Ein B2E-Portal, das für Business-to-Employee steht, ist eine Unternehmensbuchungsplattform, die speziell für die eigene Belegschaft eines Unternehmens entwickelt wurde.
EinB2E-Reiseportal ist eine Online-Buchungsplattform, die von einem Unternehmen ausschließlich zur Nutzung durch seine Mitarbeiter bereitgestellt wird. Im Gegensatz zu einem B2C-Portal, das anonyme Verbraucher bedient, oder einem B2B-Portal, das Reisebüros bedient, arbeitet ein B2E-Portal in einer kontrollierten Umgebung, in der jeder Benutzer bekannt ist, jede Buchung an eine Kostenstelle oder einen Projektcode gebunden ist und jedes Suchergebnis vor der Anzeige anhand der Reiserichtlinien des Unternehmens gefiltert wird.
Das Portal stellt in der Regel eine Verbindung zu einem globalen Vertriebssystem wie Amadeus her, um Flug- und Hotelinventar in Echtzeit zu erhalten, wendet die vom Unternehmen ausgehandelten Firmentarife und bevorzugten Anbieter an, erzwingt Reiseklassen- und Tarifbeschränkungen je nach Mitarbeiterstufe oder Reiseart, leitet Buchungen durch den entsprechenden Genehmigungsworkflow und sendet bestätigte Reisepläne sowohl an den Mitarbeiter als auch an den entsprechenden Manager oder Reisemanager.
Ein gut gebautesB2E-Reiseportal ersetzt die reibungsintensivsten Teile des Geschäftsreisemanagements:
Das Ergebnis ist ein System, das den Mitarbeitern die gewünschte Self-Service-Geschwindigkeit bietet und dem Unternehmen gleichzeitig die erforderliche Transparenz, Kontrolle und Kostenverwaltung bietet.
Unternehmen, die Geschäftsreisen ohne ein spezielles Portal verwalten, zahlen durchweg mehr pro Reise, verzeichnen höhere Buchungsraten außerhalb der Richtlinien und geben mehr für manuelles Prozessmanagement aus als Unternehmen mit einem integriertenTool zur Buchung von Firmenflügen. Hier sehen Sie, wie sich der Anlagefall typischerweise entwickelt.
Wenn Mitarbeiter Reisen über Verbraucherplattformen oder persönliche Firmenkarten ohne ein zentrales Tool buchen, sind Buchungen, die nicht den Richtlinien entsprechen, schwer zu verhindern und werden erst im Nachhinein bei der Spesenprüfung entdeckt. Ein B2E-Portal verhindert sie bereits bei der Suche: In den Ergebnissen erscheinen nur richtlinienkonforme Optionen, und jede Ausnahme erfordert eine Genehmigung, die einen Prüfpfad erstellt.
Studien zu Geschäftsreiseprogrammen zeigen immer wieder, dass Buchungen, die nicht den Richtlinien entsprechen, Unternehmen pro Reise 15 bis 30 Prozent mehr kosten als Buchungen, die den Richtlinien entsprechen. Ein Portal, das Buchungen außerhalb der Richtlinien verhindert, bietet vom ersten Tag an einen quantifizierbaren Return on Investment.
Große Unternehmen verhandeln Vorzugspreise mit Fluggesellschaften, Hotelketten und Autovermietungen. Ohne ein spezielles Unternehmensbuchungstool, das mit dem Amadeus GDS verbunden ist, können Mitarbeiter nicht immer auf diese Tarife zugreifen und buchen am Ende zu öffentlichen Tarifen. EinEntwicklung eines B2E-Reiseportals Ein Projekt, das Unternehmenstarifvereinbarungen korrekt lädt und anwendet, ermöglicht jedem Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf die besten verfügbaren ausgehandelten Preise für jede Reise.
Viele Unternehmen beauftragen ein Reisemanagementunternehmen mit der Abwicklung von Mitarbeiterbuchungen und zahlen eine Servicegebühr pro Transaktion für jede Buchung, die ein TMC-Agent in ihrem Namen vornimmt. Ein Self-Service-B2E-Portal wickelt Standard-Punkt-zu-Punkt-Buchungen ohne Eingreifen des TMC ab und reduziert so das Volumen gebührenpflichtiger Transaktionen erheblich. Die TMC-Beziehung besteht weiterhin für komplexe Reiserouten, Gruppenbuchungen und Notfallunterstützung, bei denen menschliches Fachwissen einen echten Mehrwert darstellt.
Ein B2E-Portal, das mit dem Amadeus GDS und dem Finanzsystem Ihres Unternehmens verbunden ist, bietet Reisemanagern und CFOs Echtzeiteinblick in die zugesagten Reiseausgaben, bevor die Reisen überhaupt stattfinden. Wenn eine Buchung bestätigt wird, sind die Kosten sofort in der Berichtsebene sichtbar und an die entsprechende Kostenstelle, den Projektcode oder die Abteilung gebunden. Dies unterscheidet sich grundlegend von dem verzögerten Bild, das die Verarbeitung von Spesenabrechnungen liefert.
Wenn es an einem Ort, an dem Ihre Mitarbeiter unterwegs sind, zu einem Sicherheitsvorfall oder einer Naturkatastrophe kommt, müssen Sie sofort wissen, wer sich dort aufhält und wie Sie ihn erreichen können. Ein B2E-Portal, das alle Reiserouten der Mitarbeiter aufzeichnet, bietet Ihren Personal- und Sicherheitsteams einen Echtzeitüberblick über die Standorte der Reisenden, was nicht möglich ist, wenn Mitarbeiter über unterschiedliche Verbraucherplattformen buchen.
Die Inventar- und Preisinfrastruktur, die IhrB2E-Reiseportal bestimmt, was Ihre Mitarbeiter buchen können und wie genau die Firmentarife angewendet werden. Amadeus ist aus mehreren spezifischen Gründen die richtige Wahl für Geschäftsreisen.
Amadeus verbindet sich mit über 400 Fluggesellschaften und unterstützt das gesamte Spektrum an Firmentarifarten, einschließlich ausgehandelter Firmentarife, Regierungstarife, Konsortialtarife und privat veröffentlichte Tarife. Wenn Ihr Geschäftsreiseprogramm Tarife mit bestimmten Fluggesellschaften ausgehandelt hat, können diese Tarife in die Amadeus-Umgebung geladen und über das B2E-Portal ausschließlich Ihren Mitarbeitern und nicht der breiten Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden.
Amadeus bietet neben seinem Airline-Inventar Zugang zu einem großen Hotel-Content-Netzwerk, das sowohl öffentlich verfügbare Hotelpreise als auch Hotelprogramm-Preise für Unternehmen abdeckt. Ihr B2E-Portal kann bevorzugte Hotelobjekte oben in den Suchergebnissen anzeigen, ausgehandelte Übernachtungspreise automatisch anwenden und Hotelrichtlinienregeln wie maximale Übernachtungspreisobergrenzen oder genehmigte Hotellistenbeschränkungen durchsetzen.
Die Amadeus API-Suite deckt jeden Schritt des Unternehmensbuchungslebenszyklus ab: Flugsuche, Preisgestaltung, Sitzplatzpläne, Zusatzleistungen, PNR-Erstellung, Auftragsverwaltung und Änderungen nach der Buchung. Die APIs sind für die Integration in Drittsysteme konzipiert, was genau das ist, was einEntwicklung eines B2E-Reiseportals Projekt erfordert.
Den vollständigen Amadeus API-Katalog finden Sie unterAmadeus für Entwickler. Zu den wichtigsten APIs für eine B2E-Implementierung gehören:
Amadeus-API | Unternehmensanwendungsfall |
Suche nach Flugangeboten | Echtzeit-Flugsuche, gefiltert nach Unternehmensrichtlinien und Vereinbarungen bevorzugter Fluggesellschaften |
Flugangebote Preis | Preisbestätigung vor der Buchung, um sicherzustellen, dass der Tarif weiterhin zum Firmentarif gültig ist |
Flugaufträge erstellen | Die PNR-Erstellung ist mit dem Profil des Mitarbeiters und dem Rechnungskonto des Unternehmens |
Flugauftragsverwaltung | Änderungen, Stornierungen und Reiseroutenabruf für aktive Mitarbeiterbuchungen |
Hotelsuche und Angebote | Hotelverfügbarkeitssuche mit automatisch angewendeten Firmenprogrammpreisen |
Sitzpläne | Sitzplatzauswahl innerhalb der von der Richtlinie zugelassenen Klassen und Sitzplatztypen |
Firmentarife | Zugriff auf ausgehandelte Tarife, geladen unter der Firmen-ID des Unternehmens in Amadeus |
Suche nach Airline-Codes | Zeigen Sie die Namen der Fluggesellschaften deutlich in Suchergebnissen und Reiseplandokumenten an |
Amadeus unterstützt den IATA New Distribution Capability-Standard und ermöglicht Ihrem B2E-Portal Zugriff auf Airline-Direct-Inhalte, die über das hinausgehen, was herkömmliche GDS-Kanäle bieten. Für Geschäftsreisende umfasst dies fluglinienspezifische Pakete, Sitzplatz-Upgrades und Zusatzpakete, die möglicherweise einen besseren Wert darstellen, als die Zusammenstellung derselben Optionen durch separate Zusatzkäufe.
Geschäftsreiseprogramme können sich in Zeiten hoher Nachfrage keine Ausfallzeiten leisten. Amadeus verarbeitet jährlich Milliarden von Reisetransaktionen über seine globale Infrastruktur. Die Zuverlässigkeit der Plattform hat sich auf Unternehmensebene bewährt. Dies ist die Grundvoraussetzung für ein Firmenbuchungstool, auf das Mitarbeiter bei zeitkritischen Geschäftsreisen angewiesen sind.
Ein produktionsreifesB2E-Reiseportal ist komplexer als ein Standard-Buchungsportal, da es die Geschäftslogik des Unternehmens über die GDS-Integration legt. So kommt die Architektur zusammen.
Das erste, was ein B2E-Portal benötigt, ist eine zuverlässige Möglichkeit, herauszufinden, wer jeder Benutzer ist. Dies wird in der Regel durch die Single-Sign-On-Integration mit dem Identitätsanbieter des Unternehmens wie Azure Active Directory, Okta oder Google Workspace gehandhabt. Wenn sich ein Mitarbeiter anmeldet, erkennt das Portal sofort seinen Namen, seine Mitarbeiterstufe, seine Kostenstelle, seine Abteilung, seinen Vorgesetzten und sein Reiseprofil, die alle über die SSO-Verbindung aus dem HR-System des Unternehmens abgerufen werden.
Diese Identitätsschicht ermöglicht alle anderen Unternehmensfunktionen. Richtlinienregeln, Genehmigungsweiterleitung, Kodierung von Kostenstellen und Vorbelegung von Reiseprofilen hängen alle davon ab, genau zu wissen, wer bucht.
Die Richtlinien-Engine ist die Informationsschicht, die das Reiserichtliniendokument Ihres Unternehmens in Regeln übersetzt, die das System automatisch durchsetzt. Es funktioniert auf der Ebene der Suchergebnisse, was bedeutet, dass nicht konforme Optionen herausgefiltert oder gekennzeichnet werden, bevor der Mitarbeiter sie jemals sieht.
Eine typische Unternehmensrichtlinien-Engine verarbeitet Folgendes:
Die Richtlinien-Engine kann von Ihrem Reisemanager konfiguriert werden, ohne dass Entwicklungsarbeiten erforderlich sind. Wenn das Unternehmen seine Reiserichtlinien aktualisiert, aktualisiert der Reisemanager die Konfiguration im Portal und die neuen Regeln gelten sofort für alle zukünftigen Suchen.
Die Amadeus-Integrationsschicht übernimmt die technische Verbindung zum GDS: Authentifizierung, Sitzungsverwaltung, API-Aufrufe für Suche und Buchung, Antwortverarbeitung und Fehlerbehandlung. Im Unternehmenskontext verwaltet diese Ebene auch das Laden und Anwenden von Unternehmenstarifcodes, sodass Suchvorgänge automatisch ausgehandelte Tarife zurückgeben, sofern diese neben öffentlichen Tarifen zum Vergleich vorhanden sind.
Die Integrationsschicht ist als gemeinsamer Dienst aufgebaut, den die Buchungsmaschine aufruft, anstatt die Amadeus-API-Logik direkt in den Buchungsworkflow einzubetten. Dies erleichtert die Aktualisierung, wenn Amadeus neue API-Versionen veröffentlicht, und erleichtert das Hinzufügen von Hotel- oder Autovermietungsinhalten über separate API-Module.
Bei Geschäftsreisen ist häufig eine Genehmigung erforderlich, bevor eine Buchung bestätigt wird. Die Genehmigungs-Workflow-Engine verwaltet diesen Prozess und leitet Buchungsanfragen basierend auf den von Ihnen konfigurierten Regeln an den richtigen Genehmiger weiter. Die allgemeine Logik für die Genehmigungsweiterleitung umfasst:
Die Workflow-Engine sendet Genehmigungsanfragen per E-Mail an den entsprechenden Genehmiger, verfolgt die Antwortzeiten, eskaliert an einen sekundären Genehmiger, wenn der primäre Genehmiger nicht innerhalb eines konfigurierten Zeitfensters antwortet, und benachrichtigt den Mitarbeiter über jede Statusänderung. Nach der Genehmigung wird die Buchung automatisch über die Amadeus API bestätigt, ohne dass der Mitarbeiter weitere Maßnahmen ergreifen muss.
Jeder Mitarbeiter, der das B2E-Portal nutzt, verfügt über ein Reiseprofil, in dem seine persönlichen Buchungsinformationen gespeichert sind: Reisepassdaten, Vielfliegernummern, Essenspräferenzen, Sitzplatzpräferenzen und Kontaktinformationen. Dieses Profil wird beim Onboarding aus dem HR-System vorab ausgefüllt und vom Mitarbeiter aktualisiert, wenn sich seine Daten ändern.
Wenn ein Mitarbeiter eine Buchung initiiert, füllt das Portal alle erforderlichen Felder aus seinem hinterlegten Profil vorab aus. Bei einer normalen Inlandsreise muss der Mitarbeiter möglicherweise nur das Ziel und die Daten eingeben, alles andere wird automatisch erledigt. Dadurch wird die für den Abschluss einer Buchung erforderliche Zeit drastisch reduziert und die Wahrscheinlichkeit von Dateneingabefehlern verringert.
Das Portal benötigt eine Möglichkeit, die ausgehandelten Tarifvereinbarungen des Unternehmens mit Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen zu verwalten. Dazu gehört das Laden von Firmentarifcodes für jede Carrier-Vereinbarung, das Konfigurieren der Rangfolge bevorzugter Anbieter für die Anzeige von Suchergebnissen, das Festlegen der Überschreibungslogik dafür, wann ausgehandelte Tarife gegenüber niedrigeren öffentlichen Tarifen bevorzugt werden sollen, und die Verwaltung von Ablaufdaten für Vereinbarungen, die erneuert werden müssen.
Jede Buchung, die über das B2E-Portal erfolgt, generiert Daten, die die Berichtsebene erfasst und Reisemanagern, Finanzteams und Führungskräften zur Verfügung stellt. Zu den wichtigsten Berichtsdimensionen gehören die Ausgaben nach Kostenstelle, Abteilung und Mitarbeiter; Richtlinienkonformitätsraten und die häufigsten nicht richtlinienkonformen Buchungsarten; bevorzugte Lieferantenauslastung im Vergleich zu vertraglich vereinbarten Zielen; Trends bei der Vorlaufzeit bei Vorausbuchungen; und Aufschlüsselung des Reisezwecks nach Budgetkategorie.
Diese Berichtsebene kann über API oder Datenexport mit den vorhandenen Business-Intelligence-Tools oder der Finanzplattform des Unternehmens verbunden werden, sodass Reisedaten neben anderen Betriebsdaten und nicht in einem separaten Silo gespeichert werden.
Für Unternehmen, die eine Spesenmanagementplattform wie Concur, Expensify oder Certify nutzen, kann das B2E-Portal bestätigte Buchungsdaten direkt in die Spesenabrechnung des Mitarbeiters übertragen. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe von Belegen für Reisebuchungen und es wird sichergestellt, dass die Spesenabrechnungsdaten mit den Buchungsdaten übereinstimmen, was den Abgleich für das Finanzteam vereinfacht.
Der Buchungsablauf in einem B2E-Portal muss so effizient sein, dass Mitarbeiter es nutzen, anstatt woanders zu buchen. So funktioniert ein gut gestalteter Buchungsablauf für Unternehmen.
Schritt | Mitarbeitererfahrung | Systemaktion |
Anmelden | Mitarbeiter authentifiziert sich über Firmen-SSO | Das Portal ruft Mitarbeiterprofil, Besoldungsgruppe, Kostenstelle und Richtlinienregeln ab |
Reisebeginn | Der Mitarbeiter wählt die Art der Reise aus und gibt den Zweckcode | Das System wendet relevante Richtlinienregeln für diesen Reisetyp an |
Flugsuche | Mitarbeiter gibt Herkunft, Ziel und Datum ein | Portal fragt Amadeus mit angewendeten Firmentarifcodes ab; Filtert Ergebnisse nach Richtlinie |
Ergebnisansicht | Mitarbeiter sieht richtlinienkonforme Optionen; Nicht richtlinienkonforme Optionen markiert oder ausgeblendet | Die Richtlinien-Engine wertet jedes Ergebnis anhand der konfigurierten Regeln aus |
Auswahl | Der Mitarbeiter wählt den bevorzugten Flug und die Zusatzleistungen innerhalb der Richtlinie aus | Das System bestätigt den Preis mit der Amadeus Flight Offers Price API |
Hotelsuche | Portal fordert Hotelsuche für die Reisedaten auf | Die Amadeus-Hotelsuche liefert bevorzugte Unterkünfte zu Firmenpreisen |
Rezension | Der Mitarbeiter überprüft den vollständigen Reiseplan mit Kosten und Kotierung der Kostenstelle | Das System wendet die Markup-Logik an und bereitet eine Buchungsanfrage vor |
Einreichung | Mitarbeiter sendet Buchungsanfrage | System leitet bei Bedarf zum Genehmigungsworkflow weiter |
Genehmigung | Der Genehmiger erhält eine E-Mail und genehmigt oder lehnt | Das System bestätigt die Buchung über Amadeus nach Genehmigung; benachrichtigt den Mitarbeiter |
Bestätigung | Der Mitarbeiter erhält den Reiseplan per E-Mail und in seinem Portalkonto | PNR im Portal gespeichert; Daten werden an das Spesensystem und die Berichtsschicht gesendet |
Eine Standard-Inlandsbuchung für einen Mitarbeiter mit gespeichertem Reiseprofil kann vom Login bis zur Bestätigung in weniger als vier Minuten abgeschlossen werden. Diese Geschwindigkeit ist es, die die Akzeptanz vorantreibt. Wenn das Portal langsamer ist als die Buchung auf einer Verbraucher-Website, buchen Mitarbeiter auf der Verbraucher-Website.
Die Qualität vonDurchsetzung der Reiserichtlinien im Buchungsportal ist entscheidend dafür, ob die B2E-Investition die versprochenen Kosteneinsparungen bringt. Eine schlecht konzipierte Richtliniendurchsetzung führt zu Problemumgehungen. Eine gut konzipierte Durchsetzung sorgt für Compliance ohne Frustration.
Wenn ein Mitarbeiter auf einer Kurzstrecke nach einem Business-Class-Tarif sucht und das Portal nur Economy-Optionen anzeigt, sollte das System klar erklären, warum. Wenn Sie dem Mitarbeiter die relevanten Richtlinienregeln zeigen, z. B. „Die Business Class ist gemäß Ihren Reiserichtlinien für Flüge über sechs Stunden verfügbar“, schafft Verständnis statt Verwirrung. Mitarbeiter, die die Richtlinie verstehen, akzeptieren die Einschränkung eher als Mitarbeiter, die sich ohne Begründung blockiert fühlen.
Manchmal muss ein Mitarbeiter tatsächlich außerhalb der Richtlinien buchen. Möglicherweise ist der einzige verfügbare Sitzplatz auf einem notwendigen Flug in einer höheren Klasse, oder für eine Konferenz ist ein bestimmtes Hotel erforderlich, das über der Preisobergrenze pro Nacht liegt. Ein gut gestaltetes B2E-Portal bietet einen strukturierten Ausnahmeprozess: Der Mitarbeiter wählt die Option „Außerhalb der Richtlinien“, gibt eine erforderliche Begründung ein und die Buchung wird an einen leitenden Genehmiger und nicht an die Standardgenehmigungskette weitergeleitet.
Dieser Ausnahmeprozess erstellt einen Prüfpfad für jede Buchung, die nicht den Richtlinien entspricht, und liefert dem Reisemanager Daten darüber, welche Richtlinienregeln die meisten Ausnahmen generieren, was möglicherweise darauf hindeutet, dass die Richtlinie aktualisiert werden muss und nicht darauf, dass Mitarbeiter sich nicht daran halten.
Es gibt zwei Ansätze zur Durchsetzung von Richtlinienregeln in einem Buchungsportal. Durch die harte Sperrung bleibt die Option dem Mitarbeiter komplett verborgen und kann überhaupt nicht ausgewählt werden. Sanftes Blockieren bedeutet, dass die Option sichtbar, aber als nicht richtlinienkonform gekennzeichnet ist, mit einer Warnung, die das Problem erläutert und daneben eine konforme Alternative anbietet.
Hartes Blockieren funktioniert gut bei eindeutigen Richtlinienverstößen, für die es keine legitimen Ausnahmefälle gibt, wie etwa First-Class-Buchungen bei einem Unternehmen, das nur Economy und Business zulässt. Soft Blocking funktioniert besser bei Regeln, die berechtigte Ausnahmen vorsehen, wie etwa Tarifobergrenzen auf Strecken, auf denen Geschäftsreisen tatsächlich schwanken. Eine Kombination beider Ansätze, konfiguriert nach Regeltyp, bietet das beste Gleichgewicht zwischen Compliance und Benutzerfreundlichkeit.
Grundlegende Richtlinien-Engines prüfen Regeln anhand fester, im Voraus konfigurierter Schwellenwerte. Anspruchsvollere Engines können Echtzeitprüfungen durchführen und beispielsweise überprüfen, ob ein Tarif, der nicht den Richtlinien entspricht, tatsächlich die niedrigste verfügbare Option auf der Strecke ist, bevor er markiert wird. Wenn der günstigste verfügbare Tarif an einem bestimmten Tag aufgrund ungewöhnlicher Nachfrage die normale Obergrenze überschreitet, kann das System dies erkennen und eine kontextbezogene Ausnahme anwenden, anstatt einen Richtlinienverstoß für eine Buchung zu generieren, die der Mitarbeiter nicht hätte vermeiden können.
Eine einzige Genehmigungskette funktioniert nicht für jedes Unternehmen. Ein Startup mit 50 Mitarbeitern benötigt möglicherweise nur die Genehmigung des Managers für Reisen über einem bestimmten Preis. Ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern in mehreren Abteilungen benötigt möglicherweise die Genehmigung des Kostenstellenleiters für Standardreisen, die Genehmigung des Abteilungsleiters für internationale Reisen und die Genehmigung des CFO für Buchungen über einem bestimmten Schwellenwert. Die Genehmigungs-Workflow-Engine muss alle diese Konfigurationen unterstützen, ohne dass für jede Variante eine individuelle Entwicklung erforderlich ist.
Wenn Ihr Unternehmen ein bevorzugtes Hotelprogramm mit Marriott oder einen bevorzugten Fluglinienvertrag mit einer bestimmten Fluggesellschaft hat, sollten diese Anbieter in den Suchergebnissen prominent erscheinen, auch wenn es sich dabei nicht um die günstigste Option handelt. Die Anzeigelogik sollte dem Mitarbeiter erklären, warum ein bevorzugter Lieferant hervorgehoben wird, und so die Lieferantenbeziehungen des Unternehmens stärken und nicht willkürlich wirken.
Ein Sorgfaltspflichtmodul im B2E-Portal sollte dem Reisemanager jederzeit einen Live-Überblick darüber geben, wohin Mitarbeiter gerade reisen, mit Kontaktinformationen und Reiseplandetails. Im Falle eines Sicherheitsvorfalls, einer Naturkatastrophe oder einer Reiseunterbrechung sollte der Reisemanager in der Lage sein, betroffene Mitarbeiter zu identifizieren, über das Portal Kontakt aufzunehmen und Umbuchungs- oder Notfallhilfe-Workflows über dasselbe System zu initiieren.
Nachhaltigkeitsprogramme von Unternehmen erfordern zunehmend Daten über die CO2-Auswirkungen von Geschäftsreisen. Ein B2E-Portal, das den CO2-Fußabdruck jeder Buchung berechnet und aufzeichnet, verknüpft mit der jeweiligen Kostenstelle und dem Reisezweck, liefert dem Nachhaltigkeitsteam die Daten, die es für die Berichterstattung und die Festlegung von Reisereduktionszielen auf Abteilungsebene benötigt.
Geschäftsreisende sind mobil. Das Portal muss sowohl auf einem Telefon als auch auf einem Desktop funktionieren und nicht nur die Erstbuchung, sondern auch den Abruf der Reiseroute, Buchungsänderungen und die Kommunikation mit dem Reiseteam abdecken, wenn während einer Reise etwas schief geht. Eine reaktionsfähige Weboberfläche ist das Minimum; Eine spezielle mobile App mit Offline-Zugriff auf Reiserouten und Notfallkontaktfunktionen ist die umfassendere Lösung für Vielreisende.
Reisemanager benötigen ein Live-Dashboard, das aktuelle Buchungen, bevorstehende Reisen, ausstehende Genehmigungen und Trends außerhalb der Richtlinien anzeigt. Finanzteams benötigen konsolidierte Ausgabenberichte nach Kostenstelle, Lieferant und Reiseart, die exportiert und mit dem Hauptbuch abgeglichen werden können. Die Geschäftsleitung benötigt umfassende Ausgabenübersichten nach Abteilungen und Vergleiche mit den Reisebudgetzuweisungen. Jede dieser Ansichten muss ohne benutzerdefinierte Berichtsanforderungen verfügbar sein.
Verstehen, woEntwicklung eines B2E-Reiseportals Passt im Vergleich zu anderen Portaltypen und hilft Ihnen, von Anfang an die richtigen Architekturentscheidungen zu treffen.
Dimension | B2E-Unternehmensportal | B2B-Agentenportal | B2C-Verbraucherportal |
Benutzer | Nur Firmenmitarbeiter | Reisebüros und Subagenten | Allgemeine Öffentlichkeit |
Authentifizierung | Unternehmens-SSO und HR-Integration | Anmeldeinformationen des Agenten | E-Mail-Registrierung |
Angezeigte Preise | Firmentarife und ausgehandelte Tarife | Nettotarife mit Aufschlagmöglichkeit | Einzelhandelstarife |
Richtlinienregeln | Vollständige Durchsetzung der Unternehmensrichtlinien | Buchungsrichtlinien für Agenturen | Keine Richtlinienebene |
Genehmigungsworkflow | Integrierte mehrstufige Genehmigung | Normalerweise nicht erforderlich | Nicht anwendbar |
Reiseprofile | Vorab aus dem HR-System ausgefüllt | Vom Agenten verwaltete Kundenprofile | Vom Reisenden selbst verwaltet |
Berichterstattung | Kostenstelle, Compliance und Sorgfaltspflicht | Provision und Buchungsleistung | Wird normalerweise nicht bereitgestellt |
Kostenintegration | Direkte Einspeisung in das Spesensystem | Rechnungsbasierte Abrechnung | Nicht anwendbar |
Die gleiche zugrunde liegende Amadeus-Integration kann alle drei Portaltypen über einen gemeinsamen Inventardienst betreiben, was einen erheblichen Effizienzvorteil für Reisetechnologieunternehmen darstellt, die über mehrere Produktlinien hinweg aufbauen.
Für den Aufbau eines B2E-Geschäftsreiseportals ist es nicht erforderlich, jede Komponente von Grund auf neu zu konstruieren. Flight Terminus bietet die grundlegenden Technologieebenen, auf denen ein B2E-Portal aufbaut, wobei sich jede Komponente bereits in produktiven Reisebuchungsumgebungen bewährt hat.
DasB2E-Flugbuchungsportal von Flight Terminus ist eine speziell entwickelte Plattform für die Buchung von Geschäftsreisen, die das Amadeus GDS-Inventar mit der Durchsetzung von Reiserichtlinien, Genehmigungsworkflows, der Verwaltung von Reiseprofilen und Kostenstellenberichten in einem einzigen integrierten System kombiniert. Es ist für den Einsatz in Unternehmen jeder Größe konzipiert und so konfiguriert, dass es den spezifischen Richtlinienanforderungen jedes Unternehmens entspricht.
Für Reisetechnologieunternehmen, die sowohl Firmen- als auch Privatbuchungsprodukte anbieten, teilt das B2E-Portal seinen Amadeus-Integrationskern mit demB2C-Flugbuchungsportal. Beide Portale fragen dasselbe Live-Amadeus-Inventar über dieselbe Integrationsschicht ab, wenden jedoch jeweils ihre eigene Preislogik, Anzeigeregeln und Geschäftsabläufe an.
Unternehmen, die ihren Firmenkunden neben Self-Service-Tools auch Managed Travel Services anbieten, können das B2E-Portal mit demindividuelle B2B-Flugbuchungslösung. Dadurch kann ein TMC oder ein Geschäftsreisebüro komplexe Reiserouten, Gruppenbuchungen und die Ausnahmebehandlung über die B2B-Agentenschnittstelle verwalten, während routinemäßige Mitarbeiterbuchungen über das Self-Service-B2E-Portal abgewickelt werden.
Für Geschäftsreiseprogramme, die zusätzlich zum GDS-Inventar Zugriff auf LCC-Inhalte, Chartertarife oder direkt von der Fluggesellschaft angebotene NDC-Angebote erfordern, istAQC-Flug-API-Integrationslösung fügt eine wettbewerbsfähige Tarifaggregationsebene hinzu, die das B2E-Portal neben dem Amadeus GDS abfragen kann. Mitarbeiter sehen den besten verfügbaren Preis in allen verbundenen Quellen, wobei Unternehmenstarife dort angewendet werden, wo sie existieren.
DasAmadeus GDS-Integration Das Modul verwaltet die technische Amadeus-Verbindung für alle Flight Terminus-Produkte und kümmert sich um die API-Authentifizierung, den Token-Lebenszyklus, die Antwortnormalisierung und die Fehlerbehandlung. Das B2E-Portal ruft diese gemeinsame Integrationsschicht auf, anstatt seine eigene direkte Amadeus-Verbindung zu verwalten, was den B2E-Aufbau vereinfacht und ein konsistentes Verhalten über alle Buchungskanäle hinweg gewährleistet.
Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern, die regelmäßig reisen, generieren ein ausreichendes Buchungsvolumen, um ein dediziertesTool zur Buchung von Firmenflügen. Bei dieser Größenordnung decken die Kosteneinsparungen durch die Durchsetzung von Richtlinien, die Nutzung ausgehandelter Tarife und reduzierte TMC-Servicegebühren in der Regel die Kosten für die Entwicklung und Wartung des Portals innerhalb von 12 bis 18 Monaten mehr als ab.
Organisationen, die in mehreren Ländern tätig sind, verfügen über komplexe Reiseprogramme, die je nach Markt variieren: unterschiedliche Richtlinienregeln für verschiedene Regionen, Buchungsanforderungen in mehreren Währungen, unterschiedliche bevorzugte Anbieter in jeder Region und Berichtsanforderungen über mehrere Einheiten hinweg. Ein zentralisiertes B2E-Portal mit marktspezifischen Richtlinienkonfigurationen bewältigt diese Komplexität weitaus sauberer als eine Sammlung länderspezifischer Prozesse und Tools.
Beratungsfirmen, Anwaltskanzleien und andere professionelle Dienstleistungsunternehmen benötigen Reisen, die auf bestimmte Kundenprojekte oder Sachverhaltsnummern zugeschnitten sind. Ein B2E-Portal mit Projektcodeverwaltung und projektbezogener Ausgabenverfolgung ist für diese Unternehmen weitaus nützlicher als ein generisches Unternehmensbuchungstool, das nur Kostenstellendaten erfasst. Den Kunden können Reisekosten präzise in Rechnung gestellt werden, da die Buchungsdaten ab dem Zeitpunkt der Buchung mit dem richtigen Sachverhalt verknüpft sind.
Technologieunternehmen ziehen es oft vor, ihre internen Tools zu entwickeln und zu besitzen, anstatt Software von Drittanbietern zu kaufen. Ein BrauchEntwicklung eines B2E-Reiseportals Das Projekt gibt diesen Unternehmen vollständige Kontrolle über die Mitarbeitererfahrung, die Integrationstiefe in ihre HR- und Finanzsysteme und die Richtlinienlogik, die ihr Reiseprogramm regelt. Für Unternehmen mit starken Engineering-Teams ist der interne Aufbau eines B2E-Portals eine realistische Option.
Reisebüros stehen zunehmend unter dem Druck von Firmenkunden, die sich bei Routinebuchungen einen komfortablen Self-Service wünschen, ohne Gebühren pro Transaktion zahlen zu müssen. Ein TMC, das ein gebrandetesSelf-Service-Reisebuchungssystem für Mitarbeiter Neben ihrem Managed-Service-Angebot verfügt sie über ein umfassenderes Produkt. Das Portal wickelt Routinebuchungen ab, während sich das TMC-Team auf komplexe Reiserouten, Notfallunterstützung und Programmmanagement konzentriert, wo sein Fachwissen wirklich die Servicegebühr verdient.
EinEntwicklung eines B2E-Reiseportals Das Projekt verfügt über mehr Integrationskontaktpunkte als ein Standard-Buchungsportal, da es neben dem Amadeus GDS eine Verbindung zum HR-System, Identitätsanbieter, der Spesenplattform und dem Finanzsystem des Unternehmens herstellen muss. Die richtige Planung dieser Integrationen von Anfang an verhindert die häufigsten Verzögerungen bei der Implementierung.
Phase | Hauptaktivitäten | Typische Dauer |
Entdeckung | Ordnen Sie die Reiserichtlinien, Genehmigungsworkflows, das Personalsystem, das Spesensystem und die Berichtsanforderungen des Unternehmens zu | 2 bis 3 Wochen |
Architekturdesign | Definieren Sie Systemkomponenten, Integrationspunkte, Datenflüsse und Sicherheitsanforderungen | 1 bis 2 Wochen |
Amadeus-Setup | API-Anmeldeinformationen, Laden von Unternehmenstarifen und Konfiguration der Sandbox-Umgebung | 1 bis 2 Wochen |
Kern-Buchungsmaschine | Amadeus-Integration, Flug- und Hotelsuche, PNR-Workflow, Tarif-Caching | 6 bis 8 Wochen |
Richtlinien-Engine | Konfiguration der Reiserichtlinienregeln, Filterlogik, Soft- und Hard-Block-Implementierung | 3 bis 4 Wochen |
Identität und SSO | SSO-Integration mit dem Unternehmensidentitätsanbieter, HR-Datensynchronisierung für Mitarbeiterprofile | 2 bis 3 Wochen |
Genehmigungsworkflow | Mehrstufige Genehmigungsmaschine, E-Mail-Benachrichtigungen, Eskalationslogik | 3 bis 4 Wochen |
Lieferantenmanagement | Laden von Firmentarifen, Logik zur Anzeige bevorzugter Lieferanten und Anwendung ausgehandelter Tarife | 2 bis 3 Wochen |
Spesenintegration | API-Verbindung zur Spesenplattform, Buchungsdaten-Push, Abgleichslogik | 2 bis 3 Wochen |
Berichtsschicht | Reisemanager-Dashboard, Finanzberichte, Sorgfaltspflichtmodul, Datenexport | 3 bis 4 Wochen |
Tests und Qualitätssicherung | End-to-End-Buchungsflusstests, Validierung der Richtliniendurchsetzung und Sicherheitsüberprüfung | 2 bis 4 Wochen |
Pilotstart | Kontrollierter Rollout in einer Pilot-Mitarbeitergruppe zur Validierung und Rückmeldung | 2 bis 4 Wochen |
Vollständige Bereitstellung | Unternehmensweiter Rollout, Mitarbeiterkommunikation, Schulung und Support-Einrichtung | 2 bis 4 Wochen |
Ein vollständigesB2E-Reiseportal Mit SSO, Richtlinien-Engine, Genehmigungsworkflows, Spesenintegration und vollständigem Reporting dauert es in der Regel sieben bis zwölf Monate vom Projektstart bis zur unternehmensweiten Bereitstellung, abhängig von der Komplexität der Reiserichtlinien des Unternehmens und der Anzahl der erforderlichen Systemintegrationen. Ein einfacheres Portal, das die Kernbuchungen und die Durchsetzung grundlegender Richtlinien abdeckt, kann schneller bereitgestellt werden.
Die meisten Unternehmen verfügen über ein Reiserichtliniendokument, das in einfachem Englisch verfasst ist und beschreibt, was Mitarbeiter tun und was nicht. Dieses Dokument in einen Satz eindeutiger Systemregeln zu übersetzen, die programmgesteuert durchgesetzt werden können, ist schwieriger als es klingt. Richtlinienformeln wie „Mitarbeiter sollten Economy-Class-Buchungen buchen, sofern dies sinnvoll ist“ können nicht direkt umgesetzt werden. Es müssen spezifische Regeln definiert werden: Economy Class ist für Flüge unter vier Stunden erforderlich, Business Class ist für Flüge über vier Stunden mit VP-Level-Genehmigung oder höher zulässig.
Arbeiten Sie das Richtliniendokument sowohl mit dem Reisemanager als auch mit einem Rechts- oder Compliance-Vertreter durch, bevor die Entwicklungsphase beginnt. Jede mehrdeutige Regel benötigt eine spezifische, testbare Definition, bevor sie in die Richtlinien-Engine integriert werden kann.
Die SSO-Integration mit dem Identitätsanbieter des Unternehmens ist selten einfach. Verschiedene Identitätssysteme verwenden unterschiedliche Protokolle, Attributnamen und Datenstrukturen. Die HR-Datensynchronisierung, die Mitarbeiterprofile füllt, muss Neueinstellungen, Änderungen der Mitarbeiterbesetzung, Kostenstellenänderungen und Abgänge in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit verarbeiten können. Planen Sie mehr Zeit für die Identitätsintegration ein, als erste Schätzungen vermuten lassen, und beziehen Sie das IT-Team des Unternehmens frühzeitig ein.
Ein B2E-Portal, das von Mitarbeitern genutzt wird, ist ein gescheitertes Projekt, egal wie technisch einwandfrei es ist. Die Akzeptanz wird durch zwei Faktoren bestimmt: Das Portal muss schneller und einfacher sein als die Alternativen und es muss die überwiegende Mehrheit der Fahrten abdecken, die Mitarbeiter tatsächlich unternehmen müssen. Wenn das Portal nur bestimmte Routentypen abdeckt oder mehr Schritte erfordert als die Buchung auf einer Verbraucherwebsite, werden Mitarbeiter es einfach nicht für Routinefahrten nutzen.
Planen Sie parallel zur technischen Einführung eine Kampagne zur Mitarbeiterkommunikation und -schulung. Kurze E-Mail-Anleitungen, kurze Videoanleitungen zum Buchungsablauf und ein einfacher Hilfekanal für die ersten Wochen nach der Einführung tragen alle zu höheren Akzeptanzraten bei.
Große Unternehmen haben möglicherweise Dutzende von Flug- und Hotelverträgen mit jeweils spezifischen Bedingungen, Buchungsfenstern und Regeln zur Sitzplatz- oder Zimmerverfügbarkeit. Das Laden und Verwalten dieser Vereinbarungen in der Amadeus-Umgebung, die Überprüfung ihrer korrekten Anwendung im Portal und die Aktualisierung dieser Vereinbarungen, wenn Vereinbarungen erneuert oder neu ausgehandelt werden, ist eine fortlaufende betriebliche Verantwortung und keine einmalige Einrichtungsaufgabe.
Das Geschäftsreisemanagement hat sich zu lange auf Tools verlassen, die nicht für die heutige Arbeitsweise von Unternehmen entwickelt wurden. EinB2E-Reiseportal powered by Amadeus GDS ändert das. Es bietet Mitarbeitern das Self-Service-Erlebnis, das sie erwarten, gibt Reisemanagern die Richtlinienkontrolle und Transparenz, die sie benötigen, stellt Finanzteams die Echtzeit-Ausgabendaten zur Verfügung, die sie sich schon immer gewünscht haben, und beschert dem Unternehmen niedrigere Kosten pro Reise über das gesamte Reiseprogramm hinweg.
Die Technologie, um dies zu bauen, existiert heute. Die Amadeus API-Suite ist umfassend und entwicklerfreundlich. Die Integrationsmuster für SSO, Spesensysteme und HR-Plattformen sind gut etabliert. Die Policy-Engine-Logik selbst für die komplexesten Geschäftsreiseprogramme kann in einer ordnungsgemäß gestalteten Buchungsplattform implementiert werden.
Was es braucht, ist ein Entwicklungspartner, der sowohl den Geschäftsreisebereich als auch die technische Architektur moderner Buchungssysteme versteht. Die richtige Richtlinien-Engine, der richtige Genehmigungsworkflow und die Amadeus-Integration von Anfang an machen den Unterschied zwischen einem B2E-Portal, das echte Akzeptanz und messbare Einsparungen fördert, von einem Portal, das ungenutzt bleibt, während Mitarbeiter weiterhin auf Verbraucherplattformen buchen.
Häufig gestellte Fragen
EinB2E-Reiseportalsteht für Business to Employee und ist eine Buchungsplattform, die speziell für die eigene Belegschaft eines Unternehmens entwickelt wurde. Es unterscheidet sich in mehreren wichtigen Punkten von einem generischen Firmenbuchungstool. Ein B2E-Portal lässt sich direkt in das HR-System und den Identitätsanbieter Ihres Unternehmens integrieren, sodass jeder Benutzer von dem Moment an bekannt ist, in dem er sich anmeldet. Es wendet Ihre spezifischen Reiserichtlinienregeln automatisch auf der Ebene der Suchergebnisse an, leitet Buchungen durch Ihre Genehmigungsketten weiter und speist bestätigte Buchungsdaten in Ihre Ausgaben- und Finanzsysteme ein. Generische Buchungstools für Unternehmen sind in der Regel Standardprodukte mit begrenzter Anpassungsfähigkeit. Ein speziell entwickeltes B2E-Portal ist auf die genauen Richtlinien, Arbeitsabläufe und Systemintegrationen Ihres Unternehmens abgestimmt.
Standardmäßige Tools für Geschäftsreisen weisen Einschränkungen auf, die mit zunehmender Reife des Reiseprogramms eines Unternehmens deutlicher werden. Möglicherweise unterstützen sie Ihre spezifische Genehmigungshierarchie nicht, laden Ihre ausgehandelten Unternehmenstarife möglicherweise nicht korrekt und können häufig nicht umfassend in die HR-, Spesen- und Finanzsysteme integriert werden, die Sie bereits verwenden. Bauen Sie Ihr eigenesB2E-Reiseportal gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über die Richtlinien-Engine, die Genehmigungslogik, die Lieferantenkonfigurationen und die Mitarbeitererfahrung. Für Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen rechtfertigen die Kosteneinsparungen durch bessere Richtliniendurchsetzung und ausgehandelte Tarifauslastung in der Regel die Bauinvestition innerhalb von 12 bis 18 Monaten.
Amadeus ist ein globales Vertriebssystem, das Verbindungen zu über 400 Fluggesellschaften und einem großen globalen Hotelnetzwerk herstellt. Wenn Ihr B2E-Portal in Amadeus integriert ist, liefert jede Flugsuche, die Ihre Mitarbeiter durchführen, Live-Verfügbarkeit und aktuelle Preise aus diesem globalen Inventar. Mit bestimmten Fluggesellschaften ausgehandelte Firmentarifcodes werden in die Amadeus-Umgebung geladen, sodass Mitarbeiter automatisch die ausgehandelten Tarife ihres Unternehmens neben den öffentlichen Tarifen sehen. Die gleiche Amadeus-Verbindung deckt gegebenenfalls auch Hotelinventar zu Firmenprogrammpreisen ab. Sie können die vollständige Amadeus API-Suite unterAmadeus für Entwickler.
Ja. Eine gut aufgebaute Reiserichtlinien-Engine innerhalb einesB2E-Reiseportal unterstützt die Regelkonfiguration auf mehreren Ebenen. Sie können unterschiedliche Kabinenklassenzulagen für unterschiedliche Mitarbeiterstufen definieren, unterschiedliche Tarifobergrenzen je nach Abteilung oder Reisetyp anwenden, unterschiedliche Vorausbuchungsanforderungen für Inlands- und Auslandsreisen festlegen und unterschiedliche Genehmigungsketten basierend auf den Kosten der Buchung oder dem Dienstalter des Reisenden konfigurieren. Wenn sich ein Mitarbeiter über SSO anmeldet, liest das Portal seine Besoldungsgruppe, Abteilung und Kostenstelle aus dem HR-System und wendet die relevanten Richtlinienregeln automatisch auf seine Suchsitzung an.
Ein ordnungsgemäß gestaltetes B2E-Portal umfasst einen Ausnahmeprozess, der nicht den Richtlinien entspricht, anstatt einfach alle nicht konformen Buchungen zu blockieren. Wenn ein Mitarbeiter eine Option auswählt, die nicht den Richtlinien entspricht, fordert das Portal von ihm die Eingabe einer schriftlichen Begründung, in der erläutert wird, warum die Ausnahme erforderlich ist. Die Buchungsanfrage wird dann an einen leitenden Genehmiger und nicht an die Standardgenehmigungskette weitergeleitet, wodurch ein dokumentierter Prüfpfad für die Ausnahme erstellt wird. Der Genehmiger kann mit einem Kommentar zustimmen oder ablehnen, der Mitarbeiter wird automatisch über die Entscheidung informiert. Dieser Ansatz gibt dem Reiseprogramm die Flexibilität, echte Ausnahmen zu behandeln, ohne eine einfache Problemumgehung für routinemäßige Richtlinienverstöße zu schaffen.
Die Zeitleiste für einEntwicklung eines B2E-Reiseportals Das Projekt hängt von der Komplexität Ihrer Reiserichtlinie, der Anzahl der erforderlichen Systemintegrationen und davon ab, ob Sie ganz von vorne beginnen oder auf einem vorhandenen Flight Terminus-Framework aufbauen. Ein Portal, das grundlegende Buchungen, Richtliniendurchsetzung, SSO-Integration und grundlegende Berichte abdeckt, kann in der Regel in vier bis sechs Monaten online sein. Ein umfassenderes System mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows, Integration der Spesenplattform, Verwaltung der Unternehmenstarife, Sorgfaltspflichtmodulen und erweiterter Berichterstattung dauert sieben bis zwölf Monate. Ein stufenweiser Ansatz, bei dem die grundlegenden Buchungs- und Richtlinienebenen zuerst gestartet werden und in späteren Versionen zusätzliche Funktionen hinzugefügt werden, ist für die meisten Unternehmen der praktischste Weg.