo electrónico y en su cuenta del portal | PNR almacenado en el portal; datos enviados al sistema de gastos y a la capa de informes |
Una reserva nacional estándar para un empleado con un perfil de viajero almacenado se puede completar en menos de cuatro minutos desde el inicio de sesión hasta la confirmación. Esa velocidad es lo que impulsa la adopción. Si el portal es más lento que reservar en un sitio web para consumidores, los empleados reservarán en el sitio web para consumidores.
La calidad deAplicación de la política de viajes en el portal de reservas es lo que determina si la inversión B2E logra los ahorros de costos prometidos. La aplicación de políticas mal diseñadas crea soluciones alternativas. Una aplicación de la ley bien diseñada genera cumplimiento sin frustración.
Cuando un empleado busca una tarifa de clase ejecutiva en una ruta de corta distancia y el portal solo muestra opciones económicas, el sistema debe explicar claramente por qué. Mostrarle al empleado la regla de política relevante, como "La clase ejecutiva está disponible para vuelos de más de seis horas según su política de viaje", genera comprensión en lugar de confusión. Los empleados que comprenden la política tienen más probabilidades de aceptar la restricción que los empleados que se sienten bloqueados sin explicación.
A veces, un empleado realmente necesita reservar fuera de la póliza. Quizás el único asiento disponible en un vuelo necesario sea en una clase superior, o una conferencia requiera un hotel específico que esté por encima del límite de tarifa por noche. Un portal B2E bien diseñado proporciona un proceso de excepción estructurado: el empleado selecciona la opción fuera de la política, ingresa una justificación requerida y la reserva se envía a un aprobador senior en lugar de a la cadena de aprobación estándar.
Este proceso de excepción crea un seguimiento de auditoría para cada reserva que no cumple con la política y le brinda al administrador de viajes datos sobre qué reglas de la política generan la mayor cantidad de excepciones, lo que puede indicar que la política necesita una actualización en lugar de que los empleados no la estén cumpliendo.
Hay dos enfoques para hacer cumplir las reglas de política en un portal de reservas. El bloqueo duro significa que la opción está completamente oculta para el empleado y no se puede seleccionar en absoluto. El bloqueo suave significa que la opción es visible pero está marcada como fuera de política, con una advertencia que explica el problema y ofrece una alternativa compatible junto con ella.
El bloqueo duro funciona bien para infracciones claras de políticas que no tienen casos de excepción legítimos, como reservas de primera clase en una empresa que solo permite economía y negocios. El bloqueo suave funciona mejor para reglas que tienen excepciones legítimas, como límites de tarifas en rutas donde los viajes de negocios realmente fluctúan. Una combinación de ambos enfoques, configurada por tipo de regla, brinda el mejor equilibrio entre cumplimiento y usabilidad.
Los motores de políticas básicas comparan las reglas con umbrales fijos configurados de antemano. Motores más sofisticados pueden aplicar controles en tiempo real, como verificar si una tarifa fuera de política es en realidad la opción más baja disponible en la ruta antes de marcarla. Si la tarifa más barata disponible en un día determinado excede el límite normal debido a una demanda inusual, el sistema puede reconocerlo y aplicar una excepción contextual en lugar de generar una infracción de la política para una reserva que el empleado no podría haber evitado.
Una única cadena de aprobación no funciona para todas las empresas. Una startup con 50 empleados podría necesitar sólo la aprobación del gerente para viajes que superen un determinado costo. Una corporación con 10.000 empleados en múltiples divisiones podría necesitar la aprobación del gerente del centro de costos para viajes estándar, la aprobación del jefe de departamento para viajes internacionales y la aprobación del director financiero para reservas por encima de un cierto umbral. El motor del flujo de trabajo de aprobación debe admitir todas estas configuraciones sin requerir un desarrollo personalizado para cada variante.
Cuando su empresa tiene un programa de hotel preferido con Marriott o un acuerdo de aerolínea preferida con una aerolínea específica, esos proveedores deben aparecer de manera destacada en los resultados de búsqueda incluso cuando no sean la opción más barata. La lógica de visualización debe explicar al empleado por qué se destaca un proveedor preferido, reforzando las relaciones con los proveedores de la empresa en lugar de parecer arbitrario.
Un módulo de deber de cuidado dentro del portal B2E debería brindarle al administrador de viajes una vista en vivo de dónde viajan los empleados en cualquier momento, con información de contacto y detalles del itinerario. En caso de un incidente de seguridad, un desastre natural o una interrupción del viaje, el administrador de viajes debería poder identificar a los empleados afectados, comunicarse a través del portal e iniciar cambios de reserva o flujos de trabajo de asistencia de emergencia desde el mismo sistema.
Los programas de sostenibilidad corporativa requieren cada vez más datos sobre el impacto de carbono de los viajes de negocios. Un portal B2E que calcula y registra la huella de carbono de cada reserva, vinculada al centro de costos relevante y al propósito del viaje, proporciona al equipo de sostenibilidad los datos que necesita para informar y establecer objetivos de reducción de viajes a nivel de departamento.
Los viajeros de negocios son móviles. El portal debe funcionar tan bien en un teléfono como en una computadora de escritorio, cubriendo no solo la reserva inicial sino también la recuperación del itinerario, los cambios de reserva y la comunicación con el equipo de viajes cuando algo sale mal durante un viaje. Una interfaz web responsiva es lo mínimo; una aplicación móvil dedicada con acceso sin conexión a itinerarios y funciones de contacto de emergencia es la solución más completa para los viajeros frecuentes.
Los administradores de viajes necesitan un panel en vivo que muestre las reservas actuales, los próximos viajes, las aprobaciones pendientes y las tendencias fuera de la política. Los equipos de finanzas necesitan informes de gastos consolidados por centro de costos, proveedor y tipo de viaje que puedan exportarse y conciliarse con el libro mayor. Los altos directivos necesitan resúmenes de gastos de alto nivel por división y comparaciones con las asignaciones presupuestarias para viajes. Cada una de estas vistas debe estar disponible sin solicitudes de informes personalizados.
Comprender dóndeDesarrollo de portal de viajes B2E Se adapta a otros tipos de portal y le ayuda a tomar las decisiones arquitectónicas correctas desde el principio.
Dimensión | Portal Corporativo B2E | Portal de agentes B2B | Portal del consumidor B2C |
Usuarios | Sólo empleados de la empresa | Agentes y subagentes de viajes | Público en general |
Autenticación | Integración de RR.HH. y SSO de la empresa | Credenciales del agente | Registro por correo electrónico |
Precios mostrados | Tarifas corporativas y tarifas negociadas | Tarifas netas con capacidad de margen | Tarifas minoristas |
Normas de política | Aplicación total de las políticas corporativas | Directrices de reserva para agencias | Sin capa de políticas |
Flujo de trabajo de aprobación | Aprobación multinivel incorporada | Normalmente no es necesario | No aplicable |
Perfiles de viajeros | Precompletado desde el sistema de recursos humanos | Perfiles de clientes gestionados por el agente | Autogestionado por el viajero |
Informes | Centro de costos, cumplimiento y deber de diligencia | Comisiones y rendimiento de las reservas | Normalmente no se proporciona |
Integración de gastos | Alimentación directa al sistema de gastos | Liquidación basada en facturas | No aplicable |
La misma integración subyacente de Amadeus puede impulsar los tres tipos de portales desde un servicio de inventario compartido, lo que supone una importante ventaja de eficiencia para las empresas de tecnología de viajes que desarrollan múltiples líneas de productos.
Crear un portal de viajes corporativos B2E no requiere crear todos los componentes desde cero. Flight Terminus proporciona las capas tecnológicas fundamentales sobre las que se basa un portal B2E, y cada componente ya está probado en entornos de reserva de viajes de producción.
ElPortal de reserva de vuelos B2E de Flight Terminus es una plataforma de reserva de viajes corporativos especialmente diseñada que combina el inventario GDS de Amadeus con la aplicación de políticas de viajes, flujos de trabajo de aprobación, gestión de perfiles de viajeros e informes de centros de costes en un único sistema integrado. Está diseñado para implementarse en empresas de cualquier tamaño y configurarse para cumplir con los requisitos de políticas específicos de cada empresa.
Para las empresas de tecnología de viajes que ofrecen productos de reserva tanto para empresas como para consumidores, el portal B2E comparte su núcleo de integración de Amadeus conPortal de reserva de vuelos B2C. Ambos portales consultan el mismo inventario activo de Amadeus a través de la misma capa de integración, pero cada uno aplica su propia lógica de precios, reglas de visualización y flujo de trabajo empresarial.
Las empresas que ofrecen servicios de viajes gestionados a sus clientes corporativos junto con herramientas de autoservicio pueden conectar el portal B2E alsolución personalizada de reserva de vuelos B2B. Esto permite a una TMC o agencia de viajes corporativa gestionar itinerarios complejos, reservas de grupos y manejo de excepciones a través de la interfaz del agente B2B, mientras que las reservas de rutina de los empleados se manejan a través del portal de autoservicio B2E.
Para programas de viajes corporativos que requieren acceso a contenido de LCC, tarifas chárter u ofertas NDC directas de aerolíneas junto con el inventario de GDS,Solución de integración API de vuelo AQC añade una capa de agregación de tarifas competitivas que el portal B2E puede consultar junto con Amadeus GDS. Los empleados ven el mejor precio disponible en todas las fuentes conectadas, y se aplican tarifas corporativas donde existan.
ElIntegración de Amadeus GDS El módulo gestiona la conexión técnica de Amadeus para todos los productos Flight Terminus, gestionando la autenticación API, el ciclo de vida del token, la normalización de la respuesta y el manejo de errores. El portal B2E llama a esta capa de integración compartida en lugar de gestionar su propia conexión directa de Amadeus, lo que simplifica la construcción B2E y garantiza un comportamiento coherente en todos los canales de reserva.
Las empresas con 500 o más empleados que viajan regularmente generan un volumen de reservas suficiente para justificar una dedicación exclusivaherramienta de reserva de vuelos corporativos. A esta escala, los ahorros de costos derivados de la aplicación de políticas, la utilización de tarifas negociadas y las tarifas reducidas del servicio TMC generalmente cubren con creces el costo de desarrollo y mantenimiento del portal en un plazo de 12 a 18 meses.
Las organizaciones que operan en varios países tienen programas de viajes complejos que varían según el mercado: diferentes reglas de políticas para diferentes regiones, requisitos de reserva en múltiples monedas, diferentes proveedores preferidos en cada geografía y necesidades de informes en múltiples entidades. Un portal B2E centralizado con configuraciones de políticas específicas del mercado maneja esta complejidad de manera mucho más clara que una colección de procesos y herramientas específicos de cada país.
Las firmas de consultoría, bufetes de abogados y otras empresas de servicios profesionales necesitan viajes codificados para proyectos de clientes específicos o números de asunto. Un portal B2E con gestión de códigos de proyectos y seguimiento del gasto por proyecto es mucho más útil para estas empresas que una herramienta genérica de reservas corporativas que solo captura datos del centro de costos. A los clientes se les puede facturar con precisión los costos de viaje porque los datos de la reserva están vinculados al asunto correcto desde el momento en que se realiza la reserva.
Las empresas de tecnología suelen preferir crear y poseer sus herramientas internas en lugar de comprar software de terceros. Una costumbreDesarrollo de portal de viajes B2E El proyecto brinda a estas empresas un control total sobre la experiencia de los empleados, la profundidad de la integración con sus sistemas financieros y de recursos humanos, y la lógica política que rige su programa de viajes. Para las empresas con equipos de ingeniería sólidos, crear un portal B2E internamente es una opción realista.
Las TMC se enfrentan cada vez más a la presión de los clientes corporativos que desean la comodidad del autoservicio para reservas de rutina sin pagar tarifas por transacción. Una TMC que puede ofrecer una marcasistema de reserva de viajes de autoservicio para empleados junto a su oferta de servicios gestionados cuenta con un producto más completo. El portal maneja reservas de rutina, mientras que el equipo de TMC se enfoca en itinerarios complejos, soporte de emergencia y gestión de programas, que es donde su experiencia realmente gana la tarifa del servicio.
UnDesarrollo de portal de viajes B2E El proyecto tiene más puntos de contacto de integración que un portal de reservas estándar porque necesita conectarse al sistema de recursos humanos, al proveedor de identidad, a la plataforma de gastos y al sistema financiero de la empresa junto con el GDS de Amadeus. Planificar correctamente estas integraciones desde el principio evita los retrasos de implementación más comunes.
Fase | Actividades clave | Duración típica |
Descubrimiento | Mapear la política de viajes de la empresa, los flujos de trabajo de aprobación, el sistema de recursos humanos, el sistema de gastos y los requisitos de presentación de informes | 2 a 3 semanas |
Diseño de Arquitectura | Definir los componentes del sistema, los puntos de integración, los flujos de datos y los requisitos de seguridad | 1 a 2 semanas |
Configuración de Amadeus | Credenciales API, carga de tarifas corporativas y configuración del entorno sandbox | 1 a 2 semanas |
Motor de reservas principal | Integración de Amadeus, búsqueda de vuelos y hoteles, flujo de trabajo PNR, almacenamiento en caché de tarifas | 6 a 8 semanas |
Motor de políticas | Configuración de reglas de política de viajes, lógica de filtro, implementación de bloques blandos y duros | 3 a 4 semanas |
Identidad y SSO | Integración SSO con el proveedor de identidad de la empresa, sincronización de datos de recursos humanos para perfiles de empleados | 2 a 3 semanas |
Flujo de trabajo de aprobación | Motor de aprobación multinivel, notificaciones por correo electrónico, lógica de escalamiento | 3 a 4 semanas |
Gestión de proveedores | Carga de tarifas corporativas, lógica de visualización del proveedor preferido y aplicación de tarifas negociadas | 2 a 3 semanas |
Integración de gastos | Conexión API a la plataforma de gastos, envío de datos de reserva, lógica de conciliación | 2 a 3 semanas |
Capa de informes | Panel de control del administrador de viajes, informes financieros, módulo de deber de diligencia, exportación de datos | 3 a 4 semanas |
Pruebas y control de calidad | Pruebas de flujo de reservas de extremo a extremo, validación de cumplimiento de políticas y auditoría de seguridad | 2 a 4 semanas |
Lanzamiento piloto | Implementación controlada en un grupo piloto de empleados para validación y retroalimentación | 2 a 4 semanas |
Despliegue completo | Implementación en toda la empresa, comunicación con los empleados, capacitación y configuración de soporte | 2 a 4 semanas |
Un completoPortal de viajes B2E con SSO, motor de políticas, flujos de trabajo de aprobación, integración de gastos e informes completos normalmente toma de siete a doce meses desde el inicio del proyecto hasta la implementación en toda la empresa, dependiendo de la complejidad de la política de viajes de la empresa y la cantidad de integraciones de sistemas requeridas. Se puede implementar más rápidamente un portal más simple que cubra las reservas básicas y la aplicación de políticas básicas.
La mayoría de las empresas tienen un documento de política de viajes escrito en un lenguaje sencillo que describe lo que los empleados deben y no deben hacer. Traducir ese documento a un conjunto de reglas de sistema inequívocas que puedan aplicarse mediante programación es más difícil de lo que parece. Un lenguaje político como "los empleados deben reservar clase económica cuando sea razonable" no se puede implementar directamente. Es necesario definirlo como reglas específicas: se requiere clase económica para vuelos de menos de cuatro horas, clase ejecutiva permitida para vuelos de más de cuatro horas con aprobación de nivel VP o superior.
Trabaje en el documento de política tanto con el gerente de viajes como con un representante legal o de cumplimiento antes de que comience la fase de desarrollo. Cada regla ambigua necesita una definición específica y comprobable antes de poder incorporarse al motor de políticas.
La integración de SSO con el proveedor de identidad de la empresa rara vez es sencilla. Los diferentes sistemas de identidad utilizan diferentes protocolos, nombres de atributos y estructuras de datos. La sincronización de datos de recursos humanos que completa los perfiles de los empleados debe gestionar las nuevas contrataciones, los cambios de categoría de los empleados, los cambios de los centros de costos y las salidas en tiempo real o casi en tiempo real. Planifique más tiempo para la integración de identidades de lo que sugieren las estimaciones iniciales e involucre al equipo de TI de la empresa desde el principio.
Un portal B2E que los empleados eligen solucionar es un proyecto fallido, independientemente de lo técnicamente sólido que sea. La adopción está impulsada por dos factores: el portal debe ser más rápido y sencillo que las alternativas, y debe cubrir la gran mayoría de los viajes que los empleados realmente necesitan realizar. Si el portal solo cubre ciertos tipos de rutas o requiere más pasos que reservar en un sitio web para consumidores, los empleados simplemente no lo utilizarán para viajes de rutina.
Planificar una campaña de comunicación y formación de los empleados junto con el lanzamiento técnico. Guías breves por correo electrónico, breves tutoriales en vídeo del flujo de reservas y un canal de ayuda sencillo durante las primeras semanas después del lanzamiento contribuyen a aumentar las tasas de adopción.
Las grandes empresas pueden tener docenas de acuerdos con aerolíneas y hoteles, cada uno con condiciones específicas, plazos de reserva y reglas de disponibilidad de asientos o habitaciones. Cargar y mantener estos acuerdos en el entorno de Amadeus, verificar que se aplican correctamente en el portal y mantenerlos actualizados cuando se renuevan o renegocian los acuerdos es una responsabilidad operativa continua, no una tarea de configuración única.
La gestión de viajes corporativos ha pasado demasiado tiempo dependiendo de herramientas que no fueron diseñadas para la forma en que operan las empresas hoy en día. UnPortal de viajes B2E Impulsado por Amadeus GDS cambia eso. Brinda a los empleados la experiencia de autoservicio que esperan, brinda a los gerentes de viajes el control de políticas y la visibilidad que necesitan, brinda a los equipos financieros los datos de gastos en tiempo real que siempre han deseado y brinda a la empresa un menor costo por viaje en todo el programa de viajes.
La tecnología para construir esto existe hoy. La suite API de Amadeus es completa y fácil de usar para desarrolladores. Los patrones de integración para SSO, sistemas de gastos y plataformas de recursos humanos están bien establecidos. La lógica del motor de políticas incluso para los programas de viajes corporativos más complejos se puede implementar en una plataforma de reservas diseñada adecuadamente.
Lo que se necesita es un socio de desarrollo que comprenda tanto el ámbito de los viajes corporativos como la arquitectura técnica de los sistemas de reserva modernos. Conseguir el motor de políticas correcto, el flujo de trabajo de aprobación correcto y la integración de Amadeus desde el principio es lo que separa a un portal B2E que impulsa una adopción real y ahorros mensurables de uno que no se utiliza mientras los empleados continúan reservando en plataformas de consumo.
Preguntas frecuentes
UnPortal de viajes B2Esignifica Business to Employee y es una plataforma de reservas creada específicamente para la fuerza laboral de una empresa. Se diferencia de una herramienta genérica de reservas corporativas en varios aspectos importantes. Un portal B2E se integra directamente con el sistema de recursos humanos y el proveedor de identidad de su empresa, de modo que se conoce a cada usuario desde el momento en que inicia sesión. Aplica sus reglas específicas de política de viajes automáticamente en el nivel de resultados de búsqueda, dirige las reservas a través de sus cadenas de aprobación e introduce datos de reservas confirmadas en sus sistemas de gastos y finanzas. Las herramientas genéricas de reserva corporativa tienden a ser productos disponibles en el mercado con una personalización limitada. Un portal B2E especialmente diseñado en torno a la política, los flujos de trabajo y las integraciones de sistemas exactos de su empresa.
Las herramientas de viajes corporativos disponibles en el mercado tienen limitaciones que se vuelven más visibles a medida que madura el programa de viajes de una empresa. Es posible que no admitan su jerarquía de aprobación específica, que no carguen correctamente sus tarifas corporativas negociadas y, a menudo, no puedan integrarse profundamente con los sistemas de recursos humanos, gastos y finanzas que ya está utilizando. Construyendo el tuyo propioPortal de viajes B2E le brinda control total sobre el motor de políticas, la lógica de aprobación, las configuraciones de proveedores y la experiencia de los empleados. Para las empresas con un gran volumen de viajes, los ahorros de costos derivados de una mejor aplicación de las políticas y la utilización de tarifas negociadas generalmente justifican la inversión en construcción en un plazo de 12 a 18 meses.
Amadeus es un sistema de distribución global que conecta a más de 400 aerolíneas y una gran red hotelera global. Cuando su portal B2E está integrado con Amadeus, cada búsqueda de vuelos que realizan sus empleados arroja disponibilidad en vivo y precios actuales extraídos de este inventario global. Los códigos de tarifas corporativas negociados con aerolíneas específicas se cargan en el entorno de Amadeus para que los empleados vean automáticamente las tarifas negociadas de su empresa junto con las tarifas públicas. La misma conexión de Amadeus también cubre el inventario de hoteles con tarifas de programas corporativos, cuando corresponda. Puede explorar el conjunto completo de API de Amadeus enAmadeus para desarrolladores.
Sí. Un motor de políticas de viajes bien construido dentro de unPortal de viajes B2E admite la configuración de reglas en múltiples niveles. Puede definir diferentes asignaciones de clases de cabina para diferentes grados de empleados, aplicar diferentes límites de tarifas por departamento o tipo de viaje, establecer diferentes requisitos de reserva anticipada para viajes nacionales versus internacionales y configurar diferentes cadenas de aprobación según el costo de la reserva o la antigüedad del viajero. Cuando un empleado inicia sesión a través de SSO, el portal lee su grado, departamento y centro de costos del sistema de recursos humanos y aplica automáticamente las reglas de política relevantes a su sesión de búsqueda.
Un portal B2E correctamente diseñado incluye un proceso de excepción fuera de la política en lugar de simplemente bloquear todas las reservas que no cumplen. Cuando un empleado selecciona una opción fuera de la política, el portal le exige que ingrese una justificación por escrito que explique por qué es necesaria la excepción. Luego, la solicitud de reserva se envía a un aprobador senior en lugar de a la cadena de aprobación estándar, lo que crea un registro de auditoría documentado para la excepción. El aprobador puede aprobar o rechazar con un comentario y el empleado recibe una notificación automática de la decisión. Este enfoque le da al programa de viajes la flexibilidad para manejar excepciones genuinas sin crear una solución fácil para las violaciones rutinarias de la política.
La línea de tiempo para unDesarrollo de portal de viajes B2E El proyecto depende de la complejidad de su política de viajes, la cantidad de integraciones de sistemas requeridas y si está comenzando desde cero o basándose en un marco de Flight Terminus existente. Un portal que cubra reservas principales, aplicación de políticas, integración de SSO e informes básicos normalmente puede estar activo en cuatro a seis meses. Un sistema más completo con flujos de trabajo de aprobación de múltiples niveles, integración de plataforma de gastos, gestión de tarifas corporativas, módulos de deber de diligencia e informes avanzados lleva de siete a doce meses. Un enfoque por fases, en el que las capas principales de reservas y políticas se lanzan primero y se agregan funciones adicionales en versiones posteriores, es el camino más práctico para la mayoría de las organizaciones.